Catalogue
Le catalogue recense les fichiers des institutions publiques genevoises comportant des données personnelles et permet aux citoyennes et citoyens de faire valoir leurs droits en matière de protection des données personnelles. Il est dressé, tenu à jour et rendu facilement accessible par le préposé cantonal (art. 43 LIPAD).
Avec cet outil, toute personne physique ou morale de droit privé peut connaître les noms et descriptions des fichiers contenant des données personnelles, ainsi que la personne à contacter pour obtenir toute information. En effet, toute personne peut demander par écrit à une institution publique genevoise si des données la concernant sont traitées par celle-ci (art. 44 LIPAD).
Ce catalogue contient la liste des institutions publiques genevoises soumises à la loi. Pour chaque institution publique, il est possible de voir quels sont les fichiers de données personnelles qui ont été annoncés en application à la loi, soit :
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les fichiers de données personnelles qu'elle tient,
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les accès accordés sur ces fichiers à d'autres institutions.
Pour chaque déclaration, sont précisés :
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le nom de l'institution publique concernée,
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les coordonnées d'une personne de contact désignée par l'institution,
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les accès accordés à d'autres institutions,
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l'objet du fichier,
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une brève description du contenu des informations traitées,
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le type de données contenues,
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les bases légales du traitement,
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l'état de validité ou la fréquence de mise à jour et de l'épuration des informations traitées.
Les fichiers éphémères (durée de vie n'excédant pas un an) ne recensant ni données personnelles sensibles, ni profils de la personnalité, sont exemptés de l'enregistrement au catalogue des fichiers.
Liste des institutions
La loi s'applique à toutes les autorités cantonales et communales, qu'elles relèvent du pouvoir exécutif, législatif ou judiciaire du canton de Genève, à leur administration ainsi qu'aux commissions qui leur sont rattachées.
Sont également soumises à la loi les établissements de droit public du canton ou des communes, à leurs organes, leur administration et aux commissions qui leur sont rattachées. A noter qu'il peut aussi s'agir de groupements intercommunaux.
La loi s'applique encore aux personnes morales de droit privé ou à d'autres organismes, par exemple des associations, au sein desquels la participation financière ou le subventionnement du canton ou de la commune atteint la moitié du capital social ou est égal, voire supérieur à la moitié du budget de fonctionnement (au minimum CHF 50'000.-).
S'agissant du volet transparence de la loi, soit en particulier de l'accès aux documents, le champ d'application de la loi s'étend, en outre, aux personnes physiques et aux personnes morales de droit privé qui se voient confier un mandat d'une administration publique.
Si vous souhaitez obtenir l'accès à un document détenu par une institution publique ou poser des questions concernant le traitement de données personnelles par l'une de ces institutions, il convient de vous adresser à la personne chargée de conseiller en matière de transparence et de protection des données qui a été désignée comme « responsable LIPAD ».
Le catalogue des fichiers tenu par le Préposé cantonal contient la liste des institutions publiques cantonales et communales soumises à la loi avec les noms des responsables LIPAD. Le catalogue contient les fichiers de données personnelles traités par ces différentes entités.
Si vous souhaitez annoncer un changement de responsable LIPAD au sein de votre institution ou si vous constatez que votre institution est absente du catalogue, nous vous remercions de nous contacter : ppdt@etat.ge.ch