04.04.04 Entretien de service

Type de publication:
Date de publication:
7 novembre 2018
1. Base légale


Art. 44 B 5 05.01

1 Un entretien de service entre le membre du personnel et son supérieur hiérarchique a pour objet les manquements aux devoirs du personnel.
2 Le membre du personnel peut se faire accompagner d'une personne de son choix. Il peut demander qu’un responsable des ressources humaines soit présent.
3 La convocation doit parvenir au membre du personnel 14 jours avant l'entretien. Ce délai peut être réduit lorsque l'entretien a pour objet une infraction aux devoirs du personnel.
4 La convocation précise la nature, le motif de l’entretien et les personnes présentes pour l'employeur. Elle rappelle le droit de se faire accompagner.
5 A la demande d'un des participants, un compte rendu d'entretien est établi dans les 7 jours. Les divergences éventuelles peuvent y figurer ou faire l'objet d'une note rédigée par le membre du personnel dans un délai de 14 jours, dès réception du compte rendu de l'entretien de service.
Procédure écrite
6 Le droit d'être entendu est exercé de manière écrite dans les situations où un entretien de service ne peut pas se dérouler dans les locaux de l'administration en raison, notamment, de la détention du membre du personnel, de sa disparition, de son absence pour cause de maladie ou d'accident, ou de sa non-comparution alors qu'il a été dûment convoqué.
7 Le supérieur hiérarchique transmet par écrit au membre du personnel les faits qui lui sont reprochés et lui impartit un délai de 30 jours pour faire ses observations.
 

2. Champ d'application

L'art. 44 B 5 05.01 s'applique à tous les membres du personnel.
 

3. Commentaire

L'entretien de service relève de la compétence du supérieur hiérarchique qui veillera à suivre les étapes mentionnées ci-après.
 

4. Procédure/Processus

Procédure pour un entretien de service
  1. Obtenir au préalable, si nécessaire, toute confirmation ou précision utile.
  2. Transmettre ensuite par écrit (mail) à la hiérarchie et au/à la RRH, les faits dont il/elle a été témoin ou qui ont été portés à sa connaissance.
  3. Fixer la date de l'entretien en respectantle délai de convocation de 14 jours (civils/calendrier). Ce délai peut être réduit en cas d'infraction aux devoirs du personnel (manquement à caractère disciplinaire), qui apparaissent, a priori, suffisamment grave pour que l'ouverture d'une enquête administrative puisse être envisagée.
  4. Informer l'intéressé-e de la date et du lieu de la séance(en principe par écrit).
    • L'intéressé-e est informé-e qu'il s'agit d'un entretien de service ainsi que de sa nature (prestations insatisfaisantes ou motif disciplinaire).
    • La convocation indique quelle(s) sera/seront la/les personne(s) présente(s) pour l'employeur (en principe, en présence d'un-e RRH).
    • La convocation rappelle le droit de l'intéressé-e de se faire accompagner d'une personne de son choix (par ex. : représentant-e syndical-e, collègue, etc.) et de demander la présence d'un-e RRH.
  5. Recevoir l'intéressé-e.


Il est préférable de prévoir un compte rendu sous forme de procès-verbal d'entretien (un formulaire est annexé à la directive MIOPE N° 04.04.04). Y renoncer revient à considérer que la situation peut trouver une issue relevant de la conduite ordinaire du personnel qui ne nécessite pas de trace dans le dossier personnel de l'intéressé-e.

La séance se déroule dans une salle ou un bureau assurant la confidentialité des échanges (accès limité et ligne déviée).

Les différentes phases de l'entretien sont les suivantes



A. Procédure orale

  1. Exposer en détail à l'intéressé-e les faits qui lui sont reprochés.
  2. En tant que de besoin, lui rappeler la/les règles à laquelle/auxquelles il lui est reproché de ne pas s'être conformé-e (cf. devoirs du personnel mentionnés dans les art. 20 à 26 B 5 05.01 ou obligation "métier" prévue dans une législation, ou une procédure spécifique ou règles générales).
  3. Lui donner l'occasion de s'exprimer(respect de son droit d'être entendu-e).
  4. Indiquer à l'intéressé-e que ses manquements sont susceptibles de conduire à une résiliation des rapports de service (dans le cas d'un fonctionnaire: pour motif fondé) ou au prononcé d'une sanction disciplinaire (sous peine de préjuger, ne jamais annoncer le type de sanction envisagé).
  5. Cas échéant, l'informer que la hiérarchie envisage de demander l'ouverture d'une enquête administrative (une sanction de type retour au statut d'employé-e ou une révocation).
    • S'il est envisagé de demander l'ouverture d'une enquête administrative, préciser à l'intéressé-e :
    • qu'il/elle pourrait s'exposer également à une suspension provisoire pouvant entraîner, le cas échéant, la suppression du traitement (tel peut être le cas si la révocation, voire le retour au statut d'employé-e est envisageable, a priori) ;
    • que, si le Conseil d'Etat décidait d'ordonner l'ouverture d'une enquête administrative, il/elle devra se tenir à disposition de l'enquêteur-trice désigné-e, dès que le Conseil d'Etat aura pris l'arrêté d'ouverture d'enquête.
  6. Demander à l'intéressé-e s'il/elle a quelque chose à ajouter. S'il/elle désire apporter un complément écrit, lui indiquer qu'il/elle dispose d'un délai impératif de 14 jours (civils/calendrier), dès réception du compte rendu de l'entretien de service, pour faire ses observations complémentaires.
  7. Établir un compte rendu de l'entretien de service dans les 7 jours (civils/calendrier), à la demande d'un des participants (cf formulaire annexé à la directive MIOPE N° 04.04.04).
    Le compte rendu de l'entretien de service comporte impérativement les éléments suivants : la date et la nature de l'entretien de service ;l'identité des personnes présentes ;la nature des faits reprochés, la règle enfreinte et l'indication selon laquelle ils ont été clairement exposés à l'intéressé-e ;les éléments de justification exposés par l'intéressé-e ;le fait que l'intéressé-e n'a rien eu à ajouter au terme de l'entretien et/ou n'a pas souhaité bénéficier du délai prévu pour faire des observations complémentaires;qu'il/elle a un délai de 14 jours (civils/calendrier), dès réception du compte rendu de l'entretien de service, pour faire ses observations par écrit, faute de quoi la procédure suivra son cours sans autre avis ;
  8. les éléments mentionnés sous point e. supra, lorsqu'une demande d'ouverture d'enquête administrative est envisagée ;
  9. la signature datée des personnes présentes.
  10. Signature du procès-verbal par le supérieur hiérarchique et le/la RRH, puis par l'intéressé-e (lui remettre un exemplaire).


Au besoin, le supérieur hiérarchique et le RRH attestent sur le document que ce dernier "a été remis à l'intéressé-e en date du … , mais que celui-ci/celle-ci a refusé de le signer."

 

B. Procédure écrite

Le droit d'être entendu est exercé de manière écrite dans les situations où un entretien de service ne peut pas se dérouler dans les locaux de l'administration en raison, notamment :

  • de la détention du membre du personnel ;
  • de sa disparation ;
  • de son absence pour cause de maladie ou d'accident ;
  • de sa non-comparution, alors qu'il a été dûment convoqué.


En pareils cas, le supérieur hiérarchique veillera à :

  1. exposer à l'intéressé-e, par écrit et en détail, les faits qui lui sont reprochés.
  2. rappeler à l'intéressé-e la/les règles à laquelle/auxquelles il lui est reproché de ne pas s'être conformé-e (cf point A./b. ci-dessus).
  3. indiquer à l'intéressé-e que ses manquements sont susceptibles de conduire à une résiliation des rapports de service (dans le cas d'un fonctionnaire: pour motif fondé) ou au prononcé d'une sanction disciplinaire (cf point A./d. ci-dessus).
  4. informer l'intéressé, cas échéant, que la hiérarchie envisage de demander l'ouverture d'une enquête administrative en indiquant, au besoin, qu'il/elle pourrait s'exposer à une suspension provisoire pouvant entraîner, le cas échéant, la suppression du traitement (une révocation ou une sanction de type retour au statut d'employé-e) (cf point A./e. ci-dessus).
  5. impartir à l'intéressé-e un délai de 30 jours (civils/calendrier), dès réception du compte rendu de l'entretien de service, pour faire ses observations.
  6. transmettre à l'intéressé-e le compte rendu de l'entretien de service par pli recommandé.

Suite de l'entretien de service


Variante a: situation ordinaire (une procédure de résiliation ; une procédure de reclassement ; une sanction du type blâme ou une sanction pécuniaire est envisagée)

  • Si nécessaire, à réception des observations complémentaires des objectifs et des délais sont fixés ; il convient dans ce cas de prévoir un nouvel entretien de service pour faire le point le moment venu.
  • Si nécessaire, à réception des observations complémentaires le supérieur hiérarchique prépare à bref délai un projet de décision (résiliation des rapports de service ou projet de sanction) qu'il soumettra au/à la RRH, à charge pour lui/elle de transmettre ce document ainsi que les pièces du dossier à la direction générale de l'OPE (directive MIOPE N° 04.05.01).
  • Préalablement à une résiliation d'un fonctionnaire, il faut procéder à un reclassement (art. 21 al. 3 B 5 05 et art. 46A B 5 05.01 ; cf directive MIOPE N° 06.01.03).
  • L'OPE adresse alors au/à la RRH son préavis, lequel peut comporter des propositions de modifications.
  • Le/la RRH transmet le projet définitif à l'organe compétent pour la résiliation du rapport de service ou la sanction disciplinaire, à charge pour ce dernier de signer la décision qui sera notifiée par pli recommandé à l'intéressé-e.
     

Variante b: ouverture d'une enquête administrative (sanction du type retour au statut d'employé-e ou révocation)

  • Le supérieur hiérarchique adresse une demande écrite d'ouverture d'enquête administrative au/à la RRH, en annexant l'ensemble des éléments du dossier.
  • Le/la RRH adresse à son tour une demande d'ouverture d'enquête administrative à la direction générale de l'OPE, à laquelle il/elle joint l'ensemble des éléments du dossier. Cette demande comporte :
    • un bref exposé des faits reprochés ;
    • le nom, la qualité et les coordonnées de l'enquêteur-trice proposé-e ;
    • une mention relative à la suspension provisoire, en indiquant si la demande est assortie - ou non - d'une telle mesure. Au cas où la suspension provisoire serait demandée, préciser si celle-ci implique - ou non - la suppression du traitement de l'intéréssé-e (art. 28 al. 1 et 3 B 5 05).

Formulaire "Entretien de service"

 

Lois et règlements art. 44 B 5 05.01

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