Secrétaire 3

La direction du support et des opérations de vote apporte son expertise technique et son soutien pour les projets informatiques de la chancellerie d’État. Elle organise et supervise également le déroulement de toutes les votations et élections qui ont lieu dans le canton de Genève, que ce soit au niveau communal, cantonal et fédéral.

Dans une direction composée de trois services, regroupant 40 collaboratrices et collaborateurs, la ou le titulaire devra assurer, en collaboration avec l'assistante de direction, les différentes tâches administratives et rédactionnelles inhérentes au secrétariat et à la gestion de la réception du bâtiment.

Plus spécifiquement, elle ou il devra:

• Assister sur le plan administratif les chefs de service des trois services dans les domaines suivants :
  • gestion administrative des services (séances, PV, correspondance, etc.) ;
  • préparation des dossiers des chefs de service ;
  • finances des services (factures, décomptes des frais) ;
  • gestion des ressources humaines (contrôle horaire et gestion des absences) ;
  • supervision des achats et relations avec la centrale commune d'achats ;
  • secrétariat de groupe des super-utilisateurs (SuperU) de la chancellerie.
• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, ouvrir et distribuer le courrier, ainsi que gérer la boîte e-mail générale de la direction ;
• Réceptionner et accompagner les intervenants externes mandatés pour la maintenance du bâtiment, effectuer le suivi avec les services compétents ainsi que rendre compte des interventions au directeur adjoint ;
• Gérer divers inventaires ainsi que participer aux tâches d'archivage des services de la direction ;
• Gérer la logistique de certains évènements organisés par la direction (contact avec les traiteurs en particulier) et assurer le rôle de "responsable logistique et bâtiment" dans le cadre du dépouillement centralisé, les week-ends d'élections ;
• Toutes autres activités en lien avec un secrétariat.

Maturité professionnelle commerciale, assortie d’une expérience dans un secrétariat de haut niveau et dans la gestion administrative, idéalement de 3 à 5 années.

Compétences particulières caractérisant le poste :

Grande rigueur administrative, sens élevé de l'organisation, entregent, discrétion, bonne présentation et goût pour les contacts de haut niveau ;

Aptitude à travailler sous pression, avec rapidité et précision, tout en sachant faire face aux situations imprévues et en menant plusieurs tâches à la fois ;

Qualités relationnelles avérées pour travailler en équipe.

Connaissances spécifiques :

Excellente maîtrise du français et de l'orthographe;  la connaissance de l'allemand est un atout ;

Connaissances du milieu politique et institutionnel genevois et suisse ;  la connaissance de l'administration cantonale est un atout.

Compétences informatiques requises :

Windows Office (maîtrise de Word, Excel, Powerpoint, Outlook)

Une activité variée, dans un environnement dynamique, au service du Conseil d’État et de la démocratie suisse, offrant à la ou au titulaire une vue d'ensemble de l’actualité institutionnelle et politique genevoise.

Les activités de la direction nécessitent d'accepter, occasionnellement, des horaires irréguliers (week-end et soirée).

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies de diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de ce message. Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.

Rue des Mouettes 13,
1227 Les Acacias