Assistante administrative 2 ou assistant administratif 2

​Le département des institutions et du numérique réunit des politiques publiques fondamentales pour la collectivité genevoise, en garantissant notamment l'ordre public et la sécurité de la population, ainsi qu'une transition numérique inclusive et innovante.

Dans le cadre des activités du secrétariat général, vous apportez un support administratif de haut niveau à la conseillère d'Etat et au secrétaire général. Plus spécifiquement, vous vous verrez confier les activités suivantes:

• gérer l'agenda de la conseillère d'Etat et du secrétaire général en binôme avec votre collègue, en cohérence avec l'agenda départemental;
• organiser les séances et évènements sous leur responsabilité, rédiger les procès-verbaux et assurer la diffusion et le suivi des décisions prises;
• gérer l'ensemble du courrier, les courriels et les appels téléphoniques de la conseillère d'Etat et du secrétaire général : assurer la correspondance courante, analyser, prioriser et alerter;
• réunir de manière autonome auprès de sources diverses toutes les informations nécessaires aux séances et décisions, les synthétiser et effectuer des propositions suite à leur analyse;
• préparer, gérer et assurer le suivi de dossiers ou projets spécifiques, confiés par la hiérarchie.

Vous serez par ailleurs amené-e à :

• apporter un appui administratif à un ou plusieurs secrétaire général adjoint.
  

Formation:

Vous êtes au bénéfice d'une maturité gymnasiale ou d'une formation jugée équivalente, assortie d'une solide expérience professionnelle d'au moins trois ans dans le domaine de l'assistanat de haut niveau, au sein d'une administration publique. Le brevet fédéral d'assistante ou assistant de direction ainsi que des connaissances de gestion de projets sont un atout.
Compétences particulières:

Vous avez une excellente organisation, qui vous permet de prioriser et d'anticiper, et disposez d'une capacité d'analyse et de synthèse avérée.
A l'aise dans un environnement exigeant, vous êtes rigoureu.se et travaillez de manière autonome, efficiente et dans le respect de la confidentialité.

Vous aimez l'interaction avec un public divers et savez vous adapter à votre environnement. Votre capacité d'écoute et aisance dans les contacts vous permet d'assurer de bonnes relations avec des interlocutrices et interlocuteurs de tout niveau.

Votre parfaite maîtrise du français et des outils bureautiques usuels vous facilite la rédaction de documents divers.  

​Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité, et où l'égalité entre femmes et hommes est garantie.

Vous rejoindrez un environnement de travail stimulant, au cœur du fonctionnement institutionnel du département, offrant une grande diversité de dossiers et de nombreux contacts avec les différentes entités de l'administration cantonale.

Vous bénéficierez des prestations sociales de l'État de Genève ainsi que de possibilités de formation continue.

​Le poste sera vraisemblablement repourvu à l'interne.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet en utilisant le lien internet en bas de cette annonce.

Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.

En cas d'engagement, il est nécessaire de fournir un extrait du registre des poursuites et du casier judiciaire, ainsi qu'une preuve d'équivalence pour les diplômes étrangers.

Le poste sera vraisemblablement repourvu dans le cadre du service.

14 rue de l'Hôtel-de-Ville

1204 Genève