Assistante de direction ou assistant de direction

L'enseignement secondaire Il (ES Il) a pour mission de proposer un cursus de formation aux élèves, apprenties et apprentis âgés de 15 à 19 ans et plus dans les domaines de la formation gymnasiale et professionnelle initiale. La structure de l'ES Il compte plus de 2'500 membres du corps enseignant (PE) et plus de 600 membres du personnel administratif et technique (PAT).

Le service enseignement, évaluation et certifications (SEC) de la direction générale de l'enseignement secondaire II est responsable du pilotage, pour l'enseignement secondaire II et tertiaire non HES, des dimensions relatives aux formations et à l'enseignement généralistes et professionnels, à l'évaluation et à la reconnaissance des titres et formations.

Rattachée ou rattaché à la directrice du SEC, la ou le titulaire au poste d'assistante de direction ou assistant de direction aura pour mission principale d'/de :

• Assister la directrice en coordonnant les contacts avec les différents partenaires et en organisant les séances en lien avec les dossiers de la direction.
• Constituer un soutien de haut niveau dans la préparation de documents de diverses natures et contribuer activement aux recherches documentaires : rédaction de courriers, comptes rendus, notes officielles et rapports.
• Gérer le suivi administratif des situations traitées au sein du service : préparation de projets de courriers, prise de procès-verbaux, suivi des échéances administratives et archivage.
• Organiser et coordonner le suivi administratif des séances du service et de la directrice : prise de contacts, planification, établissement des ordres du jour, réservation des salles, envoi des convocations, préparation des dossiers, mise en place des salles et du matériel, suivi et classement.
• Exercer le rôle de relais RH pour le service, notamment en matière de gestion des absences, de convocations et de suivi des entretiens d'évaluation et de développement managérial des collaboratrices et collaborateurs.
• Développer et entretenir les contacts ainsi que la collaboration avec les partenaires internes et externes.
  

Formation :

• Maturité professionnelle commerciale ou formation équivalente.
• Expérience professionnelle d'au moins 5 ans dans un domaine similaire exigée.

Compétences techniques :

• Parfaite maîtrise de la langue française, capacité à rédiger des procès-verbaux et des rapports de séance de manière autonome.
• Très bonne maîtrise des outils informatiques courants (MS Office: Word, Excel, Powerpoint et Outlook).

Compétences générales :

• Très bons sens de l'organisation pour gérer un secrétariat de direction.
• Capacité à prendre des initiatives, à anticiper les besoins et à être force de propositions pour trouver des solutions aux différents problèmes qui peuvent surgir. Sens aigu de l'organisation et de la gestion des priorités.
• Compétences en matière de communication écrite et orale sont requises, étant donnée la nature des interlocutrices et interlocuteurs avec lesquels cette fonction est régulièrement en contact (directrices et directeurs d'école, autorités, élèves, apprenties et apprentis, parents, etc.).
• Discrétion et respect de la confidentialité, rigueur et précision.
• Sens du service public.

Connaissances spécifiques:

• Très bonnes connaissances du système d'enseignement genevois et Suisse.
• Compréhension des enjeux liés à un secrétariat de haut niveau, résistance au stress.
• Connaissance des logiciels (Aigle, SIRH, nBDS) et de l'environnement du DIP.
  

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez elle ou lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants, adolescentes et adolescents.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.  

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'500 collaboratrices et collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.  

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours.

L'organisation de l'activité s'effectue dans le cadre de l'annualisation du temps de travail et les vacances sont prises durant les vacances scolaires.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs) en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération.  

Il s'agit d'un contrat auxiliaire pour une période allant du 1er janvier 2027 au 31 juillet 2027.

Service enseignement, évaluation et certifications (SEC)

Chemin de l'Echo 5A

1213 Onex