Adjoint.e adminitratif.ve support logistique et finance à 100% (auxiliaire 6 mois)

Vous êtes chargé.e d'assister la direction du Ministère public dans ses activités administratives, financières et logistiques.

Vous serez également amené.e à collaborer à la réalisation de projets ou d'activités institutionnels, transversaux ou de service, notamment en lien avec ces domaines.

A ce titre, il vous appartient notamment de :

A. Dans le cadre de vos activités en lien avec votre fonction d'assistant.e de direction  dans ses activités administratives et financières                                                                                                                                                                        

• Préparer et contrôler les factures et notes de frais de la juridiction pour validation et en assurer le suivi ;
• Gérer les rappels et tenir à jour la liste des factures ;
• Gérer les demandes de prise en charge des frais de formation des collaborateur.trice.s et des magistrat.e.s et assurer le suivi financier des formations suivies ;
• Tenir à jour les espaces IntraPJ de votre compétence ainsi que les listes de distribution ;
• Développer, mettre en place voire améliorer les outils de contrôles financiers (suivi des factures, ordre de paiement, etc.) ;
• Participer à l'analyse des indicateurs de pilotage, les exploiter statistiquement et mettre en évidence les points clés à l'attention de la gouvernance, notamment dans le domaine financier (CFI mensuel) ;
• Rédiger des rapports, notes ou autre document à la demande de la direction ou procéder à des synthèses de rapports ou de documents en lien avec son domaine d'activité ;
• Suppléer dans ses tâches l'assistant.e administratif.ve du/de la directeur.trice.

B. Dans le cadre de vos activités en lien votre rôle de répondant.e logistique

• Etre référent.e en matière de support immobilier et mobilier et faire le lien/être l'interlocuteur.trice de la direction de la logistique dans ces domaines ;
• Planifier les déménagements, les annoncer à la direction de la logistique et participer à leur organisation ;
• Contrôler les demandes d'évolution logistique en analysant le besoin ainsi que la priorité de celle-ci ;
• Annoncer à la direction de la logistique notamment auprès du SSPJ, toutes les informations pertinentes en termes d'accès aux locaux (arrivées/départs, besoin de nouveaux accès, etc.) ;
• Organiser, sous l'angle logistique (poste de travail, matériel, etc.) l'arrivée ou le départ d'un magistrat.e ou collaborateur.trice ;
• Etudier, participer à la conception mais également proposer des plans de réaffectation et/ou de réaménagement des locaux tout en tenant compte des règles et normes en vigueur.

Maturité professionnelle commerciale ou formation jugée équivalente

Formation HES constitue un atout.

5 ans au sein d'une administration dont idéalement 3 en milieu judiciaire.

Excellente connaissance des processus administratifs et métiers au sein d'une juridiction.

Grande aisance rédactionnelle.

Très bonne connaissance de l'administration et des institutions cantonales et du Pouvoir judiciaire en particulier.

Compétences attendues :

• Rigueur et précision ;
• Esprit de synthèse ;
• Flexibilité ;
• Autonomie, indépendance et proactivité ;
• Force de proposition ;
• Sens de l'organisation, de la planification et gestion des priorités ;
• Communication et entregent ;
• Sens de l'accueil et facilité de communication orale et écrite ;
• Coopération et esprit d'équipe ;
• Sens du service public.

Connaissances spécifiques :

• Excellentes connaissances des processus et procédures administratives au niveau d'un état-major ; 
• Bonnes connaissances techniques du bâtiment ;
• Maîtrise des outils de gestion administrative RH et finance ;
• Connaissances en gestion de projets ;
• Connaissances générales du droit et de l'organisation judiciaire ;
• Compréhension des métiers de la justice et de l'organisation du Pouvoir judiciaire ;
• Excellente maîtrise des outils informatiques, essentiellement Excel et Visio.

Prestations sociales de qualité.

Casier judiciaire vierge indispensable.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs, PV des résultats d'examen au brevet et à l'université) en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération.

Ministère public
Route de Chancy 6b
1213 Petit-Lancy