Légaliser un document à destination de l'étranger

2. Légaliser un document destiné à l'étranger ou une signature

La légalisation est le processus de certification d'une signature ou d'authentification d'un document afin qu'il puisse être accepté dans un autre pays.

L’officier public qui procède à la légalisation d'une signature atteste uniquement de son authenticité, et n’assume aucune responsabilité quant à la validité et au contenu du document lui-même, sauf en ce qui concerne l'authenticité de certaines attestations délivrées par l'Etat de Genève.

Quoi

Le service légalise uniquement :

  • des signatures

La présence de la personne dont la signature doit être légalisée est obligatoire sauf si sa signature a déjà été déposée auprès du service il y a moins de 5 ans (durée de validité d'une signature déposée).

  • des documents émis dans le canton de Genève

Les documents établis à l'étranger ou dans un autre canton doivent être légalisés auprès des autorités respectives.

Le type de légalisation effectuée dépend du pays de destination et de la forme du document.

Conditions

Il est nécessaire de prendre contact avec le service afin d'évaluer ce qui peut faire l'objet d'une légalisation/apostille et d'obtenir la marche à suivre.

Dans tous les cas, seuls des documents originaux, ou faisant l'objet d'une copie certifiée conforme par une autorité reconnue, peuvent être légalisés.

Les documents privés ou publics dont la/le signataire n'a plus l'exercice des droits civils, ne peuvent être légalisés.

Les actes d'état civil font souvent l'objet d'une validité limitée quant à l'ancienneté. Il est conseillé de se renseigner auprès des autorités concernées si l'acte est daté de plus de 6 mois.

Conditions pour une légalisation par apostille

Les Etats parties à la Convention de la Haye reconnaissent la plupart du temps la valeur d'un document sans que celui-ci ne porte le visa d'un consulat ou d'une ambassade, pour autant qu'il porte la légalisation par apostille.

Cette apostille est apposée sur un acte public (signature d'un fonctionnaire, officier de l'état civil, notaire, traducteur juré, etc…). Elle ne peut être apposée sur un document signé par une personne privée.

Si un document signé par une personne privée doit faire l'objet d'une apostille, l'intervention d'un notaire du canton de Genève est obligatoire avant de pouvoir effectuer la demande d'apostille. Le notaire devra d'abord légaliser la signature de la personne concernée.

L'officier public genevois ne délivre pas d'apostille pour un document destiné à être produit en Suisse ou à une représentation de la Suisse. Dans un pareil cas, une légalisation simple suffit.

Conditions pour une légalisation simple

La légalisation simple est le sceau nécessaire pour qu'une signature ou un document soit reconnu en Suisse et dans tous les pays non-signataires de la Convention de la Haye.

Cette légalisation n'est possible que si la signature qui y figure est connue du service des légalisations ou que le document est authentifiable (ex. : Etat de Genève, etc…).

Si un document doit être produit à l'étranger, la légalisation simple doit en général faire l'objet d'une ou plusieurs procédures supplémentaires avant de pouvoir être reconnue dans le pays concerné. Les représentations diplomatiques sont à même d'indiquer la suite de la procédure.  

Une signature privée devant être reconnue en Suisse, peut faire l'objet d'une légalisation auprès d'un notaire, sans intervention du service des légalisations. La validité de la légalisation sera la même.

Prix

  • Légalisation simple ou apostille: 30 CHF.
  • Légalisation d'une signature:  30 francs.

Plusieurs signatures légalisées en même temps sur un même document: 30 francs pour la première, 8 francs chaque signature supplémentaire (par exemple: légalisation des deux signatures des parents sur la même autorisation: 38 francs).

Les paiements en espèces (CHF) et par cartes de débit (Maestro, Postcard, VPay) et de crédit courantes (Visa, Mastercard) sont acceptés. Les cartes American Express et Diner's Club ne sont pas acceptées.

Délai

Les demandes adressées par courrier sont traitées dans un délai de 1 à 3 jours dès réception des documents.

Au guichet, la demande est traitée en principe immédiatement. En cas de volume important ou de forte affluence, ou si le document demande une vérification supplémentaire, un délai peut être nécessaire, avec un éventuel dépôt des pièces.

Déposer une demande de légalisation

Votre demande de légalisation peut s'effectuer par courrier ou sur place.

Par courrier

Envoyer le document à légaliser en veillant à bien indiquer le pays de destination et vos coordonnées (adresse de retour, email, téléphone) à l'adresse suivante:

Office cantonal de la population et des migrations
Service état civil et légalisations

Cellule légalisations
Case postale 2265
1211 Genève 2  

S'il s'agit de légaliser une signature privée, assurez-vous que celle-ci a bien déjà été déposée auprès du service. Les signatures enregistrées lors de l'établissement d'un permis ou d'une pièce d'identité ne remplacent pas le dépôt auprès du service.

Sur rendez-vous
  1. Prendre rendez-vous (voir plus bas).
  2. Puis se présenter aux guichets des légalisations à la date et heure convenue avec les pièces suivantes:
  • Pour une légalisation de signature privée:
    • confirmation de rendez-vous;
    • document sur lequel la signature doit être légalisée;
    • pièce d'identité;
    • moyen de paiement.
       
  • Pour un document:
    • confirmation de rendez-vous;
    • document(s) à légaliser: document original ou copie certifiée conforme par une autorité reconnue (notaire, bureau d'école publique, ...)
    • moyen de paiement.

Prendre rendez-vous

Détails de la démarche
La personne concernée est-elle de nationalité suisse ?

Cette prestation s'adresse uniquement aux personnes suisses établies à Genève qui souhaitent se domicilier en séjour dans un autre canton (études, travail par exemple).

Avez-vous vérifié si le document peut être certifié conforme ?
Veuillez vérifier si le document peut être certifié conforme.
CHF

Il n'est pas possible de prolonger la durée de validité d'un passeport. Il convient de déposer une demande de renouvellement.

Sur la droite de l'écran, une aide au remplissage pour chaque champ du formulaire est disponible.

La date du rendez-vous est-elle dépassée?

Il est possible de modifier soi-même son rendez-vous jusqu'à 24h avant la date prévue.

Avez-vous consulté les réponses aux questions fréquentes ?
La personne a-t-elle reçue le courrier de confirmation du SEM?

La personne doit attendre la décision du SEM envoyée par courrier puis payer la facture avant de recevoir un 2ème courrier permettant de prendre rendez-vous.

Le départ a-t-il été annoncé ?
L'événement d'état civil a-t-il eu lieu en Suisse ?
Les informations relatives à un événement d'état civil qui se produit en Suisse nécessaires pour la mise à jour du registre des habitants sont transmises directement entre les autorités concernées.

Aucune démarche n'est à effectuer.
La personne concernée est-elle domiciliée en Suisse ?
L'annonce des faits d'état civil survenus à l'étranger doit se faire auprès de la représentation suisse compétente.

L'annonce peut être faite auprès de l'autorité de surveillance de l'état civil du canton de Genève.

Les informations nécessaires pour la mise à jour du registre des habitants sont transmises directement entre les autorités concernées.

Aucune démarche n'est à effectuer.
L'annonce des faits d'état civil survenus à l'étranger doit se faire auprès de la représentation suisse compétente.

L'annonce peut être faite auprès de l'autorité de surveillance de l'état civil de son canton d'origine.

Les informations nécessaires pour la mise à jour du registre des habitants sont transmises directement entre les autorités concernées.

Aucune démarche n'est à effectuer.
L'annonce des faits d'état civil survenus à l'étranger doit se faire auprès de la représentation suisse compétente.

L'annonce peut être faite auprès de l'autorité de surveillance de l'état civil du canton de Genève.

Les informations nécessaires pour la mise à jour du registre des habitants sont transmises directement entre les autorités concernées.

Aucune démarche n'est à effectuer.
L'annonce des faits d'état civil survenus à l'étranger doit se faire auprès de la représentation suisse compétente.

L'annonce peut être faite auprès de l'autorité de surveillance de l'état civil du canton d'origine de la personne suisse.

Les informations nécessaires pour la mise à jour du registre des habitants sont transmises directement entre les autorités concernées.

Aucune démarche n'est à effectuer.
L'annonce des faits d'état civil survenus à l'étranger doit se faire auprès de la représentation suisse compétente.

L'annonce peut être faite auprès de l'autorité de surveillance de l'état civil du canton de domicile.

Les informations nécessaires pour la mise à jour du registre des habitants sont transmises directement entre les autorités concernées.

Aucune démarche n'est à effectuer.

La personne doit annoncer tout acte ou décision étrangère relative à son état civil. Il convient pour cela d'envoyer par voie postale l'acte étranger en question.

L'annonce des faits d'état civil survenus à l'étranger doit se faire auprès de la représentation suisse compétente.

Date du récepissé de la demande en ligne ou de l'envoi postal

Précisez le type de demande de permis C
Précisez le type de naturalisation
La personne est-elle de nationalité genevoise ?

Si la personne concernée n'est pas originaire d'une commune genevoise, il convient de s'adresser aux autorités compétentes de son canton d'origine.

Toute fin d'activité doit être annoncée dans les 14 jours.

Le dernier employeur doit compléter et retourner par la poste le formulaire R.

Précisez la nationalité de la personne
La demande a-t-elle été faite ?
AEL-

Reçue par email lors de la demande en ligne

La demande a-t-elle été faite ?
AEL-

Reçue par email lors de la demande en ligne

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
Le courriel de confirmation peut arriver dans les spams (ou courriers indésirables) de la boîte email du destinataire.
La demande a-t-elle été faite ?

Il convient d'adresser la demande par courrier postal.

La demande a-t-elle été faite ?
Avez-vous vérifié si le document doit être légalisé?
Veuillez contacter le pays de destination de l'enfant pour connaitre les documents exigés.
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande d'attestation a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

Les ressortissants de pays non-membres d'un pays de l'UEA/ELE peuvent commencer à travailler 6 mois après le début de leurs études et seulement s'ils sont inscrits dans une haute école suisse. La durée maximale de travail est de 15 heures par semaine durant l'année scolaire ou académique et de 40 heures en période de vacances. L'activité lucrative doit être annoncée au moyen du formulaire E.

Les ressortissants UE/AELE peuvent travailler un maximum de 15 heures par semaine durant l'année scolaire ou académique. En période de vacances, ils peuvent travailler à temps plein. L'activité lucrative doit être annoncée au moyen du formulaire E.

Seuls les ressortissants de pays non-membres de l'UE/AELE qui ont achevé leur formation dans une haute école ou une haute école spécialisée peuvent demander un permis de courte durée en vue de rechercher un emploi en Suisse.

Les ressortissants UE/AELE doivent déposer une demande de permis pour recherche d'emploi au moyen du formulaire K. Une copie des diplômes et des justificatifs des moyens financiers doivent être joints.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

Il convient de déposer une demande de renouvellement au moyen du formulaire E, à nous retourner par la poste.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

En principe, l'avis de renouvellement est envoyé à l'employeur 3 mois avant l'échéance du permis. Si il n'a pas été reçu ou si il a été perdu, il convient de déposer une demande en ligne.

La demande a-t-elle été faite ?

Il convient de déposer une demande de renouvellement au moyen du formulaire K, à nous retourner par la poste.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
Votre futur employeur doit déposer une demande.
Les ressortissants d'un Etat membre de l'UE/AELE titulaires d'un permis L valable avec activité lucrative bénéficient de la mobilité professionnelle et n'ont pas besoin d'annoncer les changements liés à leur activité.
La demande a-t-elle été faite ?
Les ressortissant d'un pays extra-européen et titulaires d'un permis L avec activité lucrative ou obtenu dans le cadre du regroupement familia ne peuvent en principe pas changer d'emploi. Le futur employeur doit déposer une demande.
Tout changement d'employeur doit être annoncé dans les 14 jours.
La demande a-t-elle été faite ?
Les titulaires d'un permis B conditionné ne peuvent en principe pas changer d'emploi. Le futur employeur peut déposer une demande.
Tout changement d'employeur est soumis à autorisation préalable.
Tout changement d'employeur est soumis à autorisation préalable.
La demande a-t-elle été faite ?

Le dernier employeur doit compléter et retourner par la poste le formulaire R.

Une attestation de cessation d'activité peut être commandée en ligne dès lors que la fin d'activité est enregistrée dans les registres.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

Votre futur employeur doit déposer une demande.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

Votre futur employeur doit déposer une demande.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

Votre futur employeur doit déposer une demande.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

En principe, l'avis de renouvellement est envoyé 3 mois avant l'échéance de votre permis. Si il a été perdu ou non reçu, il convient de nous envoyer le formulaire K par la poste.

La demande a-t-elle été faite ?

En principe, l'avis de renouvellement est envoyé 3 mois avant l'échéance de votre permis. Si il a été perdu ou non reçu, il convient de déposer une demande de renouvellement au moyen du formulaire K, à nous retourner par la poste.

La demande a-t-elle été faite ?

Il convient de déposer la demande de renouvellement au moyen du formulaire K, à nous retourner par la poste.

La demande a-t-elle été faite ?

Il convient de déposer la demande de renouvellement au moyen du formulaire K, à nous retourner par la poste.

Il convient de se présenter personnellement aux guichets du service protection, asile et retour muni du livret N ou F afin de le faire prolonger.

Environ 1 mois avant la date de fin de validité de votre permis, un courrier est envoyé: "Avis d'échéance - demande de prolongation du livret S". Si il a été perdu ou non reçu, il faut se présenter aux guichets du service protection, asile et retour.

Vous pouvez modifier le rendez-vous (au plus tard 24 heures avant la date prévue) au moyen du lien qui figure dans l'email de confirmation reçu.

La demande a-t-elle été faite ?

Vous devez déposer une demande de duplicata.

La demande a-t-elle été faite ?

Vous devez déposer une demande de duplicata.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

L'OCPM ne délivre pas d'acte d'état civil suisse. Il convient de s'adresser à l'office de l'état civil compétent.

Il convient de s'adresser aux autorités compétentes de votre Etat d'origine. Il est également possible de commander une attestation de résidence, laquelle mentionne l'état civil.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

Il convient d'adresser la demande par courrier.

La demande a-t-elle été faite ?

Il convient d'adresser la demande par courrier en joignant une copie couleur du passeport de la nationalité obtenue, ainsi que l'acte de naturalisation.

La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?
La demande a-t-elle été faite ?

Nous vous invitons à contacter directement le SEM, compétent en la matière

La demande a-t-elle été faite ?
Besoin d'effectuer un voyage à l'étranger durant le renouvellement du permis ?
Besoin d'effectuer un voyage à l'étranger dans l'attente du duplicata de permis ?
Besoin d'une attestation de situation administrative depuis la demande initiale ?
Besoin d'une attestation de situation administrative ?
Besoin d'annoncer un changement d'adresse depuis la demande initiale ?
Besoin d'ajouter des documents à la demande initiale ?
Dernière mise à jour
28 mai 2024

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