Certificat de salaire, frais et véhicules professionnels
2. Règlement des remboursements de frais
Le guide d'établissement du certificat de salaire fixe les montants limites admis des remboursements de frais professionnels effectifs et forfaitaires. En cas de dépassement de ces limites, l'entreprise doit disposer d'un règlement des remboursements de frais agréé par l'administration fiscale.
Si l'entreprise ne dispose pas d'un règlement approuvé, elle a l'obligation d'indiquer sur chaque certificat de salaire la somme de tous les frais (effectifs et forfaitaires) remboursés.
Comment faire agréer le règlement des remboursements de frais de votre société?
Vous pouvez
A. Adopter un règlement des remboursements de frais déjà validé par notre administration:
- Télécharger le modèle de règlement de la Fédération des entreprises romandes (FER), et ses annexes, et les mettre au nom de votre société.
- Mentionner à la rubrique Observations: "les allocations pour frais sont conformes au règlement FER-Genève agréé par le canton de Genève le 27 septembre 2006".
ou
B. Faire valider votre propre règlement des remboursements de frais:
- Télécharger le modèle de règlement de la Conférence suisse des impôts pour l'adapter à vos besoins.
- Faire parvenir votre règlement par courrier à l'administration fiscale pour validation:
Administration fiscale cantonale
Direction de la taxation des personnes physiques, des titres et de l'immobilier.
Case postale 3937 - 1211 Genève 3 - Une fois agréé, indiquer, à la rubrique Observations des certificats de salaire, la mention: "les allocations pour frais sont conformes au règlement de frais agréé par le canton de Genève le [date de validation]".
Comment calculer les frais forfaitaires admis pour les cadres qui ont un devoir de représentation
Pour en savoir plus sur les frais forfaitaires de représentation, et la manière de les calculer, consultez l'information fiscale 6/2005 - Frais de représentation des employés dans le cadre de leur activité professionnelle et prise en charge par leur employeur.