Parmi les différentes mesures qui peuvent être envisagées pour gérer une situation conflictuelle dans le contexte de travail, il existe la convention de respect.
La connaissez-vous ?
Cet outil à disposition des responsables hiérarchiques/RH s’inscrit dans le panel plus large des actes managériaux permettant une gradation des actions envisagées lors de tensions relationnelles entre des membres d’une équipe (comme des entretiens informels individuels ou communs, des entretiens de conciliation, la délégation de médiation, le rappel formalisé des attentes en termes d’attitude et de collaboration, la convention de respect, ou encore le transfert ou l’entretien de service).
Les objectifs de la convention de respect
La convention de respect a pour objectif de rétablir des relations de travail respectueuses et fonctionnelles, telles que décrites notamment à l'art. 21 let. a) RPAC. Elle peut être utilisée dans des contextes où la hiérarchie/RH constate un cadre de collaboration non respectueux, ou en est informée par une personne concernée ou par un tiers (collègue, GDC, etc.).
Une démarche constructive
Une convention de respect est une mesure de gestion qui se veut constructive et formalisée.
Elle est constructive dans le sens où il ne s’agit pas d’une sanction, quand bien même la situation concerne une attitude inadéquate ou irrespectueuse. La démarche n'est pas limitée au cadrage ou au rappel des attentes mais dénote aussi la capacité des personnes à faire un effort pour résoudre un conflit en s'engageant à des changements concrets. Si toutefois la convention de respect ne devait pas parvenir à son objectif, la situation pourrait devoir par la suite être traitée plus formellement, voire de manière disciplinaire.
La démarche vise prioritairement à évoquer des faits, à ce que les personnes concernées prennent conscience de comportements problématiques qu’elles ont adoptés ainsi que des conséquences de ceux-ci, et à ce qu’elles s’engagent à y remédier. Cette approche nécessite une prise de recul et vise la responsabilisation des personnes en conflit.
Une démarche formalisée et des engagements volontaires
La convention de respect est une démarche formalisée : dès lors que la hiérarchie/RH l’initie, le processus avant signature est obligatoire pour les personnes concernées. Des entretiens individuels ainsi que, selon les situations, des entretiens de confrontation des points de vues sont mis en place, à l’issue desquels une convention de respect peut être rédigée. Les engagements réciproques étant volontaires, la convention entre en vigueur par la signature des personnes concernées. La convention ainsi que les notes concernant l’ensemble du processus sont versées dans les dossiers personnels en question, pour une durée de trois ans.
Des engagements concrets
A la différence d’une médiation, dont le contenu des échanges est strictement confidentiel pour les RH ou les hiérarchies, lesquelles ne connaissent ainsi pas les éventuels engagements réciproques des médiés, une convention de respect porte sur un contenu ouvert. En effet, les attitudes ou comportements spécifiques qui ont posé problème et se sont avérés conflictuels sont connus de chacune des personnes concernées. La convention de respect les décrit précisément, ainsi que les engagements concrets et spécifiques de la ou des parties concernées. L’observation de l’évolution attendue est ainsi facilitée.
Qui initie le processus?
Dans le cadre de la gestion d'un conflit, la convention de respect peut être initiée par les RH et les hiérarchies, et les collaborateurs peuvent la suggérer à ceux-ci. Le Groupe de confiance peut également la préconiser dans le cadre de ses démarches informelles.
L'accompagnement des RH et/ou de la hiérarchie est nécessaire pour sa préparation et sa mise en œuvre.
Conditions pour la mise en place d’une convention de respect
Une convention de respect suppose que la hiérarchie et les RH qui décident de la mettre en place aient procédé à une évaluation préalable de la situation et soient parvenus à la conclusion qu’une gestion constructive est appropriée dans le cas d’espèce. Par exemple, pourrait-elle être utile après qu’un recadrage formel ou qu’une gestion à caractère disciplinaire ont été écartés ou effectués préalablement? La gestion formelle ou disciplinaire pourrait-elle être utilement complétée par une telle convention?
Une convention de respect pourrait par exemple être envisagée dans la suite d’une médiation proposée, ou déléguée, mais qui n’a pas pu se mettre en place, par refus de l’une des personnes concernées. Elle peut notamment être mise en œuvre dans les situations où des attitudes inadéquates commencent à s’installer, comme par exemple ne plus se saluer ou hausser régulièrement le ton dans les échanges, ou tenir des propos critiques devant des tiers.
Points d’attention
Engagements spécifiques mutuels ou unilatéraux:
Au regard de la situation à gérer, il est important que la hiérarchie/RH s'assure non seulement de la pertinence de la convention de respect, mais aussi de sa forme s’agissant des engagements spécifiques mutuels (quand la responsabilité est partagée) ou unilatéraux (quand les actes problématiques sont imputables de manière prépondérante à une d’entre elles). Ce choix, fondé sur l'analyse de la situation par la hiérarchie/RH, est nécessaire afin que la personne qui subit le comportement inadéquat de l'autre partie à la convention ne se voie pas imposer une convention bilatérale, et réciproquement qu'une personne ne doive pas répondre à des engagements spécifiques unilatéraux alors que les torts sont partagés.
Cette distinction est indispensable, même s’il parait à première vue plus simple de choisir une convention avec engagements mutuels, alors que dans le cas d'espèce cela ne se justifie pas.
Au cas où une personne ne reconnaitrait pas sa part de responsabilité, la hiérarchie/RH pourrait néanmoins rédiger une convention dans laquelle sera indiqué que la personne ne reconnait pas être l'auteur ou l’autrice des actes inadéquats évoqués et accepte de s'engager dorénavant à avoir un comportement correct.
Concernant son élaboration:
L'élaboration de la convention est un processus nécessaire et préalable à la signature de celle-ci, qui se construit à travers les entretiens individuels et communs des personnes concernées, en présence de la hiérarchie/RH.
Ce processus est incontournable car il permet à la hiérarchie/RH d’expliciter aux personnes concernées le sens, les objectifs et les enjeux de la démarche, les attentes en termes d'attitude et/ou de propos ainsi que de collaboration, et aux personnes concernées d'être entendues dans leurs difficultés, de prendre conscience des conséquences de leurs comportements problématiques et des attentes de leur employeur pour y remédier. Ce processus permet aux personnes concernées d’envisager la convention de respect comme une démarche constructive, d’où son importance.
Son élaboration nécessite du temps, tant pour la hiérarchie/RH que pour les personnes concernées, ce qui permet d'en gagner par la suite car le processus de co-construction favorise l'adhésion des personnes, leur engagement, leur prise de responsabilité et partant, la réussite de cette démarche.
Concernant la rédaction de la convention:
La convention se rédige à l'issue du processus d'entretiens par la hiérarchie/RH. Ainsi, en plus du texte pré-rédigé qui fait référence aux obligations générales découlant du RPAC et aux principes éthiques, il s'agira de faire référence aux comportements spécifiques qui ont posé problème, et de citer les engagements concrets et précis des personnes concernées, nécessaires à une collaboration correcte et respectueuse. A contrario, une convention établie sans entretiens préalables peut vraiment braquer les personnes et freiner leur engagement dans la démarche.
Concernant sa signature:
La signature des parties à la convention a lieu au terme de ce processus d'élaboration, représentant l'aboutissement de celui-ci et traduisant l'engagement et la volonté de toutes les personnes concernées.
En regard de notre expérience, laisser la liberté à l’une des personnes de ne pas signer la convention tout en la considérant comme entrée en vigueur conduit à un déséquilibre, une « prise de pouvoir » qui empêche la réalisation des engagements réciproques par défaut de volonté d’une partie.
Concernant le suivi de la convention de respect:
Le suivi des objectifs par la hiérarchie/RH est important car il permet de soutenir les personnes dans leurs engagements et de s'assurer que ceux-ci soient remplis. La forme que ce suivi prendra doit être intégrée dans la convention, à savoir les points de situation, leur durée et leur fréquence. Chaque point de situation fait l'objet d'une brève synthèse écrite par la hiérarchie/RH qui a mené l'entretien. Le suivi est clos dès lors que la situation s'est durablement améliorée. La convention et les notes de synthèse sont jointes au dossier des personnes concernées. Après trois ans, elles pourront être retirées du dossier, sur demande.
Est-ce que cette démarche serait utile pour une situation que vous devez traiter?
En tant que hiérarchie, nous vous encourageons à faire appel à votre personne référente RH pour obtenir plus d'information.
Lien vers la fiche MIOPE
Auteur-e-s: rédaction collective du Groupe de confiance