Secrétaire 2 (auxiliaire)

Rattachée ou rattaché à la direction de l'office des autorisations de construire (OAC), la ou le titulaire du poste assure de manière autonome le secrétariat général, administratif et documentaire de la Chambre des architectes et ingénieurs de Genève (CAI). Elle ou il garantit le bon fonctionnement de la Chambre, la qualité des dossiers soumis à ses membres et le suivi rigoureux de ses décisions, dans le respect du cadre légal et réglementaire applicable.

Point de coordination entre les membres de la Chambre, les candidates et candidats, la juge compétente, les services de l'administration et les milieux professionnels, elle ou il veille à la bonne circulation, à la traçabilité et à la confidentialité des informations. Ses activités principales sont notamment :

• organiser les séances de la Chambre (convocations, ordres du jour, dossiers de séance), y assister, rédiger les procès-verbaux et assurer le suivi des décisions ;
• gérer les dossiers des candidates et candidats, de leur réception à leur transmission à la juge pour validation (contrôle de complétude, demandes de pièces, échanges avec les candidates ou candidats) ;
• assurer la correspondance, l'accueil téléphonique, la tenue de l'agenda et le suivi des échéances ;
• organiser l'archivage physique et électronique et tenir à jour les outils de suivi et les modèles de documents ;
• selon les besoins, rédiger des procès-verbaux d'audience, préparer des projets de décisions et de courriers et contribuer au rapport d'activité annuel.
  

Le poste représente le traitement d'environ 150 dossiers par an.

Elle ou il apporte également son appui à l'équipe Renseignements de l'OAC, en informant et en conseillant le public, les partenaires externes et internes sur les questions liées aux processus des autorisations de construire.

Formation requise et années d'expérience

Certificat fédéral de capacité (CFC) d'employé-e de commerce ou de secrétaire, ou titre jugé équivalent, avec une expérience professionnelle de 3 à 5 ans.

En cas d'engagement, il sera nécessaire de fournir une preuve d'équivalence pour les diplômes étrangers.

Connaissances spécifiques

Une expérience dans un environnement juridique, judiciaire ou dans le secrétariat d'une commission ou d'un organe officiel constitue un atout.

Compétences particulières caractérisant le poste

• Excellente maîtrise du français écrit, notamment pour la rédaction de procès-verbaux de séance et d'audience précis, objectifs et synthétiques.
• Grande autonomie, sens de l'organisation et capacité à gérer les priorités et les échéances.
• Rigueur, fiabilité et précision, y compris dans un volume de dossiers soutenu.
• Discrétion, neutralité et impartialité dans le traitement d'informations confidentielles.
  
• Diplomatie, aisance relationnelle et sens du service dans les contacts avec les usagers.
  
• Esprit d'initiative, capacité d'anticipation et résistance au stress.
  

Compétences bureautiques

Très bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et aisance avec les applications métiers et d'archivage électronique.​

​Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'égalité, l'impartialité et la disponibilité.

Vous profiterez de prestations sociales de qualités, développerez des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du "DT".

​Seuls les dossiers complets et transmis par le biais du lien situé au bas de l'annonce seront traités.​

Le département du territoire accorde la plus haute importance à l’égalité de traitement face à la diversité des genres et des parcours de vie des membres du personnel. Conformément à l’art. 52 du règlement d’application de la loi relative au personnel de l’administration cantonale, à compétences et qualités égales, la préférence sera donnée à la candidature d’une personne dont le genre est sous-représenté.

Découvrez nos différents métiers et missions : emploi.dt

Il s'agit d'un contrat déterminé jusqu'au 30 novembre 2027.​

Rue David-Dufour 5

1205 Genève