L'année dernière, le Genève Lab a initié et accompagné une initiative qui n'avais jamais été mise en ouvre au sein de l'office cantonal des système d'information et du numérique (OCSIN).
Ce « Challenge OCSIN » consistait à laisser des équipes auto-constituées s'emparer d'un problème de leur choix et proposer une solution, sous forme de prototype ou une maquette.
Au delà des solutions proposées, ce Challenge visait également à insuffler un esprit d’innovation à l’OCSIN, valoriser les compétences des collaborateurs, et à leur permettre de mieux se connaître.
La direction de l'OCSIN a joué le jeu, malgré les nombreuses inconnues auxquelles tout le monde devait faire face au début du challenge.
Après une séance d'idéation collective, 4 équipes de 3 à 5 personnes ont décidé chacune de s'emparer d'un problème à résoudre. Du temps leur était alloué sur leurs heures de travail, ainsi qu'un petiit budget (acquisition de matériel, de logiciel temporaire, etc.).
Les 4 Challenges :
1. Réseau social d'entreprise :
Cela a démarré avec le constat qu’au sein de l’OCSIN, on trouve de façon disséminée des informations sur des évènements, comme une exposition de peinture faite par une collègue, un rendez-vous pour aller se baigner dans le lac pour préparer la coupe de Noel, etc. Le prototype a consisté à rechercher et tester une plateforme qui permette de gérer un réseau social d’entreprise, afin de pouvoir :
- Annoncer des évènements internes et externes en un seul endroit ;
- Montrer ses compétences ;
- Partager divers articles.
Très simple d’usage, la plateforme identifiée a montré qu’avec juste quelques fonctionnalités on pouvait rapidement créer un réseau. Une manière vraiment smart de faire émerger des compétences cachées.
2. Aide à la saisie des temps passés (timesheet)
Ce deuxième projet est né du constat que saisir ses temps n’est pas toujours la tâche la plus fun de la semaine. Pour nous aider, cette équipe a imaginé utiliser un objet du commerce, un dodécaèdre équipé d'un accéléromètre.
Il suffit de le poser sur son bureau et à chaque fois que l'on change de tâche, on le tourne sur la face correspondante pour que les temps s’enregistrent automatiquement. Il y a la fois un côté ludique et tangible, qui complètent bien le digital avec lequel on travaille habituellement.
3. « Reine des salles »
Trouver une salle de réunion libre devient parfois compliqué, lorsqu'elles sont toutes réservées. Cependant, malgré des réservations effectives, elles ne sont pas toujours occupées. Différents pointages ont montré qu'un quart d'entre-elles étaient en effet libres ! Ce troisième projet visait à équiper une salle de réunion pilote avec un capteur de présence, qui permettait de signaler son occupation effective ou non. Cela permettait ainsi de libérer à nouveau cette salle de réunion.
4. « OXINA »
Deux objectifs étaient visés par ce quatrième projet : expérimenter un nouveau mode conversationnel - chatbot - et permettre de facilement savoir où se situe le bureau d'un-e collègue. Le prototype a permis de mettre en place un chatbot interne, qui va puiser les informations dans différents référentiels.
Oxina s'est également rapproché du projet Reine des salles. Le chatbot permet aussi de connaitre la disposibilité réelle de la salle de réunion.
La direction générale de l'OCSIN souhaite dorénavant tester de manière plus poussée certains de ces prototypes. Une étude pourrait être initiée en ce qui concerne le réseau social d'entreprise. Pour le chatbot, il sera inclu dans un programme plus vaste, qui englobe déjà 2 autres chatbots. Tandis que Reine des salles s'appuiera sur un projet actuel, afin de bénéficier d'une infrastructure de production.
Outre les résultats tangibles, il faut aussi souligner qu'en peu de jours de travail effectif, nos collègues ont réussi à montrer que parvenir à un résultat très intéressant est possible. Par ailleurs, ils ont pu parfois acquérir des compétences sur un nouveau sujet et surtout ils l’ont fait dans la bonne humeur. Cela a aussi été l’occasion de voir émerger des talents et de la motivation.
Au vu du succès de cette première édition, il est fort probable qu'un nouveau Challenge Innovation soit initié en 2020, avec un dispositif amélioré, tenant compte des leçons apprises durant l'édition 2019. Lors de la présentation au Forum de fin d'année de l'OCSIN, un rapide sondage a montré que sur 93 personnes, 20 ont souhaité participer à la deuxième édition du challenge en 2020, 43 peut-être et 30 non.
Genève Lab est fier et heureux d'avoir pu activement contribuer à ce premier challenge OCSIN. Dans la logique de dissémination que nous pronons, le pilotage de l'édition 2020 sera assuré par un collègue.