Guide e-démarches pour les entreprises

Détail

utilisateur e-demarches

Le guide e-démarches pour les entreprises est une aide en ligne pratique pour la création et la gestion des comptes e-démarches du/des gestionnaires et collaborateur(s) de l'organisation.

Ce guide ne s'applique pas aux comptes e-démarches pour les particuliers.

Les étapes telles que l'inscription, la gestion des utilisateurs, des prestations ou des mandats sont abordés afin de répondre aux besoins des utilisateurs de comptes e-démarches pour les entreprises.

 

Inscription e-démarches

Etape 1 - Demande d'inscription

Formulaire de demande d'inscription

Saisissez vos données personnelles en suivant les instructions affichées.

inscription aux e-demarches pour les entreprises

Confirmation de la demande d'inscription

Votre inscription a été prise en compte.

Veuillez consulter votre boîte de réception e-mail.

Inscription administration en ligne pour les entreprises

Réception du dossier d'inscription

Vous venez de recevoir un e-mail de la part de « no-reply-GINA » avec comme sujet : " e-démarches Etat de Genève - IPM Etape 1 : Demande d'inscription - Entreprise « nom de votre entreprise » "

Cliquez sur le lien pour accéder à la page de téléchargement sur laquelle se trouve votre formulaire d'inscription pré-rempli.

Email d'inscription etape 1

 

Si vous n'avez pas reçu cet e-mail dans les 24 heures suivant votre inscription, veuillez consulter votre dossier "SPAM".

 

Etape 2 - Dossier d'inscription

Téléchargement du dossier d'inscription

Cliquez sur l'icône « PDF » pour télécharger le formulaire d'inscription "PDF".

Page confirmation inscription

Impression et signature du dossier d'inscription

Veuillez imprimer le document, le dater, le signer (par l'administrateur et/ou le responsable), l'affranchir et le retourner à l'adresse accompagné des justificatifs suivants :

  • Une copie de votre passeport
  • Une copie de l'acte de création de l'entreprise

formulaire inscription entreprise

Vérifiez bien que votre dossier soit complet avant de l'envoyer. Tout dossier incomplet sera refusé, et vous serez obligé(e) de recommencer à nouveau la procédure d'inscription !

Accusé de réception du dossier d'inscription

Vous recevrez sous quelques jours un e-mail accusant réception de votre dossier. Cet e-mail sera également envoyé à l'administrateur lorsqu'il ss'agit d'un destinataire différent.

Email confirmation demande d'inscription

 

Etape 3 - Validation de l'inscription

Après contrôle des éléments de votre dossier, vous recevrez un deuxième e-mail indiquant l'acceptation ou le refus de votre demande d'inscription.

Si celle-ci est approuvée, votre compte « entreprise » est crée. Cet e-mail sera également envoyé à l'administrateur lorsqu'il s'agit d'un destinataire différent.

Email validation de votre demande d'inscription

Etape 4 - Activation du compte

Réception des clés de sécurité

Si votre demande a été acceptée, vous recevrez un troisième e-mail contenant une clé de sécurité « e-mail » ainsi qu'un lien d'activation de votre compte.

Un courrier contenant une clé de sécurité « courrier » vous sera aussi transmis. Vous aurez besoin de ces deux clés afin de compléter l'activation de votre compte.

Email activation du gestionnaire initial

Activation du compte

Lorsque vous êtes en possession des deux codes, cliquer sur le lien d'activation dans l'e-mail, saisissez les données demandées et validez en cliquant sur le bouton « Créer », situé en bas du formulaire.

Confirmation et activation de la creation du compte entreprise

Confirmation de l'activation du compte

Votre compte État de Genève a été activé.

Texte d'activation du compte

L'activation de votre compte vous sera confirmée par un e-mail de confirmation contenant votre nom d'utilisateur. Vous pourrez désormais accéder à vos prestations en ligne en vous connectant avec votre nom d'utilisateur et votre mot de passe.

 

Gestion du compte e-démarches

Gestion de l'organisation

Informations de l'organisation

Les informations de l’organisation sont sous la responsabilité du ou des gestionnaire(s) qui doivent les maintenir à jour.

Informations sur l'organisation

Édition des informations

Le bouton « Editer » permet au(x) gestionnaire(s) de tenir à jour leur organisation. L'adresse des entreprises genevoises n'est pas modifiable, car elle mise à jour sur la base des informations du registre des entreprises.

Editer le nom ou l'adresse de organisation

Question/Réponse

Lors de la création de l’organisation, une clé de sécurité a été transmise par les e-démarches à l’adresse de l’organisation. La valeur de la clé de sécurité courrier peut être modifiée par le(s) gestionnaire(s) en cliquant sur le bouton « Editer » et en confirmant la modification.

Questions et reponses de l'organisation

Édition des question/réponse

Cette clé est très utile puisqu’elle sert à l’activation des comptes des nouveaux collaborateurs.

Modification des questions reponses de l'organisation

Gestion des accès

Utilisateurs

Liste des utilisateurs

Ce menu permet d’afficher la liste de comptes utilisateurs collaborateurs de l’organisation. La page affiche deux listes.

  • La première liste concerne les utilisateurs qui ont déjà été ajoutés et activés.
  • La deuxième liste concerne les utilisateurs qui ont été ajoutés mais dont l’activation reste encore à faire par ces derniers (voir menu «Ajouter un nouvel utilisateur»).

Liste des utilisateurs

Ajout d'un utilisateur

La création d’un compte utilisateur collaborateur de l’organisation se passe en deux étapes :

  • la première consiste à ajouter un utilisateur
  • la deuxième consiste à ce que l’utilisateur active son compte.

Ce menu permet d’ajouter un nouvel utilisateur. Une fois les informations de l’utilisateur saisies, on peut également définir si cet utilisateur sera un gestionnaire. Lors de la confirmation des informations, le nouveau compte utilisateur sera en attente d’une activation.

Ajouter un nouvel utilisateur

Configuration des accès

L’utilisateur reçoit un courriel à l’adresse e-mail saisie lors de l’ajout du compte. Ce courriel contient :

  • Le lien vers une page où l’utilisateur peut activer son compte,
  • une clé de sécurité e-mail,
  • les informations nécessaires devant être connues par l’utilisateur pour qu’il puisse activer son compte.

Ajout d'un utilisateur en attente d'activation

Activation du compte

L’utilisateur doit confirmer son mot de passe ainsi que son numéro de téléphone pour la réception du code à usage unique, garantissant un mécanisme d’authentification forte pour l’accès aux prestations ou l’accès à la console s’il est un gestionnaire. L’utilisateur devra également fournir trois clés de sécurité certifiant son identité :

  • La clé de sécurité courrier de l’organisation
  • La réponse à la question secrète choisie par son gestionnaire
  • La clé de sécurité e-mail reçue lors de l’ajout de l’utilisateur

Gestion du compte e-demarches

Une fois les informations saisies, le clic sur le bouton « Créer » permet de valider ces informations, et la page de confirmation suivante est affichée:

Compte active

Gestionnaires

Liste des gestionnaires

Ce menu permet de lister les gestionnaires de l’organisation. En cliquant sur le bouton « Ajouter gestionnaire », une page affiche la liste des utilisateurs et il est possible de sélectionner un nouvel utilisateur qui sera ajouté à la liste des gestionnaires.

Liste des gestionnaires

Ajout d'un gestionnaire

Une entreprise peut définir plusieurs gestionnaires, qui auront alors tous accès à la console de gestion.

Ajouter des gestionnaires

 

Affectation des droits

par un utilisateur

Ce menu permet de gérer les droits des utilisateurs sur les diverses prestations. Pour une organisation, les prestations peuvent être ses propres prestations ou des prestations qui lui ont été déléguées par une organisation tierce (mandant).

Gestion des acces d'un utilisateur

par un groupe d'utilisateurs

Vous pouvez également effectuer cette manipulation pour plusieurs utilisateurs simultanément.

Gestion des acces multiutilisateurs

 

par les prestations

Vous pouvez également effectuer cette manipulation depuis les prestations pour y affecter des utilisateurs.
Liste des acces aux prestations

Gestion des prestations

Activer d'autres prestations

Demander l'activation de prestations

Le gestionnaire de l'organisation peut demander l'activation de prestations. Certaines prestations sont activées automatiquement, cependant d'autres prestations nécessitent la validation du service qui les offre.

Gestion des prestations de l'organisation

 

Confirmation

Lorsque l'activation de la prestation est automatique, le prestation est activée immédiatement. Le gestionnaire de l'organisation peut alors commencer l'attribution des accès à ses utilisateurs.

Lorsque l'activation de la prestation nécessite une validation, un email est envoyé au service qui offre la prestation. Une fois l'activation acceptée, un email de confirmation est envoyé au gestionnaire de l'organisation qui a réalisé la demande d'activation.

Email de confirmation de l'activation des prestations

Attribuer les accès aux prestations

Attribuer les accès à une prestation

Vous pouvez également effectuer cette manipulation depuis les prestations pour y affecter des utilisateurs.
Liste des acces aux prestations

 

Attribuer les accès à un utilisateur

Ce menu permet de gérer les droits des utilisateurs sur les diverses prestations. Pour une organisation, les prestations peuvent être ses propres prestations ou des prestations qui lui ont été déléguées par une organisation tierce (mandant).

Gestion des acces d'un utilisateur

 

Attribuer les accès à un groupe d'utilisateurs

Vous pouvez également effectuer cette manipulation pour plusieurs utilisateurs simultanément.

Gestion des acces multiutilisateurs

Gestion des mandats

Mon mandant est inscrit

Création d'un mandat

Quand le mandataire connait l'identifiant de son mandant (ce qui implique donc que le mandant est inscrit aux e-démarches), il doit le préciser dans le formmulaire :

creation d'un mandat

Confirmation

Une fois la demande confirmée, un message de confirmation s'affiche.

Le mandant doit alors accepter le nouveau mandat depuis sa propre console de gestion.

Confirmation de mandat

Afficher les mandats en attente de validation

Le mandat ainsi créé s'affiche dans la liste des mandats en attente aussi bien dans la console du gestionnaire que dans celle du mandant

Liste des mandats en attente

Acceptation du mandat par le mandataire

Le mandataire doit alors sélectionner le mandat reçu en cliquant sur l'icône « loupe ».

Mandats pour les organisation

Information sur le mandat reçu

Permet de visualiser le détail du mandat avant confirmation.

Information sur le mandat recu

Mandat confirmé

Une fois le mandat confirmé, celui-ci passe en attente de validation du mandant, car il se peut que celui-ci ait été émis à tort vers un mandataire incorrect au départ (mauvais identifiant saisi) et le mandant doit donc s’assurer que c’est la bonne entreprise qui l’a validé avant de le rendre définitivement actif.

Mandats pour les organisations en-ligne

 

 

Mon mandant n'est pas inscrit

Création d'un mandat

Quand le mandataire ne connait pas l'identifiant de son mandant, il peut choisir l'option ci-dessous dans le formulaire.

Je ne connais pas l'identifiant e-demarche de mon mandant

 

Confirmation

Une fois le numéro de référence saisi et confirmé, l'administration fiscale se charge d'envoyer par la poste au mandant un code qu'il devra fournir à son mandataire. Celui-ci devra ensuite l'utiliser pour activer le mandat.

Informations sur le mandant

 

Utilisation du code du mandant par le mandataire

Une fois en possession du code reçu de son mandant, le mandataire peut l'utiliser depuis sa console de gestion en cliquant sur l'icône «  Activer » depuis sa liste de mandats en attente (menu "Je suis mandataire/ lister les mandats / En attente").

Mandats pour les organisations hors-ligne

 

Saisir le code d'activation

Saisir le code d'activation fourni par le mandant.

Activation du mandat hors-ligne

 

Mandat activé

Une fois le code saisi et le mandat hors-ligne activé, il s'affiche dans la liste des mandats actifs (Menu "Je suis mandataire / Lister les mandats / Actifs").

Mandats pour les organisations hors-ligne

 

 

Mon mandant est un particulier

Création d'un mandat

Quand le mandataire souhaite mettre en place un mandat pour les prestations fiscales d'un particulier, il choisit l'option correspondante depuis le menu "Je suis mandataire / Créer un mandat".

Selection des prestations du mandat

Informations sur le mandant

Dans ce cas, il devra saisir les données métiers relatives à son mandant pour que celui-ci puisse être identifié formellement. Pour l'administration fiscale, il s'agit du numéro fiscal de référence du particulier et son numéro AVS sur 13 chiffres.

Informations sur le mandant

Utilisation du code du mandant par le mandataire

Une fois les numéros saisis et le formulaire confirmé, l’administration fiscale se charge d’envoyer par la poste au particulier un code qu’il devra fournir à son mandataire. Celui-ci devra ensuite l’utiliser pour activer le mandat. Une fois en possession du code reçu de son mandant, le mandataire peut l’utiliser depuis sa console de gestion en cliquant sur l’icône « Activer » depuis sa liste de mandats en attente (Menu "Je suis Mandataire / Lister les mandats / En attente").

Mandats pour particulier hors-ligne

Activation de mandat hors-ligne

Saisir le code d'activation.

Activation du mandat hors-ligne

Mandats pour les personnes physiques

Une fois le code saisi et le mandat hors-ligne activé, il s'affiche dans la liste des mandats actifs (Menu "Je suis mandataire / Lister les mandats / Actifs").

Mandats pour les personnes physiques