Les étapes telles que l'inscription, la gestion des utilisateurs, des prestations ou des mandats sont abordés afin de répondre aux besoins des utilisateurs de comptes e-démarches pour les entreprises.
Inscription e-démarches
Etape 1 - Demande d'inscription
Formulaire de demande d'inscription
Saisissez vos données personnelles en suivant les instructions affichées.
Confirmation de la demande d'inscription
Votre inscription a été prise en compte.
Veuillez consulter votre boîte de réception e-mail.
Réception du dossier d'inscription
Vous venez de recevoir un e-mail de la part de « no-reply-GINA » avec comme sujet : " e-démarches Etat de Genève - IPM Etape 1 : Demande d'inscription - Entreprise « nom de votre entreprise » "
Cliquez sur le lien pour accéder à la page de téléchargement sur laquelle se trouve votre formulaire d'inscription pré-rempli.
Si vous n'avez pas reçu cet e-mail dans les 24 heures suivant votre inscription, veuillez consulter votre dossier "SPAM".
Etape 2 - Dossier d'inscription
Téléchargement du dossier d'inscription
Cliquez sur l'icône « PDF » pour télécharger le formulaire d'inscription "PDF".
Impression et signature du dossier d'inscription
Veuillez imprimer le document, le dater, le signer (par l'administrateur et/ou le responsable), l'affranchir et le retourner à l'adresse accompagné des justificatifs suivants :
- Une copie de votre passeport
- Une copie de l'acte de création de l'entreprise
Vérifiez bien que votre dossier soit complet avant de l'envoyer. Tout dossier incomplet sera refusé, et vous serez obligé(e) de recommencer à nouveau la procédure d'inscription !
Accusé de réception du dossier d'inscription
Vous recevrez sous quelques jours un e-mail accusant réception de votre dossier. Cet e-mail sera également envoyé à l'administrateur lorsqu'il ss'agit d'un destinataire différent.
Etape 3 - Validation de l'inscription
Après contrôle des éléments de votre dossier, vous recevrez un deuxième e-mail indiquant l'acceptation ou le refus de votre demande d'inscription.
Si celle-ci est approuvée, votre compte « entreprise » est crée. Cet e-mail sera également envoyé à l'administrateur lorsqu'il s'agit d'un destinataire différent.
Etape 4 - Activation du compte
Réception des clés de sécurité
Si votre demande a été acceptée, vous recevrez un troisième e-mail contenant une clé de sécurité « e-mail » ainsi qu'un lien d'activation de votre compte.
Un courrier contenant une clé de sécurité « courrier » vous sera aussi transmis. Vous aurez besoin de ces deux clés afin de compléter l'activation de votre compte.
Lorsque vous êtes en possession des deux codes, cliquer sur le lien d'activation dans l'e-mail, saisissez les données demandées et validez en cliquant sur le bouton « Créer », situé en bas du formulaire.
Confirmation de l'activation du compte
Votre compte État de Genève a été activé.
L'activation de votre compte vous sera confirmée par un e-mail de confirmation contenant votre nom d'utilisateur. Vous pourrez désormais accéder à vos prestations en ligne en vous connectant avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.
Gestion du compte e-démarches
Informations de l'organisation
Les informations de l’organisation sont sous la responsabilité du ou des gestionnaire(s) qui doivent les maintenir à jour.
Le bouton « Editer » permet au(x) gestionnaire(s) de tenir à jour leur organisation. L'adresse des entreprises genevoises n'est pas modifiable, car elle mise à jour sur la base des informations du registre des entreprises.
Lors de la création de l’organisation, une clé de sécurité a été transmise par les e-démarches à l’adresse de l’organisation. La valeur de la clé de sécurité courrier peut être modifiée par le(s) gestionnaire(s) en cliquant sur le bouton « Editer » et en confirmant la modification.
Cette clé est très utile puisqu’elle sert à l’activation des comptes des nouveaux collaborateurs.
Ce menu permet d’afficher la liste de comptes utilisateurs collaborateurs de l’organisation. La page affiche deux listes.
- La première liste concerne les utilisateurs qui ont déjà été ajoutés et activés.
- La deuxième liste concerne les utilisateurs qui ont été ajoutés mais dont l’activation reste encore à faire par ces derniers (voir menu «Ajouter un nouvel utilisateur»).
La création d’un compte utilisateur collaborateur de l’organisation se passe en deux étapes :
- la première consiste à ajouter un utilisateur
- la deuxième consiste à ce que l’utilisateur active son compte.
Ce menu permet d’ajouter un nouvel utilisateur. Une fois les informations de l’utilisateur saisies, on peut également définir si cet utilisateur sera un gestionnaire. Lors de la confirmation des informations, le nouveau compte utilisateur sera en attente d’une activation.
L’utilisateur reçoit un courriel à l’adresse e-mail saisie lors de l’ajout du compte. Ce courriel contient :
- Le lien vers une page où l’utilisateur peut activer son compte,
- une clé de sécurité e-mail,
- les informations nécessaires devant être connues par l’utilisateur pour qu’il puisse activer son compte.
L’utilisateur doit confirmer son mot de passe ainsi que son numéro de téléphone pour la réception du code à usage unique, garantissant un mécanisme d’authentification forte pour l’accès aux prestations ou l’accès à la console s’il est un gestionnaire. L’utilisateur devra également fournir trois clés de sécurité certifiant son identité :
- La clé de sécurité courrier de l’organisation
- La réponse à la question secrète choisie par son gestionnaire
- La clé de sécurité e-mail reçue lors de l’ajout de l’utilisateur
Une fois les informations saisies, le clic sur le bouton « Créer » permet de valider ces informations, et la page de confirmation suivante est affichée:
Ce menu permet de lister les gestionnaires de l’organisation. En cliquant sur le bouton « Ajouter gestionnaire », une page affiche la liste des utilisateurs et il est possible de sélectionner un nouvel utilisateur qui sera ajouté à la liste des gestionnaires.
Une entreprise peut définir plusieurs gestionnaires, qui auront alors tous accès à la console de gestion.
Ce menu permet de gérer les droits des utilisateurs sur les diverses prestations. Pour une organisation, les prestations peuvent être ses propres prestations ou des prestations qui lui ont été déléguées par une organisation tierce (mandant).
Vous pouvez également effectuer cette manipulation pour plusieurs utilisateurs simultanément.
Vous pouvez également effectuer cette manipulation depuis les prestations pour y affecter des utilisateurs.
Demander l'activation de prestations
Le gestionnaire de l'organisation peut demander l'activation de prestations. Certaines prestations sont activées automatiquement, cependant d'autres prestations nécessitent la validation du service qui les offre.
Lorsque l'activation de la prestation est automatique, le prestation est activée immédiatement. Le gestionnaire de l'organisation peut alors commencer l'attribution des accès à ses utilisateurs.
Lorsque l'activation de la prestation nécessite une validation, un email est envoyé au service qui offre la prestation. Une fois l'activation acceptée, un email de confirmation est envoyé au gestionnaire de l'organisation qui a réalisé la demande d'activation.
Attribuer les accès aux prestations
Attribuer les accès à une prestation
Vous pouvez également effectuer cette manipulation depuis les prestations pour y affecter des utilisateurs.
Attribuer les accès à un utilisateur
Ce menu permet de gérer les droits des utilisateurs sur les diverses prestations. Pour une organisation, les prestations peuvent être ses propres prestations ou des prestations qui lui ont été déléguées par une organisation tierce (mandant).
Attribuer les accès à un groupe d'utilisateurs
Vous pouvez également effectuer cette manipulation pour plusieurs utilisateurs simultanément.
Quand le mandataire connait l'identifiant de son mandant (ce qui implique donc que le mandant est inscrit aux e-démarches), il doit le préciser dans le formulaire :
Une fois la demande confirmée, un message de confirmation s'affiche.
Le mandant doit alors accepter le nouveau mandat depuis sa propre console de gestion.
Afficher les mandats en attente de validation
Le mandat ainsi créé s'affiche dans la liste des mandats en attente aussi bien dans la console du gestionnaire que dans celle du mandant
Acceptation du mandat par le mandataire
Le mandataire doit alors sélectionner le mandat reçu en cliquant sur l'icône « loupe ».
Information sur le mandat reçu
Permet de visualiser le détail du mandat avant confirmation.
Une fois le mandat confirmé, celui-ci passe en attente de validation du mandant, car il se peut que celui-ci ait été émis à tort vers un mandataire incorrect au départ (mauvais identifiant saisi) et le mandant doit donc s’assurer que c’est la bonne entreprise qui l’a validé avant de le rendre définitivement actif.
Attention : si le mandant est hors du canton de Genève, le "mandat Hors-Ligne" décrit ci-après ne fonctionne pas. Dans ce cas, le mandant doit s'inscrire aux e-démarches (Etape 1 ci-dessus), puis le mandataire doit appliquer la procédure décrite ci-dessus "Gestion des mandats / Mon mandant est inscrit".
Quand le mandataire ne connait pas l'identifiant de son mandant, il peut choisir l'option ci-dessous dans le formulaire.
Une fois le numéro de référence saisi et confirmé, l'administration fiscale se charge d'envoyer par la poste au mandant un code qu'il devra fournir à son mandataire. Celui-ci devra ensuite l'utiliser pour activer le mandat.
Utilisation du code du mandant par le mandataire
Une fois en possession du code reçu de son mandant, le mandataire peut l'utiliser depuis sa console de gestion en cliquant sur l'icône « Activer » depuis sa liste de mandats en attente (menu "Je suis mandataire/ lister les mandats / En attente").
Saisir le code d'activation fourni par le mandant.
Une fois le code saisi et le mandat hors-ligne activé, il s'affiche dans la liste des mandats actifs (Menu "Je suis mandataire / Lister les mandats / Actifs").
Mon mandant est un particulier
Quand le mandataire souhaite mettre en place un mandat pour les prestations fiscales d'un particulier, il choisit l'option correspondante depuis le menu "Je suis mandataire / Créer un mandat".
Dans ce cas, il devra saisir les données métiers relatives à son mandant pour que celui-ci puisse être identifié formellement. Pour l'administration fiscale, il s'agit du numéro fiscal de référence du particulier et son numéro AVS sur 13 chiffres.
Utilisation du code du mandant par le mandataire
Une fois les numéros saisis et le formulaire confirmé, l’administration fiscale se charge d’envoyer par la poste au particulier un code qu’il devra fournir à son mandataire. Celui-ci devra ensuite l’utiliser pour activer le mandat. Une fois en possession du code reçu de son mandant, le mandataire peut l’utiliser depuis sa console de gestion en cliquant sur l’icône « Activer » depuis sa liste de mandats en attente (Menu "Je suis Mandataire / Lister les mandats / En attente").
Activation de mandat hors-ligne
Saisir le code d'activation.
Mandats pour les personnes physiques
Une fois le code saisi et le mandat hors-ligne activé, il s'affiche dans la liste des mandats actifs (Menu "Je suis mandataire / Lister les mandats / Actifs").
- Si vous êtes le mandataire, il suffit de demander au "Gestionnaire" de cliquer dans la console de gestion sur "Obtenir des mandats / Lister les mandats / Lister les mandats actifs". Vous pouvez alors supprimer les mandats de votre choix.
- Si non, vous êtes donc le mandant...
- Si vous êtes une entreprise inscrite aux e-démarches, il suffit de demander au "Gestionnaire" de cliquer dans la console de gestion sur "Attribuer des mandats" et vous pouvez alors supprimer les mandats de votre choix.
- Dans tous les autres cas (Entreprise non inscrite aux e-démarches ou Particulier inscrit ou non aux e-démarches), il suffit d'appeler le support qui vous identifiera et désactivera votre mandat sous un jour ouvrable.