Assistante administrative ou assistant administratif 1

L'enseignement secondaire II et tertiaire B a pour mission de proposer un cursus de formation aux élèves âgés de 15 à 19 ans dans les domaines de la formation gymnasiale et professionnelle initiale.

La direction générale de l'enseignement secondaire II (DGESII) qui soutient, coordonne et contrôle les activités des établissements scolaires met au concours un poste d'assistante administrative ou assistant administratif 1 pour son service organisation et planification (SOP) en charge, notamment, de la gestion des inscriptions.

La titulaire ou le titulaire collaborera activement au sein d'une équipe dynamique et motivée composée d'une dizaine de personnes et aura pour tâche de coordonner l'organisation des activités sportives et d'éducation physique des établissements scolaires et de formation, ainsi que d'assurer les activités courantes de l'administration du service, dans un poste aux missions diverses et variées :  

Coordonner les processus d'organisation des activités sportives et d'éducation physique :

• Assumer tous les travaux de collaboration avec d'autres services et les communes.
• Assumer la réception et le traitement des demandes provenant de différentes entités internes ou externes, des établissements et des enseignantes et enseignants.
• Gérer et planifier les journées sportives pour l'ensemble des établissements des différents ordres d'enseignements.
• Coordonner l'utilisation et les réservations des installations mises à disposition.
• Apporter son soutien dans la coordination des tournois scolaires et activités sportives destinés aux élèves du DIP.

Prendre en charge les tâches administratives inhérentes à l'organisation et à la mission du service :

• Gérer la correspondance ;
• Élaborer divers types de documents
• Organiser et gérer des tâches administratives confiées par la hiérarchie
• Contribuer à assurer la boîte de réception des courriels liés aux inscriptions, en collaboration avec les autres membres de l'équipe
• Informer, renseigner et conseiller le public et les usagères et usagers​.
  

Formation et expérience professionnelle

• Maturité professionnelle commerciale ou titre reconnu jugé équivalent.
• Maîtrise des outils informatiques courants : Word, Excel, Powerpoint et Outlook.
• Une expérience préalable de trois ans dans une fonction de secrétariat est nécessaire.
• Une connaissance du milieu scolaire est un atout.

Compétences générales

• Compétence relationnelle, capacité d'écoute
• Esprit d'initiative, capacité à s'impliquer dans son travail, à aller chercher l'information et à susciter la collaboration.
• Excellent sens de l'organisation, capacité à anticiper, planifier, déterminer les priorités et gérer les délais.
• Esprit d'analyse et de synthèse. Capacité à rédiger et gérer plusieurs tâches en même temps.
• Expérience de la prise de notes et de procès-verbaux.
• Sens de l'accueil et du service.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
  

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez elle ou lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants, adolescentes et adolescents.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.  

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'500 collaboratrices et collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours.

L'organisation de l'activité peut s'effectuer dans le cadre de l'annualisation du temps de travail et l'horaire de travail est lié aux impératifs du service ; il doit être réalisé en majorité les après-midis. Les vacances doivent se prendre sur les périodes des vacances scolaires.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération.

Service organisation et planification - DGES Il

Chemin de l'Echo 5A,

1213 Onex