Assistante administrative ou assistant administratif 2

La Direction générale de l’enseignement secondaire II pilote les formations du secondaire II général et professionnel du canton de Genève. La Conférence des directrices et directeurs du Collège de Genève assure la coordination des établissements de la filière gymnasiale et veille à la cohérence de leur fonctionnement.

Sous la responsabilité et en étroite collaboration avec la présidente ou le président de la Conférence des directrices et directeurs du Collège de Genève, la ou le titulaire assure la coordination administrative des activités de la Conférence et contribue au bon fonctionnement de la filière. Par son expertise et sa position transversale, elle ou il contribue à la continuité des activités, à la fluidité des processus et à la préparation des décisions dans un environnement institutionnel complexe.

À ce titre, la ou le titulaire sera notamment chargé-e de :

- Organiser, préparer et assurer le suivi des travaux de la Conférence des directrices et directeurs du Collège de Genève ;

- Gérer l’échéancier annuel, assurer le suivi des décisions et veiller à la cohérence et à l’archivage de la documentation ;

- Recueillir, analyser et consolider des données, élaborer des statistiques et développer des outils de suivi utiles au pilotage de la filière ;

- Coordonner des processus transversaux liés notamment aux inscriptions, aux admissions, aux transferts, aux réorientations et aux examens ;

- Assurer la présidence et la coordination opérationnelle de la Commission de répartition géographique du Collège de Genève, notamment dans le

  cadre de l’analyse des inscriptions, de la répartition des élèves, de l’équilibrage des effectifs et du traitement des demandes de dérogation ;

- Organiser les sessions d’examens relevant de son périmètre et coordonner la gestion des jurées et jurés de maturité ;

- Assurer le suivi administratif et financier de plusieurs dispositifs, notamment les subventions relatives aux langues vivantes ainsi que les prix et concours ;

- Assurer le suivi des comptes de la Conférence, gérer les commandes de matériel commun et tenir à jour les tableaux de bord budgétaires ;​

- Organiser des conférences, des séminaires, des journées de réflexion et d'autres manifestations organisées dans le cadre des activités de la filière ;

- Assurer la liaison entre les collèges, les autres filières de l’enseignement secondaire II, la DGESII, les écoles privées reconnues et les différents partenaires ​​​institutionnels ;

- Renseigner et accompagner les élèves et leurs familles dans les situations nécessitant une expertise particulière ;

- Contribuer à l’évolution des processus administratifs ainsi qu’à la mise en œuvre des réformes structurelles et pédagogiques ;

- Veiller, dans l’ensemble de ses activités, au respect du cadre légal et réglementaire ainsi que des directives départementales.

La fonction requiert une grande autonomie dans l’organisation du travail, la capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers complexes et à respecter des échéances parfois rapprochées.

Vous êtes titulaire d'un Bachelor HES en économie d'entreprise ou d'un titre jugé équivalent et justifiez d'au moins trois à années d'expérience professionnelle dans un domaine utile à la fonction.

Vous disposez d'excellentes compétences en gestion de projet, en organisation et en planification. Votre capacité d'analyse et de synthèse vous permet d'appréhender des problématiques complexes, de consolider des informations provenant de sources multiples et de formuler des propositions pertinentes.

Vous savez gérer les priorités, anticiper les échéances et conduire simultanément plusieurs dossiers transversaux. Vous faites preuve d'autonomie, de rigueur, de proactivité, d'un sens aigu des responsabilités et d'une excellente capacité d'adaptation.​

Une très bonne connaissance du système éducatif genevois, du fonctionnement de l'enseignement secondaire II ainsi que des bases légales et réglementaires régissant les institutions scolaires est attendue.

Vous possédez d'excellentes compétences rédactionnelles, une parfaite maîtrise du français et une réelle aisance dans la communication avec des interlocutrices et interlocuteurs variés. Vous maîtrisez les outils informatiques usuels, notamment Word, Excel, PowerPoint, Outlook et les outils collaboratifs.

De bonnes connaissances en comptabilité générale constituent également un atout important.

Votre sens de la collaboration, votre diplomatie et votre entregent vous permettent d'évoluer efficacement dans un environnement institutionnel exigeant. Vous savez conjuguer empathie et fermeté et faites preuve, en toutes circonstances, de loyauté, d'équité, de discrétion et d'un respect absolu de la confidentialité.

Le Département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse a notamment pour mission de donner à chaque élève les moyens d'acquérir les connaissances et les compétences nécessaires à son avenir, de susciter le désir d'apprendre et de se former, et de favoriser le développement de l'autonomie et du sens des responsabilités.

En intégrant la Direction générale de l'enseignement secondaire II, vous contribuerez directement à la qualité et à la cohérence du fonctionnement du Collège de Genève. Vous occuperez une fonction transversale, variée et stimulante, au cœur des enjeux administratifs, pédagogiques et organisationnels de la filière gymnasiale.

Vous bénéficierez des prestations sociales de qualité de l'État de Genève, d'une offre de formation continue importante et variée ainsi que de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours professionnel.​

Nous prendrons connaissance avec intérêt du dossier que vous nous ferez parvenir exclusivement par voie électronique. Celui-ci devra comprendre une lettre de motivation, un curriculum vitae, une copie des diplômes et les certificats de travail.

Seuls les dossiers complets et transmis dans le délai fixé seront pris en considération.

La fonction est soumise à l'annualisation du temps de travail.

Les vacances sont prises durant les vacances scolaires. La ou le titulaire doit pouvoir adapter ponctuellement son horaire aux exigences du service.