Secrétaire 2

La direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) a pour première mission de piloter l'enseignement obligatoire en plaçant l'enseignement et le suivi des élèves au centre de sa démarche.

Cette mission est déployée avec le soutien des services des ressources humaines, des finances et de l'organisation et planification du système scolaire.

Dans ce cadre, la DGEO soutient et coordonne les activités de 60 établissements primaires et de 19 collèges du cycle d'orientation.

Pour le secrétariat du cycle d'orientation de la Gradelle, établissement scolaire accueillant des élèves de 12 à 15 ans dans le cadre de leur scolarité obligatoire, le DIP cherche une secrétaire ou un secrétaire à 70%. Cette personne sera en charge de toutes les tâches inhérentes à un secrétariat d'école (accueil, correspondance, suivi des dossiers élèves, des dossiers du corps enseignant ainsi que la gestion des dossiers en lien avec les diverses échéances de l'année scolaire) en collaboration avec les autres personnes en poste et l'équipe de direction.

Les tâches principales consisteront à gérer le suivi administratif des dossiers élèves et du personnel et ponctuellement le service des remplacements :

• Assurer la gestion administrative des dossiers élèves (dossiers d'admission, saisie administrative, correspondance diverse, etc...);
• Garantir la gestion des remplacements du personnel enseignant (assurer la permanence téléphonique, contacter et mandater des remplaçants pour pallier tant les absences prévues qu'imprévues des enseignants);
• Assurer la gestion administrative des dossiers du personnel (dossiers d'engagement, contrat de travail, dossier administratif, correspondance diverse, suivi des mutations, etc...), en collaboration avec l'administratrice de l'établissement;
• Assurer la gestion administrative des absences d'un point de vue Ressources Humaines (facturation, maternité, maladie, accidents, congés de fonction et formation) en collaboration avec l'administratrice ou l'administrateur de l'établissement;
• Gérer les élèves malades/blessés;
• Accueillir, guider et renseigner les familles.
  

CFC employée ou d'employé de commerce, diplôme ou maturité commerciale ou titre jugé équivalent. Une expérience préalable d'au moins 3 ans dans le domaine du secrétariat et de l'administration exigée.

Parfaite maîtrise des outils informatiques courants ainsi que de la plateforme Share Point.

Intérêt pour le milieu scolaire et en particulier capacité d'interaction avec des adolescents (de 12 - 15 ans). Excellent sens de l'organisation et de la planification, esprit de synthèse, capacité à travailler dans l'urgence, à être proactif, à gérer les priorités et respecter les délais.

Bon esprit d'équipe et aisance dans la communication. Compétences rédactionnelles, très bonne maîtrise de l'orthographe française et capacité à rédiger de façon autonome. Sens de l'accueil et du service.

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'000 collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l’État de Genève, riche de la diversité qui en découle et où les engagements susmentionnés accompagneront votre propre développement personnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours.​

Nous offrons un cadre de travail agréable, dans une ambiance dynamique. En contact permanent avec les élèves, les enseignants et le personnel administratif et technique, la personne participera activement aux activités liées à l'école.

Les vacances (5 semaines par an) sont à prendre durant les périodes de vacances scolaires.

Annualisation du temps de travail.

Service des remplacements 2 à 3 matins par semaine (impératif le mercredi matin) dès 6h30.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies de diplômes et certificats employeurs) en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération.​​

Le poste sera vraisemblablement repourvu dans le cadre du service.