Secrétaire 2 - auxiliaire

La ou le titulaire sera en charge du service de gestion des absences (SGA) et s’occupera des absences du personnel enseignant. Elle ou il assurera la communication des informations aux différents services de l’école, s'occupera de trouver des remplaçants pour garantir le bon déroulement des cours et effectuera le suivi de ces derniers afin d’assurer un enseignement de qualité. 

La ou le titulaire sera aussi chargé d’assurer la gestion administrative des dossiers des élèves en collaboration avec les doyens ainsi que toutes les activités courantes d'un établissement scolaire, notamment la saisies et mises à jour des différentes bases de données, la correspondance, l'organisation de séances, la prise et la rédaction de procès-verbaux, l'élaboration, la production et la mise à jours de documents divers. Elle ou il sera également en charge de dossiers administratifs en collaboration avec le directeur et l'assistante de direction.Elle ou il fera partie d'une petite équipe dynamique et participera ponctuellement des opérations engageant l'ensemble du secrétariat.

• CFC d’employée ou d'employé de commerce et formation complémentaire utile au poste, ou titre reconnu jugé équivalent.
• Expérience professionnelle de 3 ans minimum dans le domaine du secrétariat et de l'administration.
• Excellent sens de l'organisation et de la planification, esprit de synthèse, capacité à gérer les priorités et respecter les délais. Aptitude à travailler de manière autonome et en équipe (partage des informations). 
• Excellente maîtrise du français (écrit et oral). 
• Qualités avérées dans les relations humaines (disponibilité, écoute, empathie et ouverture d'esprit).
• Maîtrise pointue des outils informatiques courants (SMOG et SIRH, un atout).
• Intérêt pour le milieu scolaire et très bonnes connaissances des structures et du fonctionnement des institutions genevoises.
• Connaissances des règlements du DIP, des lois et des procédures qui s'y rapportent.

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et des adolescents.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'500 collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d’évolution tout au long de votre parcours.

Les vacances doivent être prises durant les vacances scolaires. L'organisation de l'activité s'effectue dans le cadre de l'annualisation du temps de travail. 

Le poste nécessite une présence quotidienne, dans la limite du taux d’activité, dès 7h30.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération.

Il s'agit d'un poste à durée déterminée jusqu'au 31 décembre 2025.

École de commerce Nicolas-Bouvier