Commise administrative ou commis administratif 4

Au sein de l'office cantonal de la protection de la population et des affaires militaires, le secteur télématique est chargé de la coordination des moyens télématiques de la protection de la population sur le canton. Il développe, conceptualise et assure la mise en place de solutions d'infrastructures permettant de garantir l'alarme à la population, l'alarme aux intervenants, la radiocommunication et l'échange de données. Il assure également l'acquisition, la gestion et la programmation des terminaux utilisés. Ces activités sont liées aux besoins télématiques de l'OCPPAM et des entités activent dans le domaine de la protection de la population. Ces entités nécessitent des solutions sécurisées avec un haut niveau de disponibilité et la mise en place, lors de situation de crise, d'éléments de secours afin de garantir certains services essentiels.  Le secteur doit également veiller à garantir l'interopérabilité des moyens télématiques des 5 piliers de la protection de la population. Il assure la mise en place de projets utiles à ces derniers et garantit le contrôle de certaines entités en matière de télématique.

La titulaire ou le titulaire devra dans ce cadre assurer le secrétariat et la gestion administrative du secteur. Elle ou il assurera la création et la mise à jour de base de données et procédera également à des acquisitions et des demandes d'offres en coordination avec les membres techniques du secteur.  Elle ou il assurera des missions logistiques et de suivi d'activité et assistera le secteur dans l'application de processus de contrôle et de répartition de moyens et de ressources.

La titulaire ou le titulaire du poste devra principalement :

• Assurer la création, la mise à jour, le classement et l'archivage des documents et fichiers utile au secteurs (présentations, courriers, documents, basse de données, etc…) ;
• Réaliser ou corriger les procès-verbaux de séances et assurer la mise à jour des tableaux de suivi des missions et des échéanciers ;
• Assurer la relecture et la rédaction des rapports d'inspections réalisées par les collaborateurs du secteur ;
• Assurer le suivi et la classification des demandes de notes de frais ainsi que des demandes de déplacements du secteur ;
• Renseigner les clients, partenaires, administrés au téléphone et au bureau et assurer la prise en charge des demandes ;
• Assurer le suivi des boîtes génériques d'e-mail du secteur et le suivi du traitement des demandes par les intéressés ;
• Coordonner des rdv et réserver des salles ;
• Assurer la planification de collaborateurs à différents tests et à un service de piquet ;
• Planifier les interventions techniques avec des propriétaires immobiliers et produire les documents utiles ;
• Assurer les commandes de matériel selon les procédures en place et en coordination avec les techniciens ;
• Assurer les besoins de matériel bureautique du secteur et gérer l'économat ;
• Assurer la mise en forme des procédures du secteur en coordination avec la hiérarchie et les membres du secteur ;
• Assurer le suivi des stocks et soumettre les bilans financiers utiles ;
• Assurer le processus de traitement des factures, bulletins de livraison et bon de commande du secteur ;
• Assurer l'extraction des alarmes opérationnelles et les premières étapes de suivi des demandes de dysfonctionnement ;
• Participer à des tâches de contrôle réalisées par le secteur ;
• Assurer l'administration et le suivi des échéanciers dans le cadre de l'organisation annuelle du test d'alarme à la population ;
• Assurer l'accès à des sites selon les besoins du secteur ;
• Centraliser les demandes de véhicule du secteur ;
• Remettre du matériel aux entités et assurer le processus administratif inhérent ;
• Apporter ou récupérer sur demande du matériel auprès de centres de maintenance ou fournisseurs ;
• Participer à l'envoi ou la réception de paquets pour les besoins du secteur. Assurer des vérifications liées au dédouanement ;
• Assurer la résolution de problème techniques de base selon les procédures en place.  
  
  
  

• ​Maturité professionnelle commerciale, CFC ou diplôme d'employé/d'employée de commerce ou formation jugée équivalente;
• Formation ou expérience de 3 ans dans un poste administratif orienté dans un domaine technique.
  

Compétences bureautiques :

• Excellente maîtrise des outils informatiques usuels (MS Office), en particulier Word, Excel et PowerPoint.

Connaissances spécifiques :

• ​​Bonnes connaissances de l'allemand souhaitée.​

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Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité où l'égalité entre hommes et femmes est garantie.

Vous profiterez de prestations sociales de qualité, vous développerez vos compétences grâce à une offre de formation continue importante et variée. Vous bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du DIN.

Les offres étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de ce message.

Un extrait de casier judiciaire et un extrait de casier de non poursuite vous seront demandés, lors du processus de recrutement.

Seules les candidatures complètes et transmises par ce biais seront prises en considération.​

​OCPPAM

Chemin du Stand 4

1233 Bernex