Secrétaire 2

L'office du personnel de l’État accompagne la mise en œuvre de la stratégie RH validée par le Conseil d’État. Dans ce cadre, il apporte soutien et conseil aux hiérarchies et aux RH départementales.

Dans ce contexte, le service stratégie RH (SSRH) rattaché à la direction générale de l’OPE, a pour but d'accompagner et favoriser la transformation du travail et la capacité d'agir individuelle et collective, en offrant expertise et méthodologies, en vue de renforcer la qualité des prestations et la qualité de vie au travail. Sous la supervision de la cheffe de service, la principale mission est d'assurer son secrétariat ainsi que d'apporter un soutien administratif aux autres membres du service.

Vos activité principales consisteront à :

• gérer les tâches administratives et l'agenda de la cheffe de service (messagerie, téléphones, calendrier, entretiens annuels (EEDP/ EEDM),
• organiser des séances à la demande des conseillères et conseillers OPE ou de la cheffe de projet absence,
• rédiger des courriers et des procédures,
• relire et harmoniser des contenus produits par le SSRH (mandats de projet, descriptifs des prestations, présentations etc.),
• saisir des factures pour suivi et des notes de frais pour remboursement des membres du personnel,
• gérer les accès informatiques (Gina Manager et le portail OCSIN),
• rédiger des PV (ex: COPIL absence, comité opérationnel Stratégie RH),
• administrer et maintenir le site SharePoint SSRH à jour (ex: créer des fiches projet ou outil co-valider des modifications),
• gérer la logistique d'ateliers, formations, conférences, séances et entretiens de recrutement (création de planning, réservations, invitations, préparation matériel et supports,) ainsi que le stock et les achats de matériel,
• organiser les évènements d'équipe (repas, activités, séances),
• remplacer les autres assistantes ou assistants de direction de l'OPE au besoin.

Formation de niveau CFC d'employée ou d'employé de commerce, avec une expérience, avérée, d’au moins 5 ans dans la pratique d’une fonction similaire ou apparentée.

Vous apportez :

• parfaite maîtrise de la langue française, écrite et orale,
• maîtrise des outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, SharePoint),
• capacité d’analyse et de synthèse,
• sens du service public,
• esprit créatif,
• compétences d'écoute et d'organisation,
• autonomie et prise d'initiative,
• travail en équipe pluridisciplinaire,
• humilité et fiabilité,
• capacité d'adaptation,
• sens de la discrétion et de la confidentialité.

Ce que nous proposons :

Un travail collaboratif, engageant et varié au sein d'une équipe dynamique et engagée qui a à cœur de faire vivre les 5 principes de la stratégie RH : responsabilisation, autonomie, confiance, collaboration et résultats.

En outre, vous profiterez de prestations sociales de qualité et aurez l'opportunité de faire évoluer vos compétences tout au long de votre parcours professionnel.

Dans la première phase de recrutement, les candidates et candidats seront soumis à un module de tests en ligne.

Les offres de service étant gérées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de l'annonce.

Vos documents pourront faire l'objet d'une vérification et seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas traités.

Hôtel des finances
Rue du Stand 26
1204 Genève