Assistante ou Assistant de direction

Le Collège et École de Commerce Émilie-Gourd accueille plus de 1400 élèves - dont environ 780 suivent une formation gymnasiale et 620 une formation professionnelle dans les domaines du commerce de détail ou de la pharmacie - encadrés par 180 enseignant-e-s et une équipe technique et administrative d'une vingtaine de personnes.

Le Collège et École de Commerce Émilie-Gourd, est à la recherche d'une ou un asssistant de direction à 100%.

Dans le cadre de sa fonction, l'assistante ou l'assistant de direction aura pour mission d'assurer la gestion des activités administratives de la direction de l'établissement. Elle ou il assistera le directeur dans la planification et le suivi de ses activités au sein de l'établissement. Elle ou il représentera la direction, par délégation, dans les rapports avec les services de la DGES II, les autres écoles de l'ES II, les différentes instances du DIP et les partenaires externes des milieux professionnels.

Plus précisément, il est attendu que l'assistante ou l'assistant de direction réalise de manière autonome les activités suivantes :

• assumer le secrétariat du/de la directeur/trice;
• assister le/la directeur/trice dans la planification et le suivi de ses activités au sein de l'établissement et à l'extérieur;
• gérer l'échéancier de la direction de l'école en planifiant les opérations et la documentation y relative;
• contribuer à la préparation, à la mise en forme et au suivi des dossiers traités par le/la directeur/trice;
• rédiger et faciliter la circulation des informations à l'intérieur et à l'extérieur de l'établissement;
• assumer le secrétariat de certaines commissions;
• seconder le/la directeur/trice dans la gestion du personnel enseignant, administratif et technique;
• toutes autres tâches en lien avec son domaine de compétences, sur demande de la hiérarchie.

• Maturité professionnelle commerciale ou titre jugé équivalent, complétée par 3 à 5 ans d'expérience dans un secrétariat de direction. Un certificat en gestion des ressources humaines serait un atout.
• Bonne maîtrise des outils informatiques usuels de la suite Office sous Windows : notamment Outlook, Word, Excel et Powerpoint.
• Maîtrise de la base de données scolaires SIRH, nBDS et du logiciel SMOG.
• Une parfaite maîtrise du français oral et écrit, de bonnes compétences rédactionnelles (notamment prise de procès-verbaux).
• Esprit d'analyse et de synthèse.
• Rigueur, esprit d'initiative, bonne capacité à gérer les priorités et maîtrise du stress.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Ce poste requiert avant tout une grande disponibilité, un excellent sens de l'organisation et de l'anticipation, une aptitude à travailler de manière autonome.
• La connaissance des structures du DIP et du milieu scolaire genevois est un atout; un intérêt marqué pour le milieu de la formation est souhaité.

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités.  En outres, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et adolescents.

En intégrant l'un de nos établissements, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'500 collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité et d'une offre de formation continue variée.