Guide e-démarches entreprises - Gérer les comptes d'accès

Gestionnaires

Lors de la création d'un compte e-démarche entreprise, une ou plusieurs personnes au sein de l'organisation prennent la responsabilité de gérer le compte. Ils deviennent Gestionnaires des prestations e-démarches et ont donc accès à la console de gestion PM-Manager. Les Gestionnaires ont la responsabilité de gérer les prestations e-démarches de l'entreprise, les comptes des collaboratrices et des collaborateurs, ainsi que leurs accès aux prestations e-démarches, via l'espace de gestion dédié.

Il est recommandé d'avoir plusieurs Gestionnaires afin d'éviter les blocages en cas d'absence ou de départ d'une ou d'un Gestionnaire.

Les Gestionnaires peuvent être amenés à: 

• Ajouter des nouveaux Gestionnaires
• Supprimer des Gestionnaires
• Modifier les informations de l'entreprise
• Ajouter des nouveaux utilisateurs 
• Modifier les informations d'un compte utilisateur
• Désactiver un compte utilisateur 
• Supprimer un compte utilisateur

Ajouter des nouveaux Gestionnaires

Il existe deux cas de figure dans lesquelles une entreprise peut être amenée à ajouter une ou un nouveau Gestionnaire:

• A. Il existe encore une ou un Gestionnaire qui a accès aux e-démarches

• B. L'entreprise n'a plus accès aux e-démarche (départ de l'ancien gestionnaire)

A. Il existe encore une ou un Gestionnaire qui a accès aux e-démarches

Il est possible de créer des nouveaux Gestionnaires dans deux situations:

• 1. Lors de la création d'un compte utilisateur, la collaboratrice ou le collaborateur peut être défini directement comme Gestionnaire.
• 2. Par la suite, l'ajout des nouveaux Gestionnaires peut être fait directement à partir des comptes utilisateurs existants.

1.    Lors de la création d'un compte utilisateur, la collaboratrice ou le collaborateur peut être défini directement comme Gestionnaire.
 

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mes utilisateurs.

 2. Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur.

3. Saisissez les informations demandées, cochez Oui à la section Ce nouvel utilisateur est gestionnaire pour l'organisation, puis cliquez sur Confirmer.

2. Par la suite, l'ajout des nouveaux Gestionnaires peut être fait directement à partir des comptes utilisateurs existants.

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mon organisation

2. Cliquez sur Gérer les gestionnaires.

3. Cliquez sur Ajouter gestionnaire.

4. Sélectionner les collaboratrices et collaborateurs souhaités, puis cliquez sur Confirmer.

B. L'entreprise n'a plus accès aux e-démarche (départ de l'ancien gestionnaire)

Afin de retrouver l'accès aux e-démarche, un nouveau compte Gestionnaire doit être créé. À cet effet, il existe un formulaire à remplir. Ce formulaire doit être envoyé à l'adresse suivante avec les justificatifs requis.

Supprimer des Gestionnaires

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mon organisation.

2. Cliquez sur Gérer les gestionnaires.

3. Cliquer sur la Croix  à côté des Gestionnaires souhaités.

Modifier les informations de l'entreprise

Les Gestionnaires ont la responsabilité de maintenir à jour les informations de l'entreprise.

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mon organisation.

2. Cliquez sur Modifier les informations.

3. Cliquer sur Editer  en bas de la page.

4. Modifiez les informations erronées, puis cliquez sur Confirmer.

 

Attention: certaines informations ne peuvent pas être modifiées, comme la catégorie, l'identifiant, l'adresse (pour les entreprises genevoises), les numéros de registres fédéral, du commerce et organisations genevoises.

Modifier la clé de sécurité courrier

Les Gestionnaires ont également la possibilité de modifier la clé de sécurité courrier. Ce code est requis lors de la création d'un compte utilisateur.

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mon organisation.

2. Cliquez sur Modifier le code courrier.

3. Cliquer sur Editer en bas de la page.

4. Modifier la question et/ou uniquement la réponse, puis cliquez sur Confirmer.

Utilisateurs

La création de comptes utilisateurs permet aux Gestionnaires d'octroyer des accès à certaines prestations e-démarches aux collaboratrices et aux collaborateurs de l'entreprise en fonction de leurs activités.

Les Gestionnaires ont la possibilité d'ajouter des nouveaux comptes utilisateurs, d'éditer ou de supprimer le profil des comptes utilisateurs existants.

Ajout d'un nouvel utilisateur

La création d'un compte utilisateur pour une collaboratrice ou un collaborateur de l'entreprise se déroule en deux étapes:

• 1. Création du nouveau compte utilisateur par une ou un des Gestionnaires
• 2. Activation du compte par la collaboratrice ou le collaborateur concerné

1.  Création du nouveau compte utilisateur par une ou un des Gestionnaires.

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mes utilisateurs.

2. Cliquez sur Ajouter un nouvel utilisateur.

3. Saisissez les informations demandées, puis cliquez sur Confirmer.

5. Une fois l'activation du compte effectuée par la collaboratrice ou le collaborateur, vous recevrez un e-mail de confirmation.

Attention: il n'est pas autorisé d'avoir la même adresse e-mail pour plusieurs comptes e-démarches (par exemple, une même adresse e-mail ne peut pas être utilisée à la fois pour son compte e-démarche personnel et pour son compte e-démarche entreprise, tout comme il n'est pas autorisé d'avoir une adresse e-mail commune à plusieurs comptes utilisateurs).

2. Activation du compte par la collaboratrice ou le collaborateur concerné.

1. Cliquez sur le lien reçu par e-mail.

2. Saisissez les informations demandées, puis cliquez sur Créer.
 

Où trouver les trois clés de sécurité?

• La clé de sécurité courrier de l'organisation: transmise par une ou un Gestionnaire.
• La clé de sécurité e-mail: transmise par email à la collaboratrice ou au collaborateur concerné.
• La réponse à la question secrète: décidée par la ou le Gestionnaire lors de la création du compte utilisateur.

3. Une fois les informations saisies, votre compte sera activé. Vous pourrez dès lors vous connecter aux e-démarches.

4. Un e-mail de confirmation vous sera transmis avec votre identifiant et le résumé de vos informations. 

Modification des informations d'un compte utilisateur

Les Gestionnaires ont la possibilité de modifier le profil des utilisatrices et des utilisateurs via la console de gestion PM-Manager.

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mes utilisateurs.

2. Cliquez sur Liste des utilisateurs.

3. Cliquez sur l'icône Editer  à gauche de l'utilisatrice ou de l'utilisateur souhaité.

4. Modifiez les informations souhaitées.

Le Gestionnaire peut modifier:

• Le nom/prénom
• La date de naissance
• Le numéro de téléphone
• L'e-mail
• La question secrète ainsi que la réponse à celle-ci
• Le numéro de téléphone d'authentification
• Le mode d'authentification
• Le statut de Gestionnaire

Désactivation d'un compte utilisateur.

Les Gestionnaires ont la possibilité de désactiver temporairement un compte utilisateur.

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mes utilisateurs.

2. Cliquez sur Liste des utilisateurs.

3. Cliquez sur l'icône Editer  à gauche de l'utilisatrice ou de l'utilisateur souhaité.

4. Cliquez sur Désactiver.

Suppression d'un compte utilisateur.

Les Gestionnaires ont la possibilité de supprimer définitivement les comptes utilisateurs en cas de départ d'une collaboratrice ou d'un collaborateur par exemple.

1. Cliquez sur l'onglet Gérer mes utilisateurs.

2. Cliquez sur Liste des utilisateurs.

3. Cliquez sur l'icône Croix   à gauche des utilisatrices et des utilisateurs souhaités.