7. Guides pour entreprises

Inscription

Saisie de données

Saisissez vos données personnelles en suivant les instructions affichées.

inscription aux e-demarches pour les entreprises

Page de confirmation

Votre inscription a été prise en compte.

Veuillez consulter votre boîte de réception e-mail.

Inscription administration en ligne pour les entreprises

Lien d'activation

Vous venez de recevoir un e-mail de la part de « no-reply-GINA » avec comme sujet : " e-démarches Etat de Genève - IPM Etape 1 : Demande d'inscription - Entreprise « nom de votre entreprise » "

Cliquez sur le lien pour accéder à la page de téléchargement sur laquelle se trouve votre formulaire d'inscription pré-rempli.

Email d'inscription etape 1

 

Si vous n'avez pas reçu cet e-mail dans les 24 heures suivant votre inscription, veuillez consulter votre dossier "SPAM".

Téléchargement

Cliquez sur l'icône « PDF » pour télécharger le formulaire d'inscription "PDF".

Page confirmation inscription

Impression et signature

Veuillez imprimer le document, le dater, le signer (par l'administrateur et/ou le responsable), l'affranchir et le retourner à l'adresse accompagné des justificatifs suivants :

  • Une copie de votre passeport
  • Une copie de l'acte de création de l'entreprise

formulaire inscription entreprise

Vérifiez bien que votre dossier soit complet avant de l'envoyer. Tout dossier incomplet sera refusé, et vous serez obligé(e) de recommencer à nouveau la procédure d'inscription !

E-mail de confirmation

Vous recevrez sous quelques jours un e-mail accusant réception de votre dossier. Cet e-mail sera également envoyé à l'administrateur lorsqu'il ss'agit d'un destinataire différent.

Email confirmation demande d'inscription

Réponse

Après contrôle des éléments de votre dossier, vous recevrez un deuxième e-mail indiquant l'acceptation ou le refus de votre demande d'inscription.

Si celle-ci est approuvée, votre compte « entreprise » est crée. Cet e-mail sera également envoyé à l'administrateur lorsqu'il s'agit d'un destinataire différent.

Email validation de votre demande d'inscription

Acceptation

Si votre demande a été acceptée, vous recevrez un troisième e-mail contenant une clé de sécurité « e-mail » ainsi qu'un lien d'activation de votre compte.

Un courrier contenant une clé de sécurité « courrier » vous sera aussi transmis. Vous aurez besoin de ces deux clés afin de compléter l'activation de votre compte.

Email activation du gestionnaire initial

Activation

Lorsque vous êtes en possession des deux codes, cliquer sur le lien d'activation dans l'e-mail, saisissez les données demandées et validez en cliquant sur le bouton « Créer », situé en bas du formulaire.

Confirmation et activation de la creation du compte entreprise

Compte État de Genève activé

Votre compte État de Genève a été activé.

Texte d'activation du compte

L'activation de votre compte vous sera confirmée par un e-mail de confirmation contenant votre nom d'utilisateur. Vous pourrez désormais accéder à vos prestations en ligne en vous connectant avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

 

Gérer les utilisateurs

Ajout d'un nouvel utilisateur

La création d’un compte utilisateur collaborateur de l’organisation se passe en deux étapes :

  • la première consiste à ajouter un utilisateur
  • la deuxième consiste à ce que l’utilisateur active son compte.

Ce menu permet d’ajouter un nouvel utilisateur. Une fois les informations de l’utilisateur saisies, on peut également définir si cet utilisateur sera un gestionnaire. Lors de la confirmation des informations, le nouveau compte utilisateur sera en attente d’une activation.

Ajouter un nouvel utilisateur

Accès pour l'utilisateur en attente d'activation

L’utilisateur reçoit un courriel à l’adresse e-mail saisie lors de l’ajout du compte. Ce courriel contient :

  • Le lien vers une page où l’utilisateur peut activer son compte,
  • une clé de sécurité e-mail,
  • les informations nécessaires devant être connues par l’utilisateur pour qu’il puisse activer son compte.

Ajout d'un utilisateur en attente d'activation

Gestion de votre compte Etat de Genève

L’utilisateur doit confirmer son mot de passe ainsi que son numéro de téléphone pour la réception du code à usage unique, garantissant un mécanisme d’authentification forte pour l’accès aux prestations ou l’accès à la console s’il est un gestionnaire. L’utilisateur devra également fournir trois clés de sécurité certifiant son identité :

  • La clé de sécurité courrier de l’organisation
  • La réponse à la question secrète choisie par son gestionnaire
  • La clé de sécurité e-mail reçue lors de l’ajout de l’utilisateur

Gestion du compte e-demarches

Compte Activé

Une fois les informations saisies, le clic sur le bouton « Créer » permet de valider ces informations, et la page de confirmation suivante est affichée:

Compte active

Question/Réponse de l'organisation

Lors de la création de l’organisation, une clé de sécurité a été transmise par les e-démarches à l’adresse de l’organisation. La valeur de la clé de sécurité courrier peut être modifiée par le(s) gestionnaire(s) en cliquant sur le bouton « Editer » et en confirmant la modification.

Questions et reponses de l'organisation

Édition des question/réponse de l'organisation

Cette clé est très utile puisqu’elle sert à l’activation des comptes des nouveaux collaborateurs.

Modification des questions reponses de l'organisation

Les utilisateurs actifs et en attente d'activation

Ce menu permet d’afficher la liste de comptes utilisateurs collaborateurs de l’organisation. La page affiche deux listes.

  • La première liste concerne les utilisateurs qui ont déjà été ajoutés et activés.
  • La deuxième liste concerne les utilisateurs qui ont été ajoutés mais dont l’activation reste encore à faire par ces derniers (voir menu «Ajouter un nouvel utilisateur»).

Liste des utilisateurs

Accès pour l'utilisateur en attente d'activation

Chaque ligne peut-être éditée soit en cliquant sur l’icône « crayon pour l’édition », soit en cliquant sur l’identifiant de l’utilisateur. Le gestionnaire peut égalementsupprimer un utilisateur en cliquant sur l’icône «croix de suppression ».

Depuis la page d'édition, le gestionnaire peut désactiver un compte via le bouton « Désactiver » et le réactiver avec le bouton « Activer »

Liste des utilisateurs actifs

Afficher la liste des gestionnaires de l'organisation

Ce menu permet de lister les gestionnaires de l’organisation. En cliquant sur le bouton « Ajouter gestionnaire », une page affiche la liste des utilisateurs et il est possible de sélectionner un nouvel utilisateur qui sera ajouté à la liste des gestionnaires.

Liste des gestionnaires

Ajouter des gestionnaires

Une entreprise peut définir plusieurs gestionnaires, qui auront alors tous accès à la console de gestion.

Ajouter des gestionnaires

Affectation des droits par un utilisateur

Ce menu permet de gérer les droits des utilisateurs sur les diverses prestations. Pour une organisation, les prestations peuvent être ses propres prestations ou des prestations qui lui ont été déléguées par une organisation tierce (mandant).

Gestion des acces d'un utilisateur

Affectation des droits par un groupe d'utilisateurs

Vous pouvez également effectuer cette manipulation pour plusieurs utilisateurs simultanément.

Gestion des acces multiutilisateurs

 

Affectation des droits par les prestations

Vous pouvez également effectuer cette manipulation depuis les prestations pour y affecter des utilisateurs.
Liste des acces aux prestations

Nom et adresse de la société

Les informations de l’organisation sont sous la responsabilité du ou des gestionnaire(s) qui doivent les maintenir à jour.

Informations sur l'organisation

Édition du nom ou de l'adresse de la société

Le bouton « Editer » permet au(x) gestionnaire(s) de tenir à jour leur organisation. L'adresse des entreprises genevoises n'est pas modifiable, car elle mise à jour sur la base des informations du registre des entreprises.

Editer le nom ou l'adresse de organisation

 

Gérer les mandats

Mon mandant est inscrit

Création d'un mandat

Quand le mandataire connait l'identifiant de son mandant (ce qui implique donc que le mandant est inscrit aux e-démarches), il doit le préciser dans le formmulaire :

creation d'un mandat

Confirmation

Une fois la demande confirmée, un message de confirmation s'affiche.

Le mandant doit alors accepter le nouveau mandat depuis sa propre console de gestion.

Confirmation de mandat

Afficher les mandats en attente de validation

Le mandat ainsi créé s'affiche dans la liste des mandats en attente aussi bien dans la console du gestionnaire que dans celle du mandant

Liste des mandats en attente

Acceptation du mandat par le mandataire

Le mandataire doit alors sélectionner le mandat reçu en cliquant sur l'icône « loupe ».

Mandats pour les organisation

Information sur le mandat reçu

Permet de visualiser le détail du mandat avant confirmation.

Information sur le mandat recu

Mandat confirmé

Une fois le mandat confirmé, celui-ci passe en attente de validation du mandant, car il se peut que celui-ci ait été émis à tort vers un mandataire incorrect au départ (mauvais identifiant saisi) et le mandant doit donc s’assurer que c’est la bonne entreprise qui l’a validé avant de le rendre définitivement actif.

Mandats pour les organisations en-ligne

 

 

Mon mandant n'est pas inscrit

Création d'un mandat

Quand le mandataire ne connait pas l'identifiant de son mandant, il peut choisir l'option ci-dessous dans le formulaire.

Je ne connais pas l'identifiant e-demarche de mon mandant

 

Confirmation

Une fois le numéro de référence saisi et confirmé, l'administration fiscale se charge d'envoyer par la poste au mandant un code qu'il devra fournir à son mandataire. Celui-ci devra ensuite l'utiliser pour activer le mandat.

Informations sur le mandant

 

Utilisation du code du mandant par le mandataire

Une fois en possession du code reçu de son mandant, le mandataire peut l'utiliser depuis sa console de gestion en cliquant sur l'icône «  Activer » depuis sa liste de mandats en attente (menu "Je suis mandataire/ lister les mandats / En attente").

Mandats pour les organisations hors-ligne

 

Saisir le code d'activation

Saisir le code d'activation fourni par le mandant.

Activation du mandat hors-ligne

 

Mandat activé

Une fois le code saisi et le mandat hors-ligne activé, il s'affiche dans la liste des mandats actifs (Menu "Je suis mandataire / Lister les mandats / Actifs").

Mandats pour les organisations hors-ligne

 

 

Mon mandant est un particulier

Création d'un mandat

Quand le mandataire souhaite mettre en place un mandat pour les prestations fiscales d'un particulier, il choisit l'option correspondante depuis le menu "Je suis mandataire / Créer un mandat".

Selection des prestations du mandat

Informations sur le mandant

Dans ce cas, il devra saisir les données métiers relatives à son mandant pour que celui-ci puisse être identifié formellement. Pour l'administration fiscale, il s'agit du numéro fiscal de référence du particulier et son numéro AVS sur 13 chiffres.

Informations sur le mandant

Utilisation du code du mandant par le mandataire

Une fois les numéros saisis et le formulaire confirmé, l’administration fiscale se charge d’envoyer par la poste au particulier un code qu’il devra fournir à son mandataire. Celui-ci devra ensuite l’utiliser pour activer le mandat. Une fois en possession du code reçu de son mandant, le mandataire peut l’utiliser depuis sa console de gestion en cliquant sur l’icône « Activer » depuis sa liste de mandats en attente (Menu "Je suis Mandataire / Lister les mandats / En attente").

Mandats pour particulier hors-ligne

Activation de mandat hors-ligne

Saisir le code d'activation.

Activation du mandat hors-ligne

Mandats pour les personnes physiques

Une fois le code saisi et le mandat hors-ligne activé, il s'affiche dans la liste des mandats actifs (Menu "Je suis mandataire / Lister les mandats / Actifs").

Mandats pour les personnes physiques

 

 

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