Le déménagement du pôle de protection de l'enfance et du pôle de coordination des prestations déléguées et de surveillance de l'office de l'enfance et de la jeunesse (OEJ) est terminé. Quelque 300 collaborateurs et collaboratrices, soit la moitié de l'office, ont quitté respectivement les locaux du Boulevard Saint-Georges et de la rue des Granges pour rejoindre le quartier de la Pointe Nord, à la route des Jeunes 1 E, dans la tour propriété de la CPEG.
Depuis l'acceptation du plan de projet en novembre 2021, le comité de pilotage* s'est réuni seize fois pour prendre des décisions et partager des informations sur l'avancement du déménagement. Neuf séances Webex et deux spécifiques pour chaque pôle ont été organisées pour tenir au courant l'ensemble du personnel concerné, répondre aux questions relatives au déménagement et rendre compte du travail effectué par les groupes de travail thématiques.
Les chefs de projet sont les mieux placés pour témoigner de la gestion de ce projet titanesque qui les a occupés quasiment nuit et jour ces deux derniers mois. Ils ont œuvré pour que tout se passe bien pour leurs collègues. Entretiens.
Comment avez-vous géré ce projet hors du commun ?
Didier Kneuss, administrateur du DCPDS (DK): Au tout début, nous n'avions pas conscience de la charge de travail que cela allait représenter. En visitant les nouveaux locaux administratifs des hôpitaux universitaires de Genève (HUG) ainsi que ceux de l'Hospice général et en rencontrant les personnes qui avaient suivi ces deux déménagements, toutes nous ont recommandé de nous faire accompagner par des professionnels du secteur. Après un appel d'offres, nous avons choisi la société Aremis pour nous soutenir dans cette aventure. Toute la difficulté consistait non seulement à déménager dans la Tour mais aussi à s'inscrire dans le projet de la Pointe Nord (séances pour tout le site, partage des espaces communs, la chronologie des entités à déménager, etc.). Il a été nécessaire d'avoir un chef d'orchestre pour suivre non seulement le déménagement mais aussi pour proposer un nouveau fonctionnement en synergie entre nos deux pôles du même office, de mutualiser nos moyens et nos forces. Par exemple, l'accueil des enfants est centralisé au rez-de-chaussée avec l'institution d'un partenariat avec les services de Mary Poppins de la fondation 022 Famille.
Stéphane Galli, adjoint scientifique au SPMi (SG): Je n'avais encore jamais participé d'une manière active à un projet d'une telle ampleur, ni même pris en charge le déménagement d'un service. Les seuls déménagements auxquels j'avais préalablement participés était ceux de mon propre foyer. Il est difficile d'imaginer la complexité, le nombre de parties prenantes impliquées ainsi que les connaissances et compétences dont il faut pouvoir faire preuve pour relever un tel défi. Cette expérience, particulièrement stressante, m'a énormément appris. J'ai découvert une multitude d'éléments sur le tas et mis à l'épreuve ma capacité d'adaptation et d'action dans l'urgence. La société Aremis nous a épaulés sur beaucoup de points, comme la gestion des espaces, le choix du mobilier. Elle nous a aidés à faire face à diverses contraintes associées à un déménagement. En accord avec ma hiérarchie et compte tenu de l'importance stratégique de ce projet, il a été possible de repousser ou de décaler l'échéance de projets et activités secondaires dont j'ai la responsabilité.
Laurent Bendayan, chef de service et administrateur du SPMi (LB): Ce projet d'envergure pour nos deux pôles a exigé, dès ma prise de fonction en septembre 2023, que je me mette rapidement dans le bain pour venir épauler l'équipe projet en place. Si, initialement, je n'étais pas censé m'y impliquer autant, j'ai vite pris la mesure des impacts qu'il pouvait avoir sur les équipes, sur le service et sur la nécessité de m'y impliquer pleinement. Ça a été pour moi un défi de taille, d'autant plus que je n'avais aucune expérience préalable dans un projet de ce type et que je prenais ma nouvelle fonction de chef de service – administrateur. Toutefois, j'ai pu compter sur des coéquipiers de projet solidaires et engagés pour atteindre nos objectifs communs. La communication ouverte et la confiance mutuelle a également permis de mettre en commun nos problèmes, nos ressources et d'aider entre autre à la mutualisation de notre réception. Même si ça n'a pas été facile pour moi tous les jours, il reste que ce projet a constitué une expérience enrichissante, tant sur le plan personnel que professionnel. Il m'a également permis d'élargir mon réseau professionnel dans mon domaine d'activité.
Qu'est-ce qui vous a le plus marqué pendant ces mois de préparation ?
DK : Les synergies créées non seulement au sein de notre office mais également entre les départements (DI, DCS et DIP), qui nous ont permis de mener à bien cette mission.
Découvrir et tisser des liens avec des collègues, réfléchir autour de problématiques qui nous ont souvent obligés à sortir de notre zone de confort. Enfin, je retiendrai aussi le fait que la CPEG soit entrée en matière, en acceptant d'installer au 16ème étage de la tour, 24 nids pour des martinets à queue noire à la demande du centre ornithologique de Genève!
SG: Face à un tel projet, qui nous réserve toujours une multitude de surprises, j'ai été impressionné par l'esprit de collaboration et de solidarité entre mes collègues impliqués dans ce déménagement. Nous avons tous partagé et discuté de nos difficultés afin de les résoudre ensemble. Nous avons formé une super équipe sur laquelle nous pouvions compter quand nous étions indisponibles ou lorsqu'il fallait faire face à des situations difficiles. Nous avons développé une forte complicité et sommes devenus des potes!
LB : Outre la complexité d'un tel projet, c'est la variété des décisions à prendre et leur importance. Il ne s'est pas simplement agi de déménager d'un bâtiment à un autre: le dépassement de soi et l'esprit d'équipe ont été cruciaux.
Comment vous sentez-vous dans vos nouveaux locaux ?
DK: Les locaux sont très modernes, très lumineux. Même s'il y a encore quelques ajustements à faire, il est très agréable d'y travailler. La vue à 360 degrés sur Genève est fantastique.
SG : Je m'y sens bien. Le cadre et la vue sont agréables. Je suis toujours encore un peu stressé car il nous reste des éléments à régler dans cette dernière ligne droite. Par exemple, la bonne restitution de notre ancien bâtiment et la gestion de l'après- emménagement (mobilier à déplacer ou à remplacer, demandes d'adaptation et d'intervention concernant notre nouveau bâtiment) etc.
LB : Le soin tout particulier apporté au choix du mobilier dans l'ensemble de la tour fait qu'on s'y sent bien. Et l'extérieur, bien aménagé et arborisé donne l'agréable impression d'un campus.
* Le comité de pilotage était composé de Mesdames Daniela Di Mare Appéré, directrice générale, Armelle Jason Keller, directrice finance et administration, May Piaget, directrice information et communication, Cécilia de Santa Maria, cheffe des ressources humaines, Carlos Sequeira et Stefania Desiderio, respectivement directeur et directrice du pôle de protection et de coordination des prestations déléguées et de surveillance, Marta Perucchi, directrice de la Logistique et la société Arémis. Les deux chefs de projet étaient Didier Kneuss et Stéphane Sfeir administrateur SPMi jusqu'en août 2022, ensuite remplacés par Stéphane Galli, adjoint scientifique et Laurent Bendayan, administrateur dès septembre 2022 avec l'aide de Kevin Gervaix, commis administratif pour le SPMi.