Information fiscale 6/2005 - Frais de représentation des employés dans le cadre de leur activité professionnelle et prise en charge par leur employeur

Détail

Information fiscale 6/2005 - Frais de représentation des employés dans le cadre de leur activité professionnelle et prise en charge par leur employeur

 

Quel est le salaire déterminant pour pouvoir bénéficier des frais forfaitaires de représentation ?

Seuls les cadres ayant un fort devoir de représentation et percevant un revenu d’au minimum 150'000 francs par an peuvent se voir allouer par leurs employeurs des frais de représentation. Cette norme s'applique à un salaire annuel, éventuellement projeté sur 12 mois en cas d'activité inférieure à 12 mois, et pour un taux d'activité de 100%.

Seule la partie du salaire brut total ayant un lien avec l'exercice du devoir de représentation dans le cadre de l'activité lucrative peut être prise en compte.

  • En font partie : les indemnités et allocations diverses, les gratifications, ainsi que toute autre prestation (ex : véhicule de fonction).
  • En sont exclus : les remboursements de frais effectifs, indemnité de départ ou de licenciement.

A noter qu’un collaborateur qui serait absent durant un temps prolongé, maladie de longue durée, accident, service militaire, RHT, etc., ne peut prétendre à percevoir un remboursement de frais sous forme forfaitaire pour ces périodes étant donné qu'il n'a pas exercé son devoir de représentation durant ce laps de temps.

 

Comment se calculent les frais forfaitaires ?

Les frais forfaitaires se calculent par tranche du salaire total selon les taux suivants:

5% de 0 à 250’000 francs
10% à partir de 250'000 francs
Au maximum 100’000 francs par an

Exemple

Salaire annuel : 175’000 francs
Bonus, indemnités, gratifications admis : 125’000 francs

Frais forfaitaires admis pour l’année : 250’000*5% + 50’000*10% = 17'500 francs

 

Quel est le calcul à effectuer pour un engagement inférieur à une année?

Lorsque la durée de l'engagement auprès de l'employeur est inférieure à 1 an, le calcul se fait se fait comme suit : considérez le salaire versé chaque mois, multipliez par 12 (salaire annualisé), additionnez les éventuels autres revenus bruts admis, puis calculez les frais forfaitaires annuels admis selon les taux par tranche, divisez le résultat par 12 et enfin multipliez-le par le nombre de mois travaillés.

Exemple sans bonus

Salaire pour 2 mois :  400'000 francs

Salaire annualisé déterminant les frais forfaitaires : 400'000 / 2 x 12 = 2'400'000 francs par an
Frais forfaitaires annualisés : 250'000 francs x 5% + 2'150'000 francs x 10% = 227'500 francs

Frais forfaitaires admis pour 2 mois: 100'000 (maximum) / 12 x 2 = 16'667 francs
Exemple avec et bonus

Salaire pour 2 mois : 60'000 francs
Bonus durant les 2 mois :  260'000 francs

Salaire annualisé : (60'000 / 2 x 12) + 260'000 = 620'000 francs
Frais forfaitaires annualisés pour 2 mois : 250'000 francs x 5% + 370'000 francs x 10% = 49'500 francs

Frais forfaitaires admis : 49'500 / 12 x 2 = 8'250 francs
Exemple avec indemnité de départ

Salaire pour 2 mois : 60'000 francs
Indemnité de départ (ne doit pas être prise en compte) : 260'000 francs

Salaire annualisé: 60'000 / 2 x 12 = 360'000 francs
Frais forfaitaires annualisés : 250'000 francs x 5% + 110'000 francs x 10% =  23'500 francs
Frais forfaitaires admis pour 2 mois: 23'500 / 12 x 2 =  3'917 francs

 

Protocole d'admission et procédure à suivre

Si la société concernée a fait valider ses directives concernant les frais auprès de l’administration fiscale, ou qu'elle a adopté les directives sur les frais de la FER-Genève (www.fer-ge.ch), nous la dispensons d'établir les listes de collaborateurs concernés citées dans l'information 6/2005 au point C4 par souci d’efficacité.

Par contre, vous voudrez bien faire parvenir à notre administration, pour chaque exercice fiscal, un courrier par lequel vous (ou l'entreprise que vous représentez) certifiez que les frais forfaitaires de représentation alloués aux collaborateurs concernés respectent les conditions fixées par l'Information 6/2005.

Par ailleurs, le point C5 de l'information 6/2005 ainsi que le point 54 du "Guide d'établissement du certificat de salaire et de l'attestation de rentes1" précisent que les directives sur le versement d’allocations forfaitaires pour frais de représentation agrées par le canton du siège sera reconnu par l'administration fiscale genevoise et inversement par les autres cantons.

1 ce guide est disponible sur www.steuerkonferenz.ch (site aussi en français)