Principes de base
Pour chaque collaborateur/trice, un seul dossier officiel est établi et tenu à jour. La constitution de ce dossier est de la responsabilité des départements.
L'ensemble des dossiers personnels est placé sous la responsabilité de la Direction des Ressources Humaines.
Les dossiers officiels sont accessibles aux collaborateurs/trices. Sur demande, les membres du personnel - et/ou leur représentant dûment mandaté - peuvent prendre rendez-vous pour consulter l'ensemble des documents administratifs les concernant (art. 17 al. 1 RPAC)
Les documents figurant au dossier doivent avoir été portés à la connaissance des collaborateurs/trices.
Une copie des pièces justificatives ayant un impact sur la rémunération est conservée auprès du service des paies et assurances.
Il est de la responsabilité du/de la collaborateur/trice de transmettre au RRH de son département tout document susceptible de venir compléter son dossier (diplômes, etc…).
Lors d'un transfert d'un département à l'autre, le dossier original et complet - y compris la lettre de transfert - suit le/la collaborateur/trice.
Les dossiers des cadres supérieurs et ceux des collaborateurs dont le nom commence par la lettre "B" doivent être versés aux archives cantonales 10 ans après le départ de la personne. Les dossiers archivés devant comporter les pièces originales, une réconciliation avec les dossiers OPE est nécessaire.
Les autres dossiers peuvent en principe être détruits 10 ans après le départ du/de la collaborateur/trice mais une concertation préalable avec l'archiviste départemental-e est nécessaire.
Structure commune
Ce plan de classement des dossiers a été établi sur la base des recommandations des archivistes cantonaux. Les départements restent libres de l'appliquer.
- Carrière (CV, attestations, contrat, changement de fonction, promotion, retraite, licenciement, démission, etc.)
- Evaluations / entretiens d'évaluations et de développement
- Correspondances diverses
- Indemnités /frais
- Absences (maladie, accident, congés divers)
- Formation
- Si nécessaire, sanctions et enquêtes.
Des informations complémentaires se trouvent à l'adresse suivante : https://www.ge.ch/document/fiche-info-du-ppdt-protection-donnees-dossier-membres-du-personnel
| Lois et règlements | art. 17 B 5 05.01 |