L'impôt à la source pour les employeurs et assureurs (DPIs)
5. Transmettre les données salariales à l’AFC
Qui
Les employeurs, institutions de prévoyance ou assureurs qui versent des salaires, des rentes ou des prestations compensatoires à des contribuables soumis à l'impôt à la source.
Quoi
Chaque mois, dans les 30 jours qui suivent le versement de la prestation imposable, vous devez transmettre à l’AFC le détail des prestations versées et de l'impôt retenu à la source pour chacun de vos employés ou de vos assurés.
En fin d’année, mais au plus tard le 31 janvier de l’année suivante, vous devez transmettre à l’AFC la liste récapitulative et les attestations-quittances qui détaillent l’ensemble des prélèvement effectués pendant l’année.
En fin d’année, mais au plus tard le 31 janvier de l’année suivante, vous devez également remettre une copie de l’attestation-quittance à chaque personne imposée à la source.
Comment
Il y a trois moyens différents pour transmettre vos données à l’AFC:
- en ligne depuis votre compte e-démarches avec la solution ISeL (Impôt Source en Ligne), ou
- depuis un logiciel de gestion des salaires certifié Swissdec ELM-QST, ou
- avec les formulaires papiers officiels délivrés par l'AFC.
Avec les canaux informatiques
Depuis votre espace fiscal des e-démarches avec ISeL (Impôt Source en Ligne)
ISeL vous permet saisir en ligne les données mensuelles ainsi que l’annonce de début ou de fin d’activité de vos employés. ISeL permet également d'imprimer vos attestations-quittances à remettre à vos employés en fin d’année.
Cette prestation est adaptée pour les employeurs qui ont peu de personnel soumis à l'impôt à la source (comme par exemple, un cabinet de physiothérapie, un garage avec quelques mécaniciens) et qui ne disposent pas d'un logiciel de salaire certifié Swissdec.
ISeL permet également le transfert des retenues des artistes, sportifs et conférenciers (A/S/C), ce qui n'est pas le cas de Swissdec.
Attention, ISeL permet de déclarer uniquement les données des employés assujettis à l'impôt à la source à Genève. Les employés imposables par un autre canton doivent y être déclarés selon les modalités de l’administration fiscale du canton concerné.
- Consulter la vidéo de présentation du nouvel impôt à la source en ligne (ISeL) pour la transmission des données salariales de l'impôt à la source en 2021.
- Consulter le Guide utilisateur de l'impôt à la source en ligne (ISeL) 2021.
Depuis un logiciel certifié Swissdec ELM-QST
Les données relatives à l’impôt à la source peuvent être envoyées à l’AFC depuis un logiciel de salaire compatible avec la norme Swissdec ELM-QST.
L’application permet de faire l’annonce du début, la fin d’activité ou la mutation de vos employés ainsi que de décompter directement avec le bon canton pour le personnel imposable par un autre canton.
Si vous devez apporter une correction, vous devez l’intégrer dans la transmission du mois suivant. Vous trouverez des explications complémentaires auprès de Swissdec et de l'éditeur de votre logiciel de gestion des salaires.
La soumission mensuelle des données via un logiciel certifié Swissdec dispense le DPI de transmettre un décompte de paiement mensuel à l'AFC.
Au format papier
Si vous ne souhaitez pas communiquer vos données par un canal informatique, vous devez utiliser les formulaires papier officiels de liste récapitulative et d'attestations-quittances fournis par l'administration fiscale. N’utilisez que des formulaires originaux qui permettent une lecture par scanner. Le scanner ne permet pas le traitement de photocopies.
Ces formulaires doivent être retournés à la fin de l'année, mais au plus tard le 31 janvier de l'année qui suit l’années des prélèvements effectués, ou à la fin de l'assujettissement du dernier employé soumis à l'impôt à la source ou en fin définitive d’activité.
Pour obtenir ces formulaires, adressez un e-mail à isel-form@etat.ge.ch en précisant:
- votre numéro DPI;
- votre nom ou votre raison sociale;
- votre adresse complète;
- votre numéro de téléphone;
- le nombre d'exemplaires souhaités pour chaque type de formulaire.
Seules les demandes de formulaires de liste récapitulative et d'attestations-quittances seront traitées.
Remettre une attestation-quittance à vos employés ou assurés
L'attestation-quittance sert de justificatif de l’impôt perçu pour chaque employé ou assuré imposé à la source. Vous devez leur remettre une copie au plus tard le 31 janvier de l’année suivante ou à la fin de leur assujettissement.
Un certificat de salaire agréé peut remplacer l'attestation-quittance
Les logiciels certifiés Swissdec EML 5.x permettent la génération d'attestion-quittance à destination des employés. Voir les directives Swissdec Chapitre 9.11.
Pour les DPI qui utilisent encore un logiciel certifié EML 4.0, il est possible de remplacer l'attestation-quittance à remettre à vos employés en insérant le texte suivant dans le Certificat de Salaire, sous la rubrique 15 Observations. Ce texte doit être scrupuleusement respecté.
N° DPI: 99999
Dernier barème IS: A0
Période d’imposition 01.01.2016 au 31.12.2016
Revenu imposable: 999999.00
Taux appliqué: 99.99
Le taux d’imposition tient compte des éventuelles allocations familiales versées par la caisse: 9999.00
Délai de réclamation: Les personnes imposées à la source peuvent exiger par demande écrite et motivée jusqu’au 31 mars de l'année suivante auprès de l’administration cantonale des impôts compétente une décision sur l’existence et l’étendue de l’assujettissement à l’impôt à la source ou une taxation ordinaire ultérieure, respectivement un nouveau calcul de l’impôt à la source. Sans demande respectant la forme et le délai, le prélèvement de l’impôt à la source est définitif.
Aide
Consulter l'aide au remplissage de l'attestation-quittance et de la liste récapitulative.