1. L'essentiel en bref
Missions
Le Préposé cantonal et la Préposée adjointe exercent les missions qui leur sont confiées par la loi, soit en particulier :
(Missions du Préposé cantonal)
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Exercer une surveillance auprès des institutions publiques
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Recenser les fichiers contenant des données personnelles dans un catalogue et le mettre à jour régulièrement
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Dresser la liste des personnes responsables de la protection des données et de la transparence au sein des institutions publiques
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Être consultés sur tout projet de loi ou de règlement
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Rendre des préavis sur des mesures d'organisation ou des procédures
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Assister, conseiller, prendre position, informer et sensibiliser dans le domaine de la protection des données afin d'assurer une protection contre tout traitement illicite
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Formuler des recommandations à l'attention des institutions
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Recourir auprès du tribunal compétent à l'encontre de décision prise par une institution en matière de protection des données personnelles s'ils sont d'avis que les prescriptions ont été violées
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Être informés par les autorités et institutions cantonales ou communales lorsque des réunions interviennent à huit clos
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Tenir un registre des directives du pouvoir judiciaire concernant les mesures de publication et de protection des intérêts des personnes
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Le cas échéant, émettre des préavis lors d'éventuelles mesures dérogatoires
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En matière d'accès aux documents, être saisis de requêtes de médiation
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Veiller à une bonne coordination avec l'archiviste d'Etat
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Etablir un rapport annuel d'activité
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Participer aux séances de la Commission consultative en matière de protection des données, de transparence et d'archives avec voix consultative
Dans le cadre de leurs activités, ils sensibilisent le secteur public à la transparence et à la protection des données. Ils renseignent toutes personnes sur les droits et obligations prévus par la loi. Ils mettent en place des moyens facilitant les demandes à présenter auprès des autorités ou institutions.
Le Préposé cantonal et la Préposée adjointe s'assurent que les institutions publiques disposent d'une politique de communication conforme aux usages en vigueur en matière de transparence et qu'elles communiquent au public les informations concernant leurs activités. Ils veillent notamment à ce que toute personne ait accès aux documents relatifs à l'accomplissement d'une tâche publique. En cas de difficulté d'accéder à un document public d'une autorité cantonale, communale ou d'une entité subventionnée soumise au champ d'application de la loi, ils peuvent être saisis d'une demande de médiation.
Ils instruisent également les requêtes d'accès aux documents et formulent le cas échéant des recommandations à l'institution publique concernée.
Pour les questions relatives à la protection des données dans le domaine privé, il convient de s'adresser au Préposé fédéral.