Commise administrative ou commis administratif 4

Au sein de l'office cantonal de la protection de la population et des affaires militaires, le secteur télématique est chargé de la coordination des moyens télématiques de la protection de la population sur le canton. Il développe, conceptualise et assure la mise en place de solutions d'infrastructures permettant de garantir l'alarme à la population, l'alarme aux intervenants, la radiocommunication et l'échange de données. Il assure également l'acquisition, la gestion et la programmation des terminaux utilisés. Ces activités sont liées aux besoins télématiques de l'OCPPAM et des entités activent dans le domaine de la protection de la population. Ces entités nécessitent des solutions sécurisées avec un haut niveau de disponibilité et la mise en place, lors de situation de crise, d'éléments de secours afin de garantir certains services essentiels.  Le secteur doit également veiller à garantir l'interopérabilité des moyens télématiques des 5 piliers de la protection de la population. Il assure la mise en place de projets utiles à ces derniers et garantit le contrôle de certaines entités en matière de télématique.

La titulaire ou le titulaire devra dans ce cadre assurer le secrétariat et la gestion administrative du secteur. Elle ou il assurera la création et la mise à jour de base de données et procédera également à des acquisitions et des demandes d'offres en coordination avec les membres techniques du secteur.  Elle ou il assurera des missions logistiques et de suivi d'activité et assistera le secteur dans l'application de processus de contrôle et de répartition de moyens et de ressources.

La titulaire ou le titulaire devra principalement :

• Assurer diverses tâches administratives inhérentes à un service à savoir, gestion de procès-verbaux, classement, archivages, mise à jour des procédures, coordination de rendez-vous et réservations de salles, relecture et rédactions de rapports, gestion des boîtes mails ;
  
• Tenir à jour le tableau de suivi des missions et des échéances selon les consignes de la hiérarchie ;
  
• Planifier les dates et les parcours de maintenances en coordination avec les entreprises, les propriétaires et les membres du secteur ;
• Assurer les demandes d'offres, les demandes d'achats, le suivi des factures, la réception administrative du matériel et le dédouanement ;
  
• Assurer la gestion des notes de frais et établir des bilans financiers ;
  
• Assurer le processus administratif de commandes groupées de matériel auprès des communes en coordination avec le secteur ;
  
• Assurer le suivi administratif des stocks et la gestion de l'économat ;
• Gérer des bases de données du secteur et la tenue d'échéanciers ;
  
• Assurer l'extraction des alarmes opérationnelles et les premières étapes administratives des demandes de dysfonctionnements.
  

• ​CFC employée/d'employé de commerce ou formation jugée équivalente ;
• Formation ou expérience de 3 ans dans un poste administratif orienté dans un domaine technique idéalement.​
  

Compétences particulières :​

• Aptitude avérée et expérience confirmée en prise de notes et rédaction de procès-verbaux ;
• Connaissance de l'administration cantonale ;
• Bonnes capacités de communication ;
• Rigueur dans la gestion des bases de données ;
• Personne dynamique, motivé, sérieuse, organisée, ouverte et dotée d'un esprit d'équipe.
  
  

Compétences bureautiques :

• Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (MS Office), en particulier Word, Excel et PowerPoint.

Connaissances spécifiques :

• ​​Bonnes connaissances de l'allemand un atout.​

​Les offres étant traitées électroniquement, seules les candidatures complètes, répondant aux prérequis et transmises par ce biais seront prises en considération.​

Un extrait de casier judiciaire et un extrait de attestation de non poursuite vous seront demandés, lors du processus de recrutement.

Seules les candidatures complètes et transmises par ce biais seront prises en considération.​

​OCPPAM

Chemin du Stand 4

1233 Bernex