6. Je gère ma demande d'autorisation de construire
Le délai de réponse à votre demande est fixé à compter de la date de soumission pour les demandes numériques et de la date de numérisation des documents pour les demandes sur papier. Il est de 60 jours pour une procédure ordinaire et de 30 jours pour une demande par procédure accélérée.
Si le projet soumis doit faire l’objet d’une demande de pièces ou renseignements complémentaires de la part de l’administration, le délai en question sera suspendu jusqu’à réception des documents sauf en cas de procédure accélérée.
N.B : Les dossiers d'autorisation de construire sont répartis par régions et communes (carte et responsables).
Instruction des demandes numériques
Tout le suivi de votre dossier se déroule de manière entièrement numérique à l'aide de la prestation e-démarche Demander une autorisation de construire.
Elle vous permet en tout temps:
- Consulter l'état d'avancement du dossier en tout temps.
- Prendre connaissance des préavis après que l'office des autorisations de construire les a analysés et y a donné suite.
- Prendre connaissance des décisions, des demandes ou des communications de l'administration qui vous sont aussi notifiées par e-mail.
- Répondre aux demandes de l'administration et lui adresser des documents.
- Faire des demandes administratives, tel notifier un changement de mandataire ou demander l'abandon du projet.
Le suivi numérique concerne toutes les étapes de l'autorisation de construire : dépôt, instruction, décision, chantier et entrée en service.
Les guides suivants vous expliquent comment suivre votre demande à l'aide de la prestation :
- Guide imprimable Suivre une demande d'autorisation de construire numérique
- Guide imprimable Autorisation de construire: quelles réponses commandent quels formulaires ou documents (utile pour répondre aux demandes de compléments)
- Guide imprimable Consulter les dossiers
- Guide imprimable Accueil, tableau de pilotage et menu principal
- Guide imprimable Gérer les délégations de remplacement
Instruction des demandes sous forme papier
L'application SAD-Consultation, Suivi Administratif de Dossier (SAD) permet de suivre l'avancement du dossier. Il est aussi possible de consulter le dossier d’instruction au guichet des autorisations de construire.
Délivrance de votre autorisation
Les autorisations de construire délivrées sont publiées dans la Feuille d’avis officielle (FAO).
A l'exception des demandes en procédure accélérée ne nécessitant pas le préavis d’autres entités que l'office des autorisations de construire, la décision vous est aussi communiquée:
- dépôt numérique: via la prestation e-démarche Demander une autorisation de construire. Vous en êtes aussi notifié par un e-mail;
- dépôt sous forme papier: par poste.
Passage en communication numérique de demandes déposées sous forme papier
Si vous êtes le responsable du dossier, mandataire ou à défaut requérant, vous pouvez demander le passage en communication numérique (cf. par e-démarches) des demandes d'autorisation de construire qui ont été déposées sous forme papier et dont le numéro est supérieur à 300'000. Cela permet de bénéficier des avantages du numérique tels que réponse facilitée aux demandes de compléments, préavis disponibles en ligne, délais réduits grâce à la transmission numérique instantanée, partage du dossier avec des tiers, etc.
Pour ce faire, utilisez le formulaire Demande de passage de dossiers en communication numérique.
Questions fréquemment posées
Dans le dossier, la ligne de vie, à gauche, indique en permanence l'avancement du traitement de la demande. Pour afficher la demande, cliquez sur Demandes d'autorisations > Suivre des demandes dans le menu principal (barre bleu à gauche).
La ligne de vie, à gauche, indique en permanence l'avancement du traitement de la demande, à savoir:
• les étapes, p. ex. instruction;
• les sous-étapes, p. ex. circulation 1 ;
• les évènements de la sous-étape en cours, p. ex. demande de complément au déclarant
Les durées et dates effectives ou prévisionnelles sont précisées. En cliquant sur les chevrons bas [
] et haut, vous pouvez affichez les sous-étapes d'une autre étape ou les évènements d'une autre sous-étape.
Toutes les demandes d’autorisation de construire soumises dans la plate-forme numérique apparaissent dès leur enregistrement en instruction dans SAD-Consultation, l’outil de suivi administratif des dossiers. Chaque nuit, la plate-forme numérique verse ses données dans SAD-Consultation. Le numéro des demandes d’autorisations de construire traitées par e-démarche commence par 300'000, ce qui permet de les distinguer.
Non, si le requérant a fait appel à un mandataire, seul ce dernier reçoit normalement les notifications de la plate-forme numérique.
Néanmoins, si le mandataire a déposé la demande d'autorisation de construire par e-démarches, il peut donner une délégation de remplacement au requérant et demander que les notifications lui soient aussi envoyées. Le requérant accède aussi au dossier avec les droits que lui a donnés le mandataire: consulter le dossier, le modifier ou le modifier et soumettre à l'administration.
Est-il possible de travailler en équipe sur une demande d'autorisation de construire ?
La fonction Délégation de remplacement permet au déclarant de donner temporairement accès à un dossier à un tiers disposant d'un compte e-démarches. Ce dernier peut être autorisé, au choix, à simplement consulter le dossier, à le modifier ou à le modifier et à soumettre des demandes à l'administration. Le déclarant peut aussi indiquer si les notifications doivent aussi être envoyée au tiers-délégué.
Le déclarant reste entièrement responsable du dossier quelles que soient les actions du tiers délégué.
La fonction Délégation de remplacement s'accède depuis le menu général du dossier.
Accès aux dossiers des demandes
Comment fonctionne la recherche par description des dossiers dans la plate-forme numérique?
Le panneau Suivi de mes demandes permet de retrouver des dossiers - qu'ils soient en préparation, en traitement ou clos- selon de multiples critères dont la description.
La recherche ne fait pas de différence entre caractères majuscules et minuscules.
- *Couvert* permet de sélectionner tous les dossiers dont la description contient le texte couvert.
- Couvert* permet de sélectionner tous les dossiers dont la description commence par le texte Couvert.
- Couvert à véhicules permet de sélectionner tous les dossiers dont la description est exactement Couvert à véhicules
La plate-forme numérique vous donne accès au contenu des préavis délivrés par les services spécialisés, p. ex. l'inspection de la construction, le patrimoine, l’énergie, l’eau, etc., dès qu'ils ont été analysés de manière coordonnée par l'office des autorisations de construire.
Vous n'avez pas besoin de venir au guichet de l'office des autorisations de construire pour les obtenir. Pour accéder aux préavis d'une circulation (cf. correspondant à une version de projet), cliquez dans la ligne de vie sur la circulation dont vous voulez obtenir les préavis. Puis cliquez sur le symbole Document sur la ligne du préavis.
Les plans et documents que vous imprimez depuis la plate-forme numérique correspondent à ceux que vous avez fournis. Toutefois, le numéro de la demande (p. ex. APA/300070/1) et la date de réception par la plate-forme sont surimprimés sur les plans et les documents.
Lorsque l'autorisation de construire est délivrée, une nouvelle version des plans qui la fondent est créée dans la plate-forme avec un timbre NE VARIETUR.
Peut-on accéder au dossier d’une demande d’autorisation de construire après sa clôture ?
Après sa clôture, quelle qu’en soit la raison (bâtiment mis en service, abandon de la procédure ou autorisation caduque), vous conservez l’accès aux dossiers que vous avez déposés.
Echanges avec l'administration en cours de procédure
Comment est-on informé des demandes et des décisions de l'administration ?
Quelle que soit la demande faite par l'office des autorisations de construire, par exemple une demande de complément ou de signatures préalables à la décision, la plate-forme numérique envoie au requérant ou au mandataire qui a déposé la demande d'autorisation de construire un e-mail de notification conduisant à une nouvelle tâche dans la plate-forme numérique.
De même, lorsque l'administration prend une décision, telle que l'enregistrement de la demande ou la délivrance de l'autorisation, la plate-forme numérique envoie au requérant ou au mandataire qui a déposé la demande d'autorisation de construire un e-mail de notification conduisant à une note dans la plate-forme numérique.
L’adresse utilisée est celle du compte e-démarches de la personne qui a soumis la demande d'autorisation de construire. Celui-ci doit se connecter à la plate-forme :
- Les tâches, avec l’action à faire et le délai, sont indiqués dans la page d’accueil, onglet A FAIRE.
- Les notes sont affichées dans la page d'accueil, onglet COMMUNICATION.
Comment répondre à une demande de compléments et les demandes préalables de signature ?
Les demandes de compléments sont transmises au requérant ou à son mandataire via la plate-forme numérique. Celle-ci envoie au requérant ou à son mandataire un e-mail de notification conduisant à une nouvelle tâche dans la plate-forme numérique.
- Si la demande de complément concerne des documents manquant pour l'analyse du projet, le requérant ou son mandataire doit charger les documents demandés dans la plate-forme numérique.
- Si la demande de complément nécessite de modifier le projet pour le rendre légal, le requérant ou son mandataire doit pour refléter les évolutions du projet :
- modifier les formulaires numériques ;
- remplacer les anciennes versions des documents et des plans, voire en supprimer ou ajouter de nouveaux documents ou plans.
Avant de délivrer une autorisation de construire, l'administration peut demander la signature préalable de documents, tel un engagement. Les demandes préalables de signature fonctionnent de manière similaire au demande de compléments: le requérant ou son mandataire doit charger les documents proposés par l'administration dans la plate-forme numérique après les avoir fait signer.
Puis-je modifier le formulaire numérique d'une thématique lors d'une modification de projet ?
Un projet peut devoir être modifié lors de l'instruction:
- Soit suite à une demande de l'administration visant à rendre le projet légal;
- Soit à votre demande qui doit être acceptée par l'administration, p. ex. car le requérant envisage un changement.
Lors d'une demande de compléments ou d'acception de de modification de projet, la plate-forme affiche les onglets Projet, Tiers Thématiques et Documents. Vous y retrouvez toutes les données et les documents de la version de projet qui est à modifier.
Avant de soumettre votre nouvelle version de projet, vous pouvez modifier les données et les documents de ces onglets afin de les mettre en cohérence avec le projet modifié. Il n'est plus nécessaire de renseigner de nouveau et ex nihilo les formulaires ancillaires s'ils sont numériques. Seuls les changements sont à saisir. Par exemple:
- Dans l'onglet Projet vous pouvez modifier la description en en cas de suppression d'une des villas contiguës ou d'ajout d'une véranda.
- Dans la thématique Energie, vous pouvez préciser le nouveau dispositif de chauffage qu'il vous a fallu changer pour des questions d'économie d'énergie.
Les anciennes versions de formulaires, produites sous forme de document PDF, sont conservées pour la traçabilité. Elles peuvent être consultés dans les documents du dossier.
Lors d'une demande de compléments, les seules données que vous ne pouvez pas modifier sont les données de l'onglet Tiers.
Le plan ou le document précédent n'est pas remplacé, mais conservé pour la traçabilité. La dernière version du plan ou du document est ajoutée dans le dossier de la plate-forme et fait foi.
La plate-forme numérique traite les demandes qu’elle reçoit de manière strictement numérique : plus aucune décision ne vous est envoyée sous forme papier par l’office des autorisations de construire. Les décisions, telles que renvoi d’entrée, refus ou autorisation de construire, vous sont délivrées par le truchement de la plate-forme numérique.
Lorsque l’office des autorisations de construire rend une décision, la plate-forme numérique envoie au requérant ou à son mandataire un e-mail de notification. L’adresse utilisée est celle qu’ils ont déclarée dans leur compte e-démarches. Celui-ci doit se connecter à la plate-forme numérique. Il trouvera dans la page d’accueil, onglet COMMUNICATION une note à laquelle est jointe la décision. Celle-ci est aussi accessible dans le dossier de la demande.
Demandes de prolongation de délais ou d'arrêt de procédure
Comment demander un délai supplémentaire pour fournir une demande de complément ?
Dans la section Demande de complément du dossier de la demande d’autorisation de construire, un menu vous permet de demander une prolongation du délai. Le motif et le nouveau délai souhaité doivent être précisés.
Peut-on abandonner en cours d’instruction la procédure numérique pour revenir au papier ?
Si la demande d’autorisation de construire a été déposée de manière numérique, son instruction et son suivi après autorisation se feront de manière strictement numérique jusqu’à la clôture du dossier. L'office des autorisations de construire n’accepte alors plus d’envois de documents sous forme papier, car ceux-ci sont incompatibles avec la procédure numérique.
Si vous souhaitez revenir à un traitement au format papier, utilisez la fonction Demander un changement de mandataire ou de mode de communication dans le menu principal du dossier (panneau gris en haut à gauche).
Des raisons diverses peuvent vous amener à vouloir suspendre temporairement le traitement d’une demande d’autorisation de construire que vous avez déposée, p. ex. une absence imprévue ?
Pour ce faire, dans la section Documents à fournir à l'aide de la fonction Envois spontanés, chargez un courrier dûment signé de vous :
- demandant de suspendre temporairement l'instruction de la demande ;
- précisant la durée de la suspension ;
- et indiquant le motif.
La procédure sera réactivée à votre demande que vous pourrez transmettre de la même manière.
Si vous souhaitez abandonner un projet de construction pour lequel vous avez déposé une demande d’autorisation de construire qui est en cours d’instruction, vous pouvez demander dans la plate-forme numérique l’abandon de son instruction. Des frais sont alors facturés en fonction de l’avancement de l’instruction lors de l’abandon.
La fonction est accessible depuis le menu de l'étape (dans le rond bleu) de la ligne de vie.
Gestion de la suppléance en cas d'absence
Que faire en cas d'absence de la personne qui a déposé la demande d'autorisation de construire ?
Suppléance interne : Lorsqu'une une demande est déposée depuis un compte e-démarches de collaborateur d'une entreprise, tous les autres collaborateurs de cette dernière y accèdent s'ils disposent aussi de la prestation e-démarches Demander une autorisation de construire. Ceux-ci peuvent ainsi assurer la suppléance de la personne qui a soumis la demande d'autorisation de construire en cas d'absence de cette dernière.
Les notifications par e-mail sont toujours envoyées à l'adresse du compte e-démarches de la personne qui a soumis la demande d'autorisation de construire. Le compte e-démarches ne permet de définir qu'une seule adresse et celle-ci ne doit être liée qu'à un seul compte e-démarches. Il est donc opportun que cette personne définisse une règle dans sa messagerie pour faire suivre les e-mails de la plate-forme numérique vers son suppléant afin que celui-ci reçoive les notifications lors de l'absence.
Suppléance externe : Le déclarant peut utiliser la fonction de délégation de remplacement pour permettre à une personne extérieure à son entreprise de le remplacer. Voir la question sur les délégations de remplacement pour plus de détail sur la création d'une délégation.