"Un bon archiviste est plus utile pour un gouvernement qu'un général d'armée." On prête cette affirmation à Napoléon. L'historienne Chantal Renevey Fry, archiviste du département de l'instruction publique, de la formation et de la jeunesse (DIP) depuis plusieurs décennies, n'est pas suspecte de vouloir être calife à la place du calife. Elle rappelle toutefois que chez les Egyptiens, le vizir, qui était le chef de l'administration et dirigeait le pays au nom du pharaon dont il était les yeux et les oreilles, était également directeur royal des archives. Dès le troisième siècle, chez les Romains, le magister memoriae, dont la fonction première consistait à rappeler à l'empereur les promesses qu'il avait faites, dirigeait la chancellerie impériale. C'est dire l'importance historique que l'on reconnaît à ce matériel.
Patrimoine
La déclaration universelle sur les archives publiées par l'ICA (Conseil international des archives) précise quant à elle que les archives constituent notamment "un patrimoine unique et irremplaçable transmis de génération en génération" et qu'elles revêtent "un caractère essentiel pour la conduite efficace, responsable et transparente des affaires, la protection des droits des citoyens, la constitution de la mémoire individuelle et collective, la compréhension du passé, la documentation du présent et la préparation de l'avenir". C'est dire pourquoi les archivistes s'engagent pour que "la gestion des archives soit valorisée et pleinement exercée au sein de tout organisme public et privé qui crée et utilise des archives dans le cadre de ses activités."
Garder, jeter
Dans le canton de Genève, cette ambition est reprise dans la loi sur les archives (LArch), qui fixe les principes devant régir leur gestion, leur conservation voire leur destruction. Ceci contraint les archivistes à réfléchir et anticiper sur l'évolution technique des supports, leur pérennité… mais aussi à édicter des règles claires à destination de toutes les collaboratrices et les collaborateurs du Département quant aux bonnes pratiques.
Pour faire court, on retiendra que les archives ne sont pas des poubelles: on doit donc détruire les papiers de corbeille. Sont concernés les doubles, la documentation reçue de l'extérieur, les documents reçus pour information, les brouillons et versions intermédiaires, les ordres du jour repris dans les procès-verbaux, les invitations refusées… Doivent en revanche être conservés : les documents engageants, soit les pièces qui documentent les activités du service et les informations permettant d’en comprendre l'élaboration et le mise en œuvre ainsi que les prises de décisions et les actions du service. Ces dossiers permettent dans un premier temps à l’Etat de fonctionner au jour le jour, sont ensuite nécessaires à prouver son action et la manière dont il a pu agir envers les personnes concernées et se révèlent in fine précieuses pour écrire l’histoire de l’administration.
Recommandations
Des recommandations ont été émises concernant tous les médias (courriers, courriels…) et leur plan de classement. Pour en savoir plus, rendez-vous sur l’intranet des archives du DIP ou sur le site internet des archives d’Etat (rubrique « Gérer des archives »).
Lettre interne d'informations départementales -
article de l'édition du 13 juin 2023