02.03.06 Indemnité pour remplacement dans une fonction supérieure + formule

1. Base légale

Art. 12 Remplacement dans une fonction supérieure (RTrait)

1 Le titulaire qui est occupé dans une fonction supérieure à la sienne a droit à une indemnité lorsque le remplacement est d’une durée supérieure à 30 jours de travail par année civile. L’indemnité n’est pas due si l’activité exercée dans la fonction supérieure rentre dans le cadre des obligations de service du titulaire. Ne sont prises en considération que les périodes d’au moins 5 jours de travail consécutifs sur une année.

2 L’indemnité est égale à la différence entre les traitements minimums des fonctions type concernées. Elle est due dès le 1er jour du remplacement aux conditions de l’alinéa 1.

3 En cas de remplacement partiel, une indemnité équitable est versée.

4 L’indemnité n’est pas due en cas de remplacement pour vacances.

Cette disposition doit être examinée à la lumière de l’article 4 du même règlement qui prévoit

Art. 4 Code complémentaire 9 (RTrait)

En principe, seuls les candidats qualifiés peuvent être engagés; toutefois si, lors de son engagement, le futur titulaire n'a pas encore le titre correspondant au niveau d'exigence requis pour la fonction, il se voit attribuer le code complémentaire 9, impliquant une diminution maximale de 2 classes par rapport à la classe prévue pour la fonction. Le même code est applicable lors de la nomination.

Ainsi, un titulaire qui ne justifie pas du requis de formation pour l'exercice de la fonction qu'il occupe se voit attribuer un code 9. Ce code restrictif est maintenu dans le cadre d'un remplacement dans une fonction supérieure, puisqu'un titulaire qui n'a pas le titre requis pour la fonction qu'il occupe, ne saurait l'avoir pour une fonction supérieure.

L'article 12 du règlement doit encore être lu en regard de l'art. 11 al. 1 de la loi concernant le traitement et les diverses prestations allouées aux membres du personnel de l'Etat et des établissements hospitaliers (B 5 15). Celui-ci prévoit que:

Art. 11 Traitement initial (LTrait)

1 Durant une période probatoire, le traitement initial peut se situer au-dessous de celui fixé pour la fonction.

Ainsi, si le traitement initial se situe au-dessous de celui fixé par la fonction, le traitement versé dans le cadre du remplacement se trouvera également en dessous de celui fixé pour la fonction remplacée.

2. Commentaire

Pour tout remplacement, il faut d’emblée examiner dans quelle mesure le supérieur hiérarchique de la personne absente peut la remplacer.

Si ce remplacement n'est pas possible et que la personne absente est remplacée par un de ses subordonnés, les étapes du processus ci-dessous doivent alors être respectées.

3. Procédure/processus

1. La demande, préalablement acceptée par l'autorité compétente, doit être motivée et adressée au responsable des ressources humaines (RRH) avant le remplacement dans une fonction supérieure ou, impérativement, dès le début du remplacement.
2. Le RRH examine la demande avec sa DRH et celle-ci, d'entente avec l'Office du personnel de l'Etat (OPE), la valide après un examen du profil du titulaire (formation et expérience professionnelle) et du niveau requis pour la fonction remplacée. Si les tâches ne sont pas totalement assumées et si un doute subsiste quant au profil du titulaire et l’adéquation de ce profil à la fonction remplacée, un descriptif précis des activités exercées devra être fourni à l'OPE qui préavisera le montant de l’indemnité à verser. A noter qu'en cas de divergence, le Conseil d'Etat tranche (art. 1A, al. 6 B 5 05.01).
3. Sous réserve de situations particulières dûment motivées, le traitement du membre du personnel remplacé doit être situé dans une classe de traitement supérieure, de maximum 3 classes, par rapport au niveau du traitement du remplaçant.
4. L'indemnité est calculée sur la différence de classes, annuité 0 du remplacé et remplaçant, à l'exclusion de toute autre indemnité.
5. Le calcul de l'indemnité tiendra compte du traitement initial au sein de la fonction occupée ou d'un éventuel code restrictif. Ainsi, si le traitement initial se situe au-dessous de celui fixé par la fonction, le traitement versé dans le cadre du remplacement se trouvera également en-dessous de celui fixé pour la fonction remplacée. Ce raisonnement s'applique également dans le cadre d'un code restrictif.
6. La durée du remplacement doit être supérieure à un mois (vacances exclues), en cas de vacances de poste, absence de longue durée pour maladie et/ou accident.
7. Selon les responsabilités confiées au remplaçant, une pondération peut être appliquée à son taux d'activité, mais à concurrence du taux d'activité du remplacé afin de déterminer le  montant du l'indemnité.
8. L'indemnité est versée après les 30 premiers jours consécutifs de remplacement avec effet rétroactif dès le 1er jour si la durée dépasse les 30 jours consécutifs. Aucun rétroactif de plus de 30 jours n'est admis.
9. Pour le remplacement de longue durée, une indemnité fixe (selon le taux de pondération) est versée, mais au maximum 12 mois. Si la durée doit se prolonger, l'aval de l'OPE est requis pour le renouvellement du versement de l'indemnité.
10. L'indemnité de remplacement dans une fonction supérieure est versée mensuellement. Elle est calculée selon la règle du 15/15 (si le remplacement prend fin le 10 du mois, l'indemnité est versée jusqu'au 15 du mois, à savoir 50%). Si le remplacement prend fin le 21 du mois, l'indemnité mensuelle est versée intégralement.
11. L'indemnité est supprimée dès 60 jours consécutifs d'absence du bénéficiaire.

Mode de calcul

- Formule d'annonce pour le remplacement dans une fonction supérieure (sous lecteur V:\Referentiel_Bureautique\Groupe\Modeles\Formules_RH)

N.B. : seul l'Office du personnel de l'Etat est habilité à modifier les rubriques mentionnées dans un formulaire-type.