Assistante administrative ou assistant administratif 2

Le département des institutions et du numérique (DIN) réunit les politiques publiques liées à la sécurité dans le canton, au droit de cité et à la migration ainsi qu'au numérique. À travers l'élaboration et la coordination de la politique numérique, le DIN est aussi le moteur d'une transition numérique inclusive et innovante pour l'ensemble du canton. Enfin, il construit le dialogue institutionnel avec les communes en étant chargé des relations avec celles-ci, dont il est par ailleurs l'autorité de surveillance.

Au sein du Secrétariat général, vous assurez, en binôme avec votre collègue, la gestion administrative et le suivi des dossiers en lien avec les activités du Conseil d'Etat et du Grand Conseil pour l'ensemble du département.

Dans ce cadre, vous contribuez à la préparation et au suivi des dossiers soumis au Conseil d'Etat et veillez au respect des processus et des échéances. Vous assurez la coordination avec les directions et offices du département, les secrétaires généraux adjoints ainsi qu'avec la Chancellerie d'Etat et les autres départements.

Vous êtes notamment chargé-e de :

• assurer le suivi administratif des dossiers inscrits aux séances du Conseil d'État et veiller à leur complétude et à leur conformité avant leur transmission à la Chancellerie d'État ;
• coordonner, solliciter et recueillir auprès des directions et offices les éléments nécessaires à la préparation et au traitement des dossiers ;
• identifier et suivre les échéances, priorités et délais, en tenant compte notamment du degré d'urgence des objets traités ;
• assurer le suivi des décisions du Conseil d'État et leur communication auprès des interlocutrices et interlocuteurs concernés ;
• gérer et suivre les objets parlementaires relevant du département, notamment leur attribution aux directions et offices compétents, le suivi des délais et la préparation des dossiers du Conseiller ou de la Conseillère d'État en vue des sessions du Grand Conseil ;
• assurer le suivi des consultations fédérales et des autres objets nécessitant une coordination départementale ;
• tenir à jour les outils de suivi et tableaux de bord liés aux activités du Conseil d'État et du Grand Conseil ;
• participer à l'information et à la formation des directions et offices concernant les processus et procédures applicables ;
  

​Vous participez également à différents groupes de travail et collaborez étroitement avec les autres membres du secrétariat général. Dans un esprit d'entraide et de continuité de service, vous apportez ponctuellement votre soutien aux autres fonctions administratives du secrétariat général en cas de besoin.

​Vous êtes titulaire d'une Maturité gymnasiale ou formation jugée équivalente, assortie d'une solide expérience professionnelle d'au moins trois ans.

Vous possédez une très bonne connaissance du fonctionnement de l'administration publique et des institutions genevoises. Une connaissance des processus du Conseil d'État et du Grand Conseil constitue un atout important.

Doté-e d'excellentes capacités d'organisation, d'analyse et de synthèse, vous êtes en mesure de gérer simultanément plusieurs dossiers et échéances, d'identifier les priorités et de réagir avec efficacité aux urgences et aux imprévus.

Autonome, rigoureux-se et fiable, vous faites preuve d'initiative et d'anticipation. Vous appréciez également le travail en binôme, la collaboration et le partage d'informations indispensables à la continuité des activités.

Votre aisance relationnelle, votre sens de l'écoute et votre diplomatie vous permettent d'interagir avec des interlocutrices et interlocuteurs variés, y compris à un niveau hiérarchique élevé.

Vous disposez d'une excellente maîtrise du français et de bonnes capacités rédactionnelles. Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels de l'environnement Microsoft Office. La connaissance des outils et applications internes à l'État, notamment Aigle et/ou NOVA, constitue un atout.

Discrétion, sens du service public et respect de la confidentialité sont indispensables à l'exercice de cette fonction.

​Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité, et où l'égalité entre femmes et hommes est garantie.

Vous rejoindrez un environnement de travail stimulant, au cœur du fonctionnement institutionnel du département, offrant une grande diversité de dossiers et de nombreux contacts avec les différentes entités de l'administration cantonale.

Vous bénéficierez des prestations sociales de l'État de Genève ainsi que de possibilités de formation continue.

​Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats de travail) exclusivement au moyen du lien figurant au bas de l'annonce.

Seules les candidatures complètes et répondant aux exigences du poste seront prises en considération.

Les dossiers incomplets ne seront pas étudiés.

En cas d'engagement, il est nécessaire de fournir un extrait du registre des poursuites et du casier judiciaire, ainsi qu'une preuve d'équivalence pour les diplômes étrangers. ​

​Rue de l'Hôtel-de-Ville 14 1204 Genève