Assistante ou assistant de direction

La direction du pilotage, de la gestion des risques et de la logistique (DPGRL), rattachée au Secrétariat général du département du territoire, occupe une fonction transversale stratégique au sein de l'administration. Elle intervient notamment dans la gestion des risques et de la qualité, le contrôle interne, le contrôle de gestion ainsi que le suivi des plans d'actions départementaux. À ce titre, elle joue un rôle central dans la production et la consolidation du reporting, ainsi que dans la coordination d'initiatives et de projets à l'échelle du département. Évoluant dans un environnement institutionnel exigeant, à forte dimension transversale et impliquant des interactions avec de multiples parties prenantes internes et externes, la direction agit comme un levier de pilotage, de structuration et de sécurisation des activités du département.

Vous assurez un soutien stratégique, organisationnel et opérationnel de haut niveau au secrétaire général adjoint, en garantissant la fluidité de l'information, la qualité des livrables et le respect des priorités dans un environnement complexe. Véritable point de coordination, vous contribuez à la préparation et au suivi des dossiers à enjeux.

Vos missions principales

Assistanat de direction et soutien stratégique

• Préparer, analyser et assurer le suivi de dossiers dans le respect des délais.
• Établir des notes de synthèse, rapports, correspondances officielles et documents d'aide à la décision.
• Mettre en place et tenir des outils de suivi (tableaux de bord, supports documentaires, indicateurs).
• Contribuer à l'amélioration continue des processus administratifs et de circulation de l'information au sein de la direction.

Secrétariat de direction

• Gérer de manière autonome l'agenda du secrétaire général adjoint chargé de la direction et des services rattachés.
• Organiser et coordonner les réunions, comités de pilotages et groupes de travail (logistique, convocations, procès-verbaux, diffusion et archivage des documents).
• Assurer la gestion administrative liée au personnel rattaché à la direction dans le strict respect des règles de confidentialité en vigueur et gérer les absences et les tableaux d'ordre opérationnels.
• Effectuer des commandes de matériel et en assurer le suivi.

Coordination administrative, financière et logistique de projets

• Assurer le suivi administratif de projets transversaux.
• Coordonner les échanges avec les services internes, le Secrétariat général, les autres départements et les partenaires externes.
• Traiter les processus d'engagements financiers et de facturation de manière autonome.
  
• Traiter, consolider et établir des synthèses chiffrées.
  

Formation requise et années d'expérience

• Maturité professionnelle commerciale, maturité gymnasiale ou formation jugée équivalente.
• Expérience confirmée (minimum 5 ans) dans une fonction d'assistanat de direction ou équivalente, idéalement dans un environnement institutionnel ou complexe, et avec 10 années d'expérience professionnelle au minimum.

En cas d’engagement, il sera nécessaire de fournir une preuve d’équivalence pour les diplômes étrangers.

Connaissances spécifiques

• Excellente maîtrise du français, tant à l'oral qu'à l'écrit, avec de solides capacités rédactionnelles.
• Très bon sens de l'organisation, capacité à gérer les priorités et à travailler sous pression.
• Esprit d'analyse et de synthèse, rigueur et fiabilité.
• Discrétion absolue et respect de la confidentialité.
• Aisance relationnelle, sens du service public et capacité à interagir avec des interlocuteurs variés.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques courants (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) et aisance avec les outils numériques collaboratifs.
  

Compétences particulières caractérisant le poste

La personne titulaire devra avoir un sens pointu de l'organisation, faire preuve d'une grande discrétion, et de tact en toutes circonstances. Avoir une bonne résistance à la pression et l'aptitude à travailler aussi bien en équipe que de manière autonome. De caractère flexible, elle ou il devra montrer de l'intérêt pour les travaux variés, et avoir l'esprit d'initiative et le sens du détail.

​Vous intégrerez une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'égalité, l'impartialité et la disponibilité.

Vous profiterez de prestations sociales de qualités, développerez des compétences grâce à une offre en formations continues importante et variée, et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours au sein du "DT".

​Seuls les dossiers complets et transmis par le biais du lien situé au bas de l'annonce seront traités.​

Le département du territoire accorde la plus haute importance à l’égalité de traitement face à la diversité des genres et des parcours de vie des membres du personnel. Conformément à l’art. 52 du règlement d’application de la loi relative au personnel de l’administration cantonale, à compétences et qualités égales, la préférence sera donnée à la candidature d’une personne dont le genre est sous-représenté.

Découvrez nos différents métiers et missions : emploi.dt​

Le poste sera vraisemblablement repourvu dans le cadre du service.

DPGR

Rue David-Dufour 5

1205 Genève​

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