Secrétaire 2

​L'administration fiscale cantonale (AFC) a pour mission la perception de plus de 80% des revenus de l'Etat. Ils servent à financer l'ensemble des infrastructures et des services indispensables au bon fonctionnement de la collectivité tels que la formation, la santé, le social et la sécurité.

L'AFC compte plus de 600 collaboratrices et collaborateurs répartis sur 7 directions et constitue l'office le plus important du département des finances, des ressources humaines et des affaires extérieures. Elle a également pour mission de procéder au calcul des impôts des contribuables genevois (330'000 personnes physiques, 40'000 personnes morales et 190'000 imposés à la source) et d'encaisser les créances fiscales pour le compte de l'Etat, des communes et de la Confédération, soit 13.8 millards d'impôts collectés, permettant à l'Etat de remplir son rôle de prestataire.

Vous assurerez un rôle central au sein de deux directions, celle des affaires fiscales et celle des affaires juridiques de l'AFC. Vous garantirez la qualité, la fiabilité et la fluidité des secrétariats respectifs, tout en soutenant les collaboratrices et collaborateurs des deux directions.

Vos tâches principales seront les suivantes :

Gestion administrative de la direction des affaires juridiques

• réception, scan, enregistrement et suivi du courrier (postal, électronique, interne) entrant et sortant (décisions, recours, correspondances diverses) ;
  
• mise à jour de l'application R‑Juris et des listes associées (AVDT, retraits, etc.) ;
  
• constitution, préparation et liquidation des dossiers de recours ;
  
• gestion de la boîte aux lettres R‑Juris et des BAL Outlook (générique et personnelle) ;
  
• rédaction de courriers types et réponses téléphoniques aux contribuables et mandataires ainsi qu'aux greffes ;
  
• organisation de réunions et établissement de pv, tenue de l'agenda de la direction, gestion des réservations de salles ;
  
• mise en place et maintien d'un système de classement fiable ;
  
• archivage des dossiers.
  

Gestion administrative de la direction des affaires fiscales

• réception, scan, enregistrement dans R-AFF et suivi du courrier (postal, électronique, interne) entrant et sortant (décisions, recours, correspondances diverses) ;
  
• réception, lecture, tri et répartition du courrier (postal, électronique, interne) ;
  
• préparation et gestion des accusés de réception ainsi que la mise en page de lettres, rapports, supports de cours, projets de lois ;
  
• gestion de la boîte Outlook générique et traitement des messages internes/externes ;
  
• réception et traitement des demandes d'arrangement dans R‑AFF ;
• mise à jour continue de R‑AFF ainsi que du Work flow tout au long des procédures de négociation ;
  
• insertion de tous les documents liés aux dossiers ;
  
• notification mensuelle des dossiers terminés ;
  
• gestion du tableau d'attribution des dossiers  et des formations aux conseillers fiscaux ;
  
• gestion des outils avec la réalisation des tests de l'application R-AFF, la création de codes.

Accueil et communication

• réception et tri des appels téléphoniques, transmission des messages ;
  
• réponses de premier niveau (procédures, états d'avancement, exonérations) ;
  
• accueil des mandataires et contribuables lors des rendez‑vous.
  

Gestion de la bibliothèque de l'AFC

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employée ou d'employé de commerce ou d'une formation jugée équivalente, complétée par une formation continue d'une année dans les domaines administratif ou juridique (tel que le certificat d'assistante ou d'assistant en gestion ou d'assistante ou d'assistant juridique).

Par ailleurs, vous démontrez une expérience confirmée de 3 à 5 ans dans la gestion d'un secrétariat, idéalement dans un environnement administratif, fiscal ou juridique.

Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels ainsi que les applications internes mises à disposition et êtes à l'aise avec les plateformes collaboratives et les logiciels métiers.

Dotée ou doté d'un excellent sens de l'organisation, vous travaillez avec méthode, précision et discrétion. Vous savez gérer les priorités, respecter des délais stricts et faire face à une charge de travail fluctuante. Votre autonomie s'accompagne d'une réelle capacité à collaborer avec vos collègues et à contribuer activement à la vie du groupe.

Vous faites preuve d'aisance dans les relations humaines et appréciez le contact avec le public. Votre communication est claire, rigoureuse et adaptée à des interlocuteurs variés, qu'il s'agisse de juristes, de directions, de greffes judiciaires, de mandataires ou de contribuables.

Vous travaillerez au sein de la direction des affaires juridiques (22 personnes) et des affaires fiscales (17 personnes) et serez ainsi en contact avec une grande diversité d'interlocuteurs et, au quotidien, en lien avec vos collègues directs respectifs.

Vous contribuerez à la mise en œuvre d'une prestation de service public indispensable au bon fonctionnement du canton en intégrant deux services stimulants et offrant une opportunité d'acquérir une expérience riche et unique en combinant deux domaines exigeants – fiscal et juridique.

En dernier lieu, l'Etat de Genève est attentif à fournir un environnement de travail de qualité favorisant une culture de responsabilisation, d'autonomie, de collaboration, de confiance et de résultat. Conscient que la qualité de ses prestations en dépend, il crée les conditions qui permettent à chacune et chacun de travailler dans un climat de respect et de compréhension.

Présence obligatoire le mercredi.

Les offres de service étant gérées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de ce message. Vos documents pourront faire l'objet d'une vérification.

Seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas traités.

Hôtel des finances

Rue du Stand 26

1204 Genève