Ce guide décrit simplement le fonctionnement des e-démarches pour les entreprises.
Les e-démarches pour les entreprises
Les e-démarches offrent aux entreprises l'accès à des bouquets de prestations en ligne. Ces dernières ont donc la possibilité d'effectuer diverses démarches administratives en ligne via la console de gestion PM-Manager.
Quelles organisations peuvent s'inscrire aux e-démarches?
Toute personne morale qui exerce une activité sur le Canton de Genève, comme par exemple les entreprises privées, les associations, les fondations, les professions libérales (médecins, avocats, etc.), etc.
Qui peut inscrire l'entreprise aux e-démarches?
L'inscription de l'entreprise aux e-démarches est réalisée par la direction ou par l'une ou l'un des employés. Par la suite, la signature de la direction est requise pour s'assurer de sa volonté d'inscrire son entreprise aux e-démarches. Le nom de la personne qui sera habilitée en premier lieu à être Gestionnaire du compte de l'entreprise sera également communiqué à la direction, lui permettant de confirmer cette décision.
Comment inscrire son entreprise aux e-démarches?
L'inscription au e-démarches doit être faite directement en ligne, à l'adresse suivante République et Canton de Genève - Inscription en ligne pour les entreprises. Le formulaire d'inscription doit ensuite être signé par les représentants légaux de l'entreprise, puis renvoyé par courrier postal avec les justificatifs requis à l'adresse indiquée sur le formulaire.
Il est important de conserver les clés de sécurité reçues lors de l'inscription. En effet, elles sont indispensables à la création des comptes des collaboratrices et des collaborateurs de l'entreprise. Ces clés de sécurité peuvent être modifiées à tout moment par les Gestionnaires.
Qui peut gérer les e-démarches?
La direction définit un ou plusieurs Gestionnaires e-démarche. Les Gestionnaires peuvent être des membres de la direction de l'entreprise ou des employés. Les Gestionnaires ont la responsabilité de gérer les prestations e-démarches de l'entreprise, les comptes des collaboratrices et des collaborateurs, ainsi que leurs accès aux prestations e-démarches, cela via l'espace de gestion dédié.
Il est recommandé d'avoir plusieurs Gestionnaires. Cela permet d'éviter les blocages en cas d'absence ou de départ d'une ou d'un Gestionnaire.
Comment fonctionnent les e-démarches?
La console de gestion PM-Manager est l'outil proposé pour les e-démarches. Elle permet aux Gestionnaires du comptes e-démarche de l'entreprise de gérer les comptes des collaboratrices et des collaborateurs ainsi que l'accès aux prestations offertes.
Les Gestionnaires ont la possibilité de créer des comptes utilisateurs pour les collaboratrices et les collaborateurs de l'entreprise. La création de ces comptes utilisateurs permet d'octroyer des accès à certaines prestations e-démarches en fonction des activités des membres de l'entreprise.
Les e-démarches offrent de nombreuses prestations, mises à disposition par différents services, sous forme de bouquets. Il est possible de s'inscrire, c’est-à-dire de demander l'activation, à différents bouquets selon les domaines d'activités de son organisation.
L'accès à une prestation se fait en deux temps:
1. Dans un premier temps, une ou un Gestionnaire de l'entreprise effectue une demande d'accès à un bouquet de prestations via la console de gestion.
2. Dans un deuxième temps, cette ou ce Gestionnaire a la possibilité d'attribuer des accès à la prestation à une, un ou plusieurs collaboratrices ou collaborateurs de l'entreprise en fonction des besoins métiers de ces derniers.
Les e-démarches offrent également la possibilité d'attribuer ou d'obtenir des mandats. Ils permettent la délégation de la gestion de certaines prestations fiscales à une entreprise tierce. Le Mandant représente l'entreprise qui octroie un mandat à un Mandataire. Il délègue certaines de ses démarches en ligne au Mandataire. Le Mandataire représente l'entreprise qui reçoit un mandat d'un Mandant. Il agit au nom du Mandant. Actuellement, les mandats sont limités aux prestations fiscales. Par exemple, une entreprise privée (Mandant) va déléguer la gestion de ses prestations fiscales à une fiduciaire (Mandataire). Lors d'un changement de Mandataire, il est important de révoquer l'ancien mandat.
L'octroi de mandat peut s'effectuer directement depuis la console de gestion PM-Manager. Les entreprises qui ne sont pas inscrites aux e-démarches ont également la possibilité d'octroyer des mandats. Il est néanmoins important de souligner que lorsqu'une entreprise n'est pas inscrite aux e-démarches, la révocation d'un mandat doit être effectuée par téléphone, en contactant le support technique.