Assistante ou assistant de direction auxiliaire à 100%

Au sein du secrétariat du Commandant adjoint de la Police, la ou le titulaire sera amenée ou amené à assurer les tâches courantes attribuées à une assistante ou un assistant d'un secrétariat de direction.

La ou le titulaire aura pour activités :

• d’assister le Commandant adjoint de la Police ;
• prendre en charge de façon autonome toutes les tâches administratives et opérationnelles liées au secrétariat du Commandant adjoint, impliquant l'examen complet des dossiers et des situations particulières, la prise de décisions et l'analyse complète des dossiers et des rapports ;
• gérer, anticiper et organiser quotidiennement l’emploi du temps du Commandant adjoint au moyen de l’échéancier et de l’agenda, organiser ses déplacements ;
• gérer la BAL du Commandant adjoint, détecter les urgences et préparer des projets de réponse de manière autonome ;
• rédiger des courriers de manière autonome ;
• préparer les ordres du jour des séances de l'état-major du service, en assurer l’organisation (logistique, réservation, etc.), compiler les documents y relatifs et rédiger les procès-verbaux;
• prendre des auditions (droit d'être entendu) des collaboratrices ou collaborateurs dans le cadre de procédures disciplinaires, sous la Direction de la Commandante;
• extraire des informations contenues dans des rapports et en faire la synthèse (par exemple dans le cadre de doléances);
• vérifier que les dossiers soumis au Commandant adjoint soient complets et dans le cas contraire prendre les initiatives nécessaires pour y parvenir;
• assister le Commandant adjoint dans la préparation de ses dossiers et assurer la coordination avec les partenaires externes et/ou autres services de la Police;
• assurer l'interface avec le Secrétariat général du Département, ainsi qu'avec le Secrétariat de la Conseillère d'Etat;
• assurer l'interface avec les services partenaires suisses et étrangers;
• assurer l'interface avec la Chancellerie de la Police et tous les services subordonnées au Commandant adjoint;
• assurer le suivi et le respect des délais des dossiers confiés par le Commandant adjoint.

Formation :

Maturité professionnelle commerciale ou brevet fédéral d’assistante ou assistant de direction, complété-e par 4 à 5 années d'expérience professionnelle dans un secrétariat de direction.

Compétences particulières caractérisant le poste :

Le poste exige d'excellentes compétences d'analyse et de synthèse ainsi que rédactionnelles, organisationnelles et relationnelles, tout en assurant rigueur et discrétion absolues sur le contenu des affaires traitées.

Vous faites preuve d'adaptation et de flexibilité dans un contexte dynamique, avec un réel sens du service public. La capacité à travailler en équipe dans une structure hiérarchique et à pouvoir effectuer plusieurs tâches simultanément sont indispensables.

Vous disposez de bonnes capacités d'analyse et de synthèse, ainsi que d'une grande aisance rédactionnelle et d'une excellente orthographe.

Maîtrise des outils informatiques usuels (Microsoft Office) et facilité d'apprentissage dans l'utilisation d'autres outils.

La connaissance de l'organisation de la police et du fonctionnement de l'administration publique est indispensable et sera un atout majeur dans le choix de la candidate ou du candidat.

Intégrer une administration publique dont les valeurs essentielles sont le respect, l'intégrité, l'impartialité et la disponibilité ; où l’égalité entre hommes et femmes est garantie.

Profiter de prestations sociales de qualité.

Seuls les dossiers complets seront pris en considération (lettre de motivation, CV, copie des certificats de travail et certificat de maturité).

Il s'agit d'un contrat pour une durée déterminée de 7 mois.

Nouvel Hôtel de Police
Chemin de la Gravière 5
1227 Les Acacias