Secrétaire 3
Votre mission
La fonction implique la prise en charge des tâches administratives inhérentes à l'organisation et à la mission des opérations foncières. Le cahier des charges comprend principalement la gestion administrative d'un portefeuille de dossiers spécifiques en lien avec les négociateurs en biens immobiliers, ce qui comprend notamment la préparation et le suivi des dossiers confiés par la hiérarchie et la régularisation foncière et financière des accords trouvés.
Dans ce contexte la personne titulaire devra notamment:
- rédiger, mettre en forme et gérer la correspondance papier et électronique, les notes internes, les préavis, les procès-verbaux et décisions de l'office, ainsi qu'organiser les rendez-vous nécessaires;
- préparer et assurer le suivi de dossiers spécifiques confiés par la hiérarchie ;
- procéder à la synthèse de données internes (notes et tableau de suivi) et assurer leur diffusion aux personnes concernées;
- conduire de manière autonomie les projets initiés par le supérieur hiérarchique;
- entretenir des contacts avec des partenaires internes et des mandataires externes, contrôler à ce titre les prestations fournies par ces derniers et assurer le suivi de la facturation;
- assurer la responsabilité de l'archivage électronique et physique des documents.
Votre profil
Formation requise et années d'expérience
Titulaire d’un CFC d’employée ou employé de commerce ou de secrétariat, ou d’un titre jugé équivalent, complété par une expérience professionnelle d’au moins trois ans, idéalement acquise dans le domaine de l’immobilier.
En cas d’engagement, il sera nécessaire de fournir une preuve d’équivalence pour les diplômes étrangers.
Connaissances spécifiques
Maîtrise parfaite de la langue française et compétences élevées en matière de rédaction, aisance dans la prise de procès-verbaux.
Compétences particulières caractérisant le poste
La personne titulaire devra avoir une grande aptitude à travailler de façon autonome, un sens de l'organisation, tout en étant disponible pour servir l'ensemble du service des opérations foncières.
Elle aura le sens des responsabilités, une rigueur avérée dans l'accomplissement de ses tâches ainsi que la capacité de travailler de manière précise et rapide.
Compétences informatiques
Bonne maîtrise des outils informatiques courants (Microsoft Office, notamment de manière avancée Word et Excel).
Vos avantages
Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'égalité, l'impartialité et la disponibilité.
Vous profiterez de prestations sociales de qualités, développerez des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du "DT".
Observations
Seuls les dossiers complets et transmis par le biais du lien situé au bas de l'annonce seront traités.
Le département du territoire accorde la plus haute importance à l’égalité de traitement face à la diversité des genres et des parcours de vie des membres du personnel. Conformément à l’art. 52 du règlement d’application de la loi relative au personnel de l’administration cantonale, à compétences et qualités égales, la préférence sera donnée à la candidature d’une personne dont le genre est sous-représenté.
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Le poste sera vraisemblablement repourvu dans le cadre du service.
Lieu de travail
Rue du Stand 26
1204 Genève