Légaliser un document à destination de l'étranger
2. Légaliser un document destiné à l'étranger ou une signature
La légalisation est le processus de certification d'une signature ou d'authentification d'un document afin qu'il puisse être accepté dans un autre pays.
L’officier public qui procède à la légalisation d'une signature atteste uniquement de son authenticité, et n’assume aucune responsabilité quant à la validité et au contenu du document lui-même, sauf en ce qui concerne l'authenticité de certaines attestations délivrées par l'Etat de Genève.
Quoi
Le service légalise uniquement :
- des signatures
La présence de la personne dont la signature doit être légalisée est obligatoire sauf si sa signature a déjà été déposée auprès du service il y a moins de 5 ans (durée de validité d'une signature déposée).
- des documents émis dans le canton de Genève
Les documents établis à l'étranger ou dans un autre canton doivent être légalisés auprès des autorités respectives.
Le type de légalisation effectuée dépend du pays de destination et de la forme du document.
Conditions
Il est nécessaire de prendre contact avec le service afin d'évaluer ce qui peut faire l'objet d'une légalisation/apostille et d'obtenir la marche à suivre.
Dans tous les cas, seuls des documents originaux, ou faisant l'objet d'une copie certifiée conforme par une autorité reconnue, peuvent être légalisés.
Les documents privés ou publics dont la/le signataire n'a plus l'exercice des droits civils, ne peuvent être légalisés.
Les actes d'état civil font souvent l'objet d'une validité limitée quant à l'ancienneté. Il est conseillé de se renseigner auprès des autorités concernées si l'acte est daté de plus de 6 mois.
Conditions pour une légalisation par apostille
Les Etats parties à la Convention de la Haye reconnaissent la plupart du temps la valeur d'un document sans que celui-ci ne porte le visa d'un consulat ou d'une ambassade, pour autant qu'il porte la légalisation par apostille.
Cette apostille est apposée sur un acte public (signature d'un fonctionnaire, officier de l'état civil, notaire, traducteur juré, etc…). Elle ne peut être apposée sur un document signé par une personne privée.
Si un document signé par une personne privée doit faire l'objet d'une apostille, l'intervention d'un notaire du canton de Genève est obligatoire avant de pouvoir effectuer la demande d'apostille. Le notaire devra d'abord légaliser la signature de la personne concernée.
L'officier public genevois ne délivre pas d'apostille pour un document destiné à être produit en Suisse ou à une représentation de la Suisse. Dans un pareil cas, une légalisation simple suffit.
Conditions pour une légalisation simple
La légalisation simple est le sceau nécessaire pour qu'une signature ou un document soit reconnu en Suisse et dans tous les pays non-signataires de la Convention de la Haye.
Cette légalisation n'est possible que si la signature qui y figure est connue du service des légalisations ou que le document est authentifiable (ex. : Etat de Genève, etc…).
Si un document doit être produit à l'étranger, la légalisation simple doit en général faire l'objet d'une ou plusieurs procédures supplémentaires avant de pouvoir être reconnue dans le pays concerné. Les représentations diplomatiques sont à même d'indiquer la suite de la procédure.
Une signature privée devant être reconnue en Suisse, peut faire l'objet d'une légalisation auprès d'un notaire, sans intervention du service des légalisations. La validité de la légalisation sera la même.
Prix
- Légalisation simple ou apostille: 30 CHF.
- Légalisation d'une signature: 30 francs.
Plusieurs signatures légalisées en même temps sur un même document: 30 francs pour la première, 8 francs chaque signature supplémentaire (par exemple: légalisation des deux signatures des parents sur la même autorisation: 38 francs).
Les paiements en espèces (CHF) et par cartes de débit (Maestro, Postcard, VPay) et de crédit courantes (Visa, Mastercard) sont acceptés. Les cartes American Express et Diner's Club ne sont pas acceptées.
Délai
Les demandes adressées par courrier sont traitées dans un délai de 1 à 3 jours dès réception des documents.
Au guichet, la demande est traitée en principe immédiatement. En cas de volume important ou de forte affluence, ou si le document demande une vérification supplémentaire, un délai peut être nécessaire, avec un éventuel dépôt des pièces.
Déposer une demande de légalisation
Votre demande de légalisation peut s'effectuer par courrier ou sur place.
Par courrier
Envoyer le document à légaliser en veillant à bien indiquer le pays de destination et vos coordonnées (adresse de retour, email, téléphone) à l'adresse suivante:
Office cantonal de la population et des migrations
Service état civil et légalisations
Cellule légalisations
Case postale 2265
1211 Genève 2
S'il s'agit de légaliser une signature privée, assurez-vous que celle-ci a bien déjà été déposée auprès du service. Les signatures enregistrées lors de l'établissement d'un permis ou d'une pièce d'identité ne remplacent pas le dépôt auprès du service.
Sur rendez-vous
- Prendre rendez-vous (voir plus bas).
- Puis se présenter aux guichets des légalisations à la date et heure convenue avec les pièces suivantes:
- Pour une légalisation de signature privée:
- confirmation de rendez-vous;
- document sur lequel la signature doit être légalisée;
- pièce d'identité;
- moyen de paiement.
- Pour un document:
- confirmation de rendez-vous;
- document(s) à légaliser: document original ou copie certifiée conforme par une autorité reconnue (notaire, bureau d'école publique, ...)
- moyen de paiement.