Secrétaire 2

L'office médico-pédagogique (OMP) prend soin du développement et des apprentissages des enfants et des jeunes du canton à besoins éducatifs particuliers, en situation de handicap ou en vulnérabilités en offrant des prestations de soutiens, de soins et d'enseignement spécialisé.

L'OMP accomplit ses missions en faveur des enfants et des jeunes présentant des troubles de développement notamment des apprentissages, des troubles psychologiques, des défauts de langage, des affections nerveuses, sensorielles ou motrices. L'office offre également une aide dans les cas de polyhandicap, de troubles sensoriels comme la cécité, ou de troubles complexes comme l'autisme. Il met tout en œuvre pour poursuivre ses missions de la manière la plus différenciée et personnalisée possible, et contribue à l'éducation, l'instruction et la formation préprofessionnelle des mineurs du canton dont il a la charge.

L'OMP compte environ 1'790 collaboratrices et collaborateurs, tous statuts confondus.

Afin de le soutenir dans ses nombreuses activités, le service de l'organisation et de la planification (SOP) recherche une secrétaire qui sera, sous la supervision de directrice de service, ainsi que des deux chefs de service, en charge des missions suivantes :

• Prendre en charge la gestion administrative du secrétariat du service (organisation de rendez-vous, d'entretiens et de séances, prise de procès-verbaux, gestion des agendas Outlook, suivi de la boite aux lettres générique du service, préparation de réponses aux courriels) ;
  
• Assurer le suivi administratif des dossiers du service (préparation et mise à jour des dossiers du service, organisation du classement et de l'archivage des dossiers du service) ;
• En coordination avec les collaboratrices et collaborateurs des différents secteurs composant le SOP, veiller constamment à la qualité des données par le biais de contrôles réguliers ;
• Participer à l'élaboration de divers tableaux de bord et à leur tenue à jour ;
• Extraire et traiter des données afin d'alimenter les tableaux de bord ;
• Assurer la coordination et les liens administratifs avec les différents services de la direction générale de l'OMP (DGOMP) et les partenaires externes.

Formation et expérience :

• CFC d'employée ou employé de commerce ou formation jugée équivalente ;
  
• Expérience professionnelle d'au moins 3 ans dans ce secteur d'activité ou dans un poste similaire ;
• Expérience dans le domaine de l'enseignement public, de la santé ou du social.

Compétences particulières caractérisant le poste :

• Excellente écoute et forte capacité d'analyse, avec sens de la synthèse ;
  
• Intérêt affirmé pour le traitement de données et l'exploitation de systèmes d'information ;
• Très bonne connaissance de la suite logicielle Microsoft 365 (Excel, Word, Outlook et PowerPoint ;
• Organisation solide, gestion des priorités et respect des échéances ;
• Rigueur, précision et rapidité d'exécution ;
• Excellente rédaction en français, diplomatie et facilité dans les contacts ;
• Flexibilité et résistance à la pression ;
• Aisance numérique et goût pour les outils collaboratifs ;
• Facilité à apprendre de nouvelles applications ;
• Travail en équipe, en réseau et autonomie selon les missions ;
• Bonne connaissance du système scolaire cantonal ;
• Intérêt pour les besoins particuliers des élèves et les thématiques associées.
  

Le Département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse (DIP) a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et adolescents.

En rejoignant l'un de nos offices ou établissements, vous contribuez directement à la réalisation de ces missions au sein du plus grand département de l'État de Genève, qui compte plus de 11'000 collaboratrices et collaborateurs et offre un environnement riche, diversifié et porteur de sens.

Vous bénéficierez en outre de prestations sociales attractives et de conditions favorables à votre développement professionnel.

Les vacances sont à prendre pendant les vacances scolaires.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions de nous adresser votre dossier de candidature complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs) au moyen du lien électronique ci-dessous.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération et les dossiers de candidature reçus par pli postal ne seront pas retournés.

​Direction générale de l’office médico-pédagogique, Rue David-Dufour 1, 1205 Genève