Conformément aux directives fédérales sur la détermination et l’orthographe des noms de ressortissants étrangers dans le domaine des étrangers, les noms d’étrangers doivent être saisis sur la base de la zone du passeport lisible à la machine (Machine Readable Zone - MRZ). Cette manière de procéder assure une concordance entre le titre pour étrangers et le passeport lors de l’examen électronique des documents au moment du passage de la frontière.
Toutefois, dès qu’un fait d’état civil se produit en Suisse et que, partant, une identité est déclinée, cette identité d’état civil est considérée comme le nom officiel et saisie dans le système informatique comme identité principale qui apparaît au dos du titre de séjour.
Le nom de famille ajouté du mari ou de la femme (nom d'usage) figurant dans les documents d'identité, ainsi que l'adjonction « épouse / époux de » ne font pas partie du nom officiel selon le droit étranger.