01.03.08 Engagement de personnel intérimaire

Type de publication:
Date de publication:
14 mai 2013
1. Définition

Par personnel intérimaire, il faut comprendre toute personne engagée en cette qualité par le truchement d'une agence de travail temporaire aux fins de suppléer pour une mission de courte durée, notamment à l'absence d'un membre du personnel régulier de l'administration. Le service n'est autorisé à présenter une demande de personnel intérimaire que s'il atteste avoir entrepris au préalable les démarches nécessaires auprès du service de mesures cantonales de l'OCE (cf fiche MIOPE N° 01.03.04) et que celles-ci n'ont pas donné les résultats escomptés.


2. Rappel

Aucune mission d'une durée supérieure à six mois ne sera commandée, sauf exception autorisée par le/la responsable des ressources humaines du département concerné.

Avant de commander une mission intérimaire, il est impératif de solliciter les forces sous-occupées, voire inoccupées, du service ou d'un service voisin dans l'optique de l'art. 22 al. 4 du B 5 05.01 :
"Les membres du personnel se doivent de s'entraider et de se suppléer notamment lors de maladies ou de congés".

 
3. Responsabilités

L'agence de travail temporaire, en tant qu'employeur, est responsable de la qualité professionnelle de la personne intérimaire détachée dans l'entreprise Etat, pour autant que les qualifications demandées soient suffisamment précises.

Toutefois, l'intérimaire est en relation de subordination professionnelle avec le/la chef-fe du service concerné pendant toute la durée de sa mission.

Cela entraîne que, comme pour le personnel régulier, le/la chef-fe de service est responsable :

1) de l'adaptation du/de la collaborateur/collaboratrice intérimaire à son poste. A cette fin, il/elle organisera sa formation initiale (si nécessaire);
2) de la bonne exécution de son travail. A cette fin, il/elle contrôlera les tâches exécutées.

Si les prestations et/ou le comportement du/de la collaborateur/collaboratrice intérimaire ne correspondent pas aux besoins du service et aux qualifications demandées, il convient de le signaler sans tarder au - à la responsable des ressources humaines de département (RRH).

 

4. Procédure générale

1) Toute demande de personnel intérimaire doit être transmise par voie de service au RRH du département ou à la Direction des ressources humaines du DIP qui prend lui-elle-même contact avec les agences de travail temporaire;
2) Seules les demandes de personnel intérimaire portant sur une période d'une semaine au moins sont prises en considération;
3) Un-e chef-fe de service désireux/euse de mettre fin aux rapports de travail doit observer un délai de 48 heures dans les 3 premier mois ou 7 jours dès le quatrième mois et aviser immédiatement le responsable des ressources humaines de son département.
4) Si l'Etat souhaite engager en qualité d'auxiliaire ou d'employé une personne engagée à son service en tant qu'intérimaire, l'agence de placement est en droit de réclamer le versement d’une indemnité lorsque la location de services a duré moins de trois mois et que le travailleur a repris son activité au sein de l’Etat moins de trois mois après la fin de la location de ses services (cf. art. 22 al. 3 et 4 LSE).
 

5. Procédure spécifique pour les services


5.1 Commande pour une mission intérimaire

1) Le/la RRH ne transmet à l'agence de travail intérimaire que les commandes de mission libellées sur le bulletin de commande "Engagement de personnel pour une mission intérimaire" joint ci-dessous.
2) Plus les rubriques seront remplies avec précision plus les chances seront grandes de trouver un-e intérimaire correspondant au profil recherché.
3) Vérifier l'exactitude des informations concernant la durée de la mission ainsi que le taux d'activité qui doivent permettre un calcul aussi précis que possible de l'engagement financier, celui-ci relevant de la responsabilité du département concerné.
4) Une mission (ou son éventuelle prolongation) ne peut être assurée que par une seule et même personne. Ce principe ne souffre que trois exceptions :a) Si un-e collaborateur/collaboratrice délégué-e pour une mission prévue pour durer trois mois et demi est momentanément absent-e pour maladie, l'envoi de son/sa remplaçant-e se réglera directement par téléphone entre le-la RRH et l'agence de travail intérimaire.
b) Si un-e intérimaire ne peut plus honorer la fin d'une mission (10 jours ouvrables au maximum), l'envoi d'un-e remplaçant-e, pour autant que le service le souhaite, pourra se régler par téléphone via le RRH du département. Si une telle absence débute plus de dix jours avant la fin prévue de la mission, il conviendra alors de remplir un nouveau "bulletin de commande pour une mission intérimaire".
c) Si un-e intérimaire ne donne pas satisfaction (raisons professionnelles ou relationnelles) il/elle peut être remplacé-e sur demande adressée au RRH du département.

5.2 Demande de prolongation d'une mission intérimaire

1) Le/la RRH ne transmet que les commandes de mission libellées sur la formule "demande de prolongation pour une mission intérimaire".
2) Vérifier l'exactitude des informations concernant la durée de la prolongation et le taux d'activité.

En toute hypothèse, l'engagement financier relève de la responsabilité du département, selon son propre budget (308 00 300).

Commande mission intérimaire
Prolongation de mission intérimaire

 

N.B. : seul l'Office du personnel de l'Etat est habilité à modifier les rubriques mentionnées dans un formulaire-type.

Lois et règlements art. 22 al. 4 B 5 05.01
art. 1 et ss LSE

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