Secrétaire 2

Le service écoles-médias (SEM) conçoit et met en œuvre la politique du département de l'instruction publique, de la jeunesse et de la formation (DIP) dans le domaine des systèmes d'information (SI), des médias, de l'image et des technologies de l'information et de la communication (MITIC) et de la documentation (DOC).

Le secteur logistique du SEM teste et valide les équipements informatiques et audiovisuels destinés au domaine pédagogique. Il effectue et coordonne les commandes de logiciels, de matériel audiovisuel (MAV) et informatique. Il élabore les configurations de base PC (Windows et Linux) et Macintosh et gère l'inventaire informatique du parc pédagogique. Il assure notamment le support et l'assistance technique aux utilisateurs pour les logiciels éducatifs, les prestations Internet (messagerie notamment), le prêt de matériel et les réparations des équipements audiovisuels.

Vous occuperez un rôle pivot entre le secteur Technique du SEM, les établissements scolaires, les services et offices du DIP ainsi que les partenaires externes. Vous serez principalement chargé/chargée d'assurer le traitement administratif et le suivi des opérations réalisées par le service, notamment les acquisitions, les commandes, les livraisons, les retraits de matériel, les demandes de travaux et les incidents nécessitant un remplacement d'équipement.

Dans ce contexte, vos responsabilités seront les suivantes :

• Vous analyserez et traiterez de manière autonome les demandes standards, coordonnerez les opérations avec les différentes interlocutrices et différents interlocuteurs, et assurerez la traçabilité des dossiers.
• Vous contribuerez également au fonctionnement administratif du service par le suivi des budgets, des factures, des absences, des vacances, des tableaux de bord et de la boîte aux lettres générique. ​
• Vous participerez à l'accueil téléphonique et assurerez la suppléance de votre collègue lors des absences.​
  

• CFC d'employée ou employé de commerce ou formation jugée équivalente.
• 3 à 5 ans d'expérience professionnelle dans une fonction administrative comportant de la coordination, du suivi de dossiers et des contacts avec de multiples partenaires.

• Expérience confirmée dans le traitement administratif de dossiers complexes et le suivi de processus comportant plusieurs intervenantes et intervenants.

• Très bonne capacité d'organisation, de planification et de priorisation des tâches, respect des délais.
• Capacité à gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances.
• Aisance dans l'utilisation des outils bureautiques, notamment Excel, et dans la tenue de tableaux de bord.
• Très bonnes capacités rédactionnelles et maîtrise parfaite du français.
  
• Facilité dans les relations interpersonnelles et capacité à travailler en équipe.
• Sens aigu du service, fiabilité et discrétion.
• Capacité d'analyse et de synthèse.
• Précision dans le traitement des données administratives et financières.
  

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et adolescents.

En intégrant le département, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 11'000 collaboratrices et collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours.

​Les vacances sont à prendre durant les périodes de vacances scolaires. L'organisation de l'activité s'effectue dans le cadre de l'annualisation du temps de travail et l'horaire de travail est lié aux impératifs du service.​

En vue de respecter l'environnement, nous vous remercions de nous adresser un dossier complet (lettre de motivation, CV, copies de diplômes et certificats d'employeurs) en utilisant le lien électronique ci-dessous.  Les dossiers incomplets ou transmis par un autre moyen ne seront pas pris en considération.

SEM

​Rue des Gazomètres 5

1205 Genève