1. Base légale
Art. 14 A Prise en charge des frais de procédure et honoraires d'avocat (RPAC, B 5 05.01) (RStCE, B 5 10.04)
1 Les frais de procédure et honoraires d'avocat effectifs à la charge d'un membre du personnel en raison d'une procédure de nature civile, pénale ou administrative initiée contre lui par des tiers pour des faits en relation avec son activité professionnelle sont pris en charge par l'Etat pour autant que, cumulativement :
a) le membre du personnel concerné ait obtenu au préalable l'accord du chef du département ou de la personne déléguée par lui quant à ladite prise en charge;
b) le membre du personnel n'ait pas commis de faute grave et intentionnelle;
c) la procédure ne soit pas initiée par l'Etat lui-même.
2 Les frais de procédure et honoraires d'avocat effectifs liés à une procédure initiée par un membre du personnel en relation avec son activité professionnelle sont également pris en charge pour autant que, cumulativement :
a) le membre du personnel concerné ait obtenu au préalable l'accord du chef du département ou de la personne déléguée par lui, quant à la procédure à intenter;
b) le membre du personnel n'ait pas commis de faute grave et intentionnelle;
c) la procédure ne soit pas dirigée contre l'Etat.
3 Les frais de procédure et honoraires d'avocat liés à une procédure initiée par un membre du personnel contre un autre membre du personnel ne sont pas pris en charge.
4 La prise en charge des frais de procédure et honoraires d’avocat intervient en principe sous forme d’avances en cours de procédure, sur la base d’une décision du département concerné.
5 La prise en charge s'élève au maximum à 100 000 F par cas, comprenant :
a) les frais de procédure;
b) les honoraires d'avocat jusqu'à un tarif horaire de maximum 300 F et un montant maximal de 25 000 F par instance.
6 Dans des cas exceptionnels, un montant supérieur à 100 000 F par cas peut être alloué après accord du chef du département.
7 La prise en charge des frais de procédure et honoraires d'avocat est subsidiaire à leur couverture par une éventuelle assurance de l'Etat ou du membre du personnel concerné, par un syndicat ou une association professionnelle ou par un autre tiers.
8 La personne bénéficiaire de la prise en charge cède à l'Etat les dépens qui lui ont été alloués. L'Etat procède par compensation sur le traitement selon l'article 40. L'Etat rembourse à la personne bénéficiaire les dépens auxquels cette dernière a été condamnée.
9 Les modalités de la prise en charge des frais de procédure et honoraires d'avocat sont fixées dans une directive.
2. Commentaire
La prise en charge des frais de procédure et honoraires d'avocat ne se justifie pas lorsque la procédure a été initiée d'office par la justice.
3. Procédure/processus
A) Requête
Le membre du personnel adresse sa requête de prise en charge au département, laquelle contient, notamment, la description détaillée des faits, ainsi que tout document utile, à défaut de quoi le département n'entrera pas en matière.
B) Obligations de la personne bénéficiaire de la prise en charge
La personne bénéficiaire renseigne le département sur le déroulement des procédures et lui transmet toute ordonnance, jugement ou arrêt rendu dans la procédure dont l'Etat prend en charge les frais de procédure et honoraires d'avocat.
De plus, la personne bénéficiaire répond à toute demande de renseignement ou de transmission d'ordonnance, de jugement ou d'arrêt formé par le département.
Ce dernier peut suspendre ou supprimer la prise en charge si la personne bénéficiaire ne respecte pas ses obligations.
C) Modalités de la prise en charge
La prise en charge s'effectue sur la base de justificatifs détaillés. Le département revoit en particulier l'exactitude, la pertinence et la quotité des demande de provisions et des factures. Il peut demander à la personne bénéficiaire de les faire taxer.
D) Suppression de la prise en charge
La prise en charge est supprimée lorsque les conditions d'octroi ne sont plus remplies, ou qu'il s'avère qu'elles ne l'ont jamais été.
Dans cette dernière hypothèse, la personne bénéficiaire restitue les avances reçues au département, lequel les compense sur le traitement selon les articles 40 du règlement d'application de la loi générale relative au personnel de l'administration cantonale, du pouvoir judiciaire et des établissements publics médicaux (RPAC, B 5 05.01), et 36 du règlement fixant le statut des membres du corps enseignant primaire, secondaire et tertiaire B (RStCE, B 5 10.04). Les art. 62ss de la loi fédérale complétant le Code civil suisse (Code des obligations, CO, RS 220) sont réservés.