Secrétaire 3

Le service du protocole assure pour le Conseil d'Etat la permanence et la qualité de ses relations avec les autorités fédérales, cantonales, communales, le monde diplomatique et consulaire ainsi que les organisations internationales installées à Genève.
Il organise également les événements pour le compte du Conseil d'Etat, traite les invitations adressées à l'Exécutif cantonal, accueille les hauts-dignitaires, renseigne le public quant aux règles protocolaires et assure la logistique lors des séances du Conseil d'Etat. ​Dans un service composé de quatorze personnes, la ou le titulaire devra assurer, en collaboration avec une autre secrétaire, les différentes tâches administratives et rédaction​​nelles inhérentes au secrétariat et à la réception du service du protocole.

Plus spécifiquement, elle ou il devra :

• Accueillir les visiteurs, répondre aux appels téléphoniques, ouvrir et distribuer le courrier ainsi que gérer la boîte e-mail générale du service;
• Informer et renseigner le public et les organisateurs (internes et externes) de manifestations sur toutes les questions d'ordre protocolaire (ordre des discours, salutations protocolaires, placement des invités etc.);
• Réceptionner et enregistrer les invitations reçues par le Conseil d'Etat et récolter toutes les informations importantes y relatives, puis renseigner les secrétariats des conseillers d'Etat et les organisateurs des événements sur le suivi de ces invitations;
• En coordination avec les organisateurs, informer les membres du gouvernement du dispositif d'accueil et du déroulement de l'événement auxquels ils participent;
• Tenir à jour l'inventaire des cadeaux protocolaires;
• Mettre à jour la base de données des contacts institutionnels en vue de publipostages et mises sous pli;
• Rédiger et publier des contenus sur le site internet de l'Etat de Genève (ge.ch) en lien avec les activités du service;
• Rédiger diverses correspondances et communications;
• Participer à l'organisation des rencontres, séances, manifestations et réceptions officielles dans le cadre de l'activité du service;
• Toutes autres activités en lien avec un secrétariat.
  

Formation et pré-requis: Maturité professionnelle commerciale ou formation jugée de niveau équivalent, assortie d'une expérience de 3 à 5 années dans un secrétariat de haut niveau et dans la gestion administrative.

​Compétences particulières caractérisant le poste:

• Grande rigueur administrative, sens élevé de l'organisation, discrétion, bonne présentation et goût pour les contacts de haut niveau;
  
• Aptitude à mener plusieurs tâches à la fois, à travailler sous pression, avec rapidité et précision, tout en sachant faire face aux situations imprévues;

• Qualités relationnelles avérées pour travailler en équipe.
  

• Excellente maîtrise du français et de l'orthographe.
• Bonne maîtrise de l'anglais. 
  
• Connaissances du milieu politique et institutionnel genevois et suisse. La connaissance de l'administration cantonale est un atout.

​Compétences informatiques requises:

Excellente maîtrise des outils bureautiques (MS Office).

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Intégrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité, où l'égalité entre hommes et femmes est garantie.

Profiter de prestations sociales de qualité, développer des compétences grâce à une offre de formations continues importante et variée.

Exercer une activité variée, dans un environnement dynamique, au service de la Genève locale et internationale, offrant à la ou au titulaire une vue d'ensemble de l'actualité institutionnelle et politique genevoise.  

​Rue de l'Hôtel-de-Ville 2, 1204 Genève