L'impôt à la source pour les employeurs et assureurs (DPIs)
5. Transmettre les données salariales à l’AFC
Qui
Les employeurs, institutions de prévoyance ou assureurs qui versent des salaires, des rentes ou des prestations compensatoires à des contribuables soumis à l'impôt à la source.
Quoi
Chaque mois, dans les 30 jours qui suivent le versement de la prestation imposable, vous devez transmettre à l’AFC le détail des prestations versées et de l'impôt retenu à la source pour chacun de vos employés ou de vos assurés.
En fin d’année, mais au plus tard le 31 janvier de l’année suivante, vous devez transmettre à l’AFC la liste récapitulative et les attestations-quittances qui détaillent l’ensemble des prélèvement effectués pendant l’année.
En fin d’année, mais au plus tard le 31 janvier de l’année suivante, vous devez également remettre une copie de l’attestation-quittance à chaque personne imposée à la source.
Tableau récapitulatif - Que faut-il transmettre à l’AFC?
| J’utilise ISeL | J’utilise un logiciel de gestion des salaires compatible ELM | J’utilise les formulaires papier officiels | |
|---|---|---|---|
| Attestation-quittance(AQ) |
Non
Remettre une copie de l’AQ générée par ISeL aux employés en fin d’année. |
Non
Remettre aux employés en fin d’année:
|
Oui
Remettre une copie de l’AQ signée aux employés en fin d’année. |
| Liste récapitulative (LR) |
Non |
Non |
Oui Retourner le formulaire LR original avec les attestations-quittances en fin d’année. |
| Décompte de paiement |
Non À condition d’utiliser la prestation Liste récapitulative chaque mois ou la prestation Décompte de paiement chaque mois. Si vous n’utilisez pas ces prestations, retourner le décompte papier transmis par l’AFC. |
Non |
Oui Retourner le décompte de paiement papier transmis par l’AFC chaque mois. |
La transmission des données par canal informatique remplace l’envoi des attestations-quittances et des listes récapitulatives à l'AFC. Elle vous dispense également de l’envoi des décomptes de paiement mensuel à l'AFC, à condition que les données soient transmises chaque mois.
Comment
Il y a trois moyens différents pour transmettre vos données à l’AFC:
- en ligne depuis votre compte e-démarches avec la solution ISeL (Impôt Source en Ligne), ou
- depuis un logiciel de gestion des salaires certifié Swissdec ELM-QST, ou
- avec les formulaires papiers officiels délivrés par l'AFC.
Par un canal informatique
Depuis votre espace fiscal des e-démarches avec ISeL (Impôt Source en Ligne)
ISeL vous permet de saisir en ligne les données mensuelles ainsi que l’annonce de début ou de fin d’activité de vos employés. ISeL permet également d'imprimer vos attestations-quittances à remettre à vos employés en fin d’année.
Cette prestation est adaptée pour les employeurs qui ont peu de personnel soumis à l'impôt à la source (comme par exemple, un cabinet de physiothérapie, un garage avec quelques mécaniciens) et qui ne disposent pas d'un logiciel de salaire certifié Swissdec.
ISeL permet également le transfert des retenues des artistes, sportifs et conférenciers (A/S/C), ce qui n'est pas le cas de Swissdec.
Attention, ISeL permet de déclarer uniquement les données des employés assujettis à l'impôt à la source à Genève. Les employés imposables dans un autre canton doivent y être déclarés selon les modalités de l’administration fiscale du canton concerné.
Dépôt d'un fichier au format "xml"
Cette fonctionnalité est mise à disposition de tous les DPI qui n’ont pas pu migrer sur une solution ELM certifiée Swissdec, ainsi que pour les DPI de type Rente pour lesquels aucune autre solution de transfert électronique n'existe à ce jour. Il permet d’éviter une saisie manuelle trop contraignante s’ils comptent un nombre important de collaborateurs imposés à la source.
- Consulter le Guide utilisateur de l'impôt à la source en ligne (ISeL).
Depuis un logiciel certifié Swissdec ELM-QST
Les données relatives à l’impôt à la source peuvent être envoyées à l’AFC depuis un logiciel de salaire compatible avec la norme Swissdec ELM-QST.
L’application permet de faire l’annonce du début, la fin d’activité ou la mutation de vos employés ainsi que de décompter directement avec le bon canton pour le personnel imposable par un autre canton.
Si vous devez apporter une correction, vous devez l’intégrer dans la transmission du mois suivant. Vous trouverez des explications complémentaires auprès de Swissdec et de l'éditeur de votre logiciel de gestion des salaires.
La soumission mensuelle des données via un logiciel certifié Swissdec dispense le DPI de transmettre un décompte de paiement mensuel à l'AFC.
Par courrier avec les formulaires officiels
Si vous ne souhaitez pas communiquer vos données par un canal informatique, vous devez utiliser les formulaires papier officiels de liste récapitulative et d'attestations-quittances fournis par l'administration fiscale. N’utilisez que des formulaires originaux qui permettent une lecture par scanner. Le scanner ne permet pas le traitement de photocopies.
Ces formulaires doivent être retournés au plus tard le 31 janvier de l'année qui suit l’année des prélèvements effectués, ou à la fin de l'assujettissement du dernier employé soumis à l'impôt à la source ou en fin définitive d’activité.
Commander des formulaires papier officiels
Remettre une attestation-quittance à vos employés ou assurés
L'attestation-quittance sert de justificatif de l’impôt perçu pour chaque employé ou assuré imposé à la source. Vous devez leur remettre une copie au plus tard le 31 janvier de l’année suivante ou à la fin de leur assujettissement.
Un certificat de salaire agréé peut remplacer l'attestation-quittance
Les logiciels certifiés Swissdec ELM 5.x permettent la génération d'attestation-quittance à destination des employés. Voir les directives Swissdec Chapitre 9.11.
Aide
Consulter l'aide au remplissage de l'attestation-quittance et de la liste récapitulative.