02.01.01 Evaluation ou révision de classification de fonction

Type de publication:
Date de publication:
15 juillet 2013

02.01.01 Evaluation ou révision de classification de fonction

1. Quand ?


Une demande d'évaluation est initiée par les directions de services du département/de l'établissement en référence aux missions et prestations définies par le département/l'établissement :

a) lors de la création d'un nouveau poste ou d'une nouvelle fonction
b) lors de la mise en place d'une nouvelle structure affectant la répartition des tâches et la définition des fonctions
c) lors de l'évolution significative d'une famille professionnelle ou d'un cursus de formation
d) lors de modifications significatives d'un poste.

Les évaluations sont autorisées aux conditions suivantes:

- la disponibilité budgétaire nécessaire à l'absorption d'une éventuelle réévaluation est assurée par le département ;

- sont traitées en priorité les créations de fonctions et les évaluations de fonctions sectorielles motivées par une réorganisation tenant compte de la standardisation et de la simplification des organigrammes et validée par le/la chef/fe du département ;

2. Qui ?

Une évaluation de poste/de fonction peut-être demandée par :

a) le/la titulaire d'un poste
b) les directions de services du département/de l'établissement;
c) le/la secrétaire général-e du département.

Une demande d'évaluation est déposée auprès du Service ressources humaines de l'Office du personnel de l'Etat (SRH OPE) par :

a) le/la responsable des ressources humaines du département/de l'établissement;
b) le Collège des secrétaires généraux.


3. Quoi ?


Une demande d'évaluation comporte trois éléments :

a) une formule de demande dûment complétée et signée par les parties concernées par la demande d'évaluation;
b) une formule 210 dûment complétée et signée par les parties concernées par la demande d'évaluation;
c) un organigramme officiel.


4. Comment ?


Pour les départements :

Lorsqu’elle concerne un poste isolé, elle est soumise au SRH OPE par le service des ressources humaines du département.
Lorsqu’elle concerne plusieurs postes et/ou un secteur, elle est soumise au SRH OPE par le service des ressources humaines du département. Le RRH du département informe le collège spécialisé RH (CSRH).
Lorsqu’elle concerne une ou plusieurs fonctions d’une famille professionnelle et/ou un nombre important de titulaires, elle est adressée au SRH OPE par le service des ressources humaines du département. Le SRH OPE procède à l’étude de la demande afin de mettre en exergue les éléments liés aux aspects transversaux de la/des fonction(s) soumise(s) à évaluation. Le SRH OPE transmet le résultat de l’étude au directeur général de l’Office du personnel (OPE). Le directeur général de l’OPE présente le résultat de l’étude de la demande faite par le SRH OPE au CSRH, lors de la séance mensuelle traitant des affaires de personnel. Sur la base du préavis, du CSRH, le Collège des secrétaires généraux se prononce quant à la suite à donner à la demande.

Pour les établissements subventionnés :

Lorsqu’elle concerne un poste isolé, elle est soumise au SRH OPE par le service des ressources humaines du département de tutelle.
Lorsqu’elle concerne plusieurs postes et/ou un secteur, elle est soumise au SRH OPE par le service des ressources humaines du département de tutelle. Le RRH du département de tutelle informe le CSRH.
Lorsqu’elle concerne une ou plusieurs fonctions d’une famille professionnelle et/ou un nombre important de titulaires, elle est adressée au SRH OPE par le service des ressources humaines du département de tutelle. Le SRH OPE procède à l’étude de la demande afin de mettre en exergue les éléments liés aux aspects transversaux de la/des fonction(s) soumise(s) à évaluation. Le SRH OPE transmet le résultat de l’étude au directeur général de l'Office du personnel (OPE). Le directeur général de l’OPE présente le résultat de l’étude de la demande faite par le SRH OPE au CSRH, lors de la séance mensuelle traitant des affaires de personnel. Sur la base du préavis, du CSRH, le Collège des secrétaires généraux se prononce quant à la suite à donner à la demande.

 
5. Dépôt de la demande


Avant de déposer une demande d’évaluation auprès du SRH OPE, le/la responsable des ressources humaines du département est chargé-e d’/de :

  • accompagner la direction du département/de l’établissement et ses services pour l’identification du besoin, la description du poste et l’organisation de la structure ;
  • porter à la demande d’évaluation un regard transversal au département/à l’établissement (afin de vérifier notamment l’impact de l’évaluation sur d’autres fonctions) ;
  • analyser la demande d’évaluation et se prononcer sur l’opportunité de la demande (notamment les changements intervenus dans les prestations, rôles et responsabilités de la fonction et/ou en référence à la vision du département/de l’établissement quant à la structure, la fonction ou la famille professionnelle);
  • motiver la demande d’évaluation.


Le/la responsable des ressources humaines du département dépose la demande auprès du SRH OPE si les conditions précitées sont réalisées. Il/elle s’assure que le flux de transmission de la demande avant son dépôt au SRH OPE a été respecté.
A la réception de la demande, le SRH OPE examine sa recevabilité quant à la forme et au fond. Elle est déclarée recevable lorsqu’elle répond aux conditions précisées sous le point 2 ci-dessus.
La demande n’est pas recevable lorsque l’un ou plusieurs des 3 éléments la constituant n’est ou ne sont pas dûment complété(s), actualisé(s) et signé(s) par les parties concernées (RRH pour le département, supérieur hiérarchique pour le service, le cas échéant, le/la titulaire) et/ou que les motifs invoqués ne justifient pas une évaluation. Elle est retournée – avec motivation de la non-recevabilité – au demandeur.
Le non-respect du flux de transmission de la demande entraîne la non-recevabilité de cette dernière.


6. Préavis du département et notification aux intéressé-e-s


Ces formalités s'effectuent conformément à la formule ci-après, jointe à la proposition :
 

Préavis de la hiérarchie
(à l'intention du département)
(date et signature)


Préavis du département

Le département est d'accord avec la proposition du SRH OPE, ci-dessus, celle-ci devient dès lors une décision de l'Office du personnel.

(date et signature)

Le département n'est pas d'accord avec la proposition du SRH OPE ci-dessus. Par courrier séparé, il adresse à l'Office du personnel de l'Etat, service d'évaluation des fonctions, une lettre dûment motivée.

(date et signature)


Notification à l'intéressée-e/aux intéressé-e-s


Procès-verbal de notification

La décision ci-dessus peut faire l'objet, par le/la/les titulaire-s du poste, d'une opposition formulée par écrit et adressée dans les 30 jours dès sa réception à la commission de réexamen en matière d'évaluation des fonctions (CREMEF), Rue du Stand 26 - case postale 3937 - 1211 GENEVE 3.
L'opposition doit être succinctement motivée. L'absence de motivation entraîne son irrecevabilité (art. 7 du règlement instituant une commission de réexamen en matière d'évaluation des fonctions, du 7 avril 1982 B 5 15.04).
Reçu un exemplaire de la décision
(date et signature du/de la/des titulaire-s)

Déclaration de non-opposition du/de la/des titulaire-s

Après avoir lu la décision ci-dessus, je déclare/nous déclarons en accepter les termes et par conséquent renoncer à faire opposition
(date et signature)

Un exemplaire de la proposition, munie des signatures prévues dans la formule ci-dessus est adressée sans tarder au service d'évaluation des fonctions.


7. Décision et mise en vigueur des nouvelles classifications


a) Création d'une fonction ou modification de la classification d'une fonction existante :

l'Office du personnel de l'Etat établit sans délai, un plumitif à l'intention du Conseil d'Etat pour ratification au moyen d'un extrait de procès-verbal de séance. Celui-ci est assorti d'un rapport de synthèse de la procédure d'évaluation rédigé par le SRH OPE.

A réception de l'extrait de procès-verbal de séance du Conseil d'Etat, la nouvelle fonction ou la classification modifiée est enregistrée dans la base de données.

(En cas de déclaration de non-opposition, la procédure ci-dessus est engagée immédiatement. En l'absence de cette déclaration, l'Office du personnel de l'Etat attend l'échéance du délai d'opposition de 30 jours pour donner la suite qui convient),

b) La modification de la situation du/de la/des titulaire-s concerné-e-s s'effectue par le biais d'un arrêté à la date de mise en application prévue, sur demande du département, établie sur la formule ad hoc de changement de situation.

c) Les modalités d'application de la prise d'effet du résultat d'une évaluation sont les suivantes :

  1. les nouvelles classifications de fonctions acceptées dans le cadre de restructurations de services entiers ou partiels et de grands groupes prennent effet à la date fixée par le Conseil d'Etat;
  2. les nouvelles classifications de fonctions individuelles prennent effet le mois qui suit la ratification de la fonction par le Conseil d'Etat;
  3. les classifications des fonctions qui conduisent à des rangements prennent effet le mois qui suit la décision de l'Office du personnel de l'Etat ou de l'organe de décision compétent;
  4. la classification d'une fonction nouvellement créée, et dont le poste est encore inoccupé entre en vigueur à la date prévue d'entrée en fonction du nouveau titulaire;
  5. le(s) département(s)/établissement(s) doit/doivent avoir prévu la couverture budgétaire ad hoc.

Demande d'évaluation 210

N.B. : seul l'Office du personnel de l'Etat est habilité à modifier les rubriques mentionnées dans un formulaire-type.

 

Lois et règlements art. 4 B 5 15
art. 2 B 5 15.01
art. 6 et ss B 5 15.04
 

 

 

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