Assistante de direction ou Assistant de direction

L'office du personnel de l’État (OPE) met en œuvre et coordonne, avec les départements de l'administration cantonale, la politique des ressources humaines définie par le Conseil d’État.

La direction des affaires juridiques de l'OPE (DAJ-OPE) s'assure, de manière autonome, de la cohérence dans l'application des lois et règlements relatifs au personnel de l'administration cantonale. Outre ses missions de conseils auprès du Conseil d’État, des cheffes et chefs de département et de la filière RH concernant l'application des lois, des règlements et de la jurisprudence, l'activité de la DAJ-OPE s'étend à la rédaction de tout acte, avis de droit, écritures judiciaires, à la légistique ainsi qu'à la représentation de l'OPE, notamment devant les autorités judiciaires ou législatives.

Nous recherchons une assistante ou un assistant de direction dynamique avec une bonne expérience afin, principalement, d'assister la directrice dans la gestion et l'organisation administrative de la DAJ-OPE et de soutenir l'équipe juridique en matière de dossiers contentieux et de légistique. La tenue du secrétariat de la Commission de réexamen en matière d'évaluation des fonctions (CREMEF) est également une activité rattachée au poste.

La candidate ou le candidat doit faire preuve d'une très bonne organisation, avec de fortes compétences en rédaction et en communication ainsi que la capacité de travailler en toute autonomie dans un environnement alliant les domaines juridiques et RH.

Les activités principales consistent :

• assister, en priorité, la directrice dans la gestion et l'organisation administrative de la DAJ-OPE, assurer le suivi de ses affaires courantes dans le respect des échéances, gérer le flux important de sa messagerie et veiller à la bonne tenue du secrétariat;
• gérer avec autonomie les dossiers confiés par la directrice en prenant tout contact nécessaire et assurer leur suivi dans les délais prescrits;
• rédiger toute correspondance et tout document de manière autonome ou sur la base d'informations fournies oralement, par écrit ou issues de recherches ainsi que des actes administratifs (lettres et arrêtés du Conseil d’État, extraits de procès-verbaux, etc.) et prendre des procès-verbaux de séances;
• travailler en étroite collaboration avec les juristes de la DAJ-OPE en leur apportant notamment un soutien administratif pour les dossiers contentieux et de légistique : suivi des échéances, relecture des écritures, compilation des pièces et établissement des chargés de pièces, etc.;
• diffuser toutes les informations utiles tant à l'interne qu'envers les nombreux partenaires externes de la DAJ-OPE;
• assurer la mise à jour régulière de la base documentaire de la DAJ-OPE sur l'outil SharePoint;
• tenir le secrétariat de la Commission de réexamen en matière d'évaluation des fonctions.

Maturité professionnelle, brevet d'assistante/assistant de direction ou équivalent est un atout ainsi qu'une expérience avérée d'au moins 5 années, dans une fonction analogue exercée dans le domaine juridique, au sein d'un d'état-major ou d'une étude d'avocats.

Compétences particulières :

• expérience préalable en assistanat de direction, idéalement dans un contexte juridique,
• maîtrise parfaite de la langue française orale et écrite dans la mesure où la mission consiste à travailler sur de nombreux supports juridiques (rédaction, mise en forme, orthographe, grammaire, précision dans la formulation et dans les termes utilisés),
• très bonne connaissance de l'administration cantonale et de son fonctionnement,
• intérêt pour le domaines juridique et RH,
• excellentes capacités organisationnelles afin de respecter des délais impératifs,
• aptitude à gérer plusieurs tâches simultanément,
• facilité d'intégration à une équipe,
• discrétion absolue et confidentialité,
• sens des priorités,
• rigueur,
• aisance dans les contacts et aptitude à la communication.

Compétences bureautiques :

• bonne connaissance des outils informatiques (Outlook, Word, Excel, SharePoint, PowerPoint);
• intérêt marqué pour les nouvelles technologies;
• connaissances de Nova ou Aigle un atout.

Vous intégrerez une équipe disposant d'un haut niveau d'expertise, dont les valeurs de respect, d'intégrité et de disponibilité au service de l'intérêt public sont importantes. L'alliance des domaines juridique et RH sont un point fort du poste.

L’État de Genève est attentif à fournir un environnement de travail de qualité favorisant une culture de responsabilisation, autonomie, collaboration, confiance et résultat. Conscient que la qualité de ses prestations en dépend, il crée les conditions qui permettent à chacun-e de travailler dans un climat de respect et de tolérance, exempt de toute discrimination.

Par ailleurs, il veille à l'intégrité physique et psychique de tous, au développement des compétences professionnelles, à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, ainsi qu'au respect de l’égalité entre les genres.

Les offres de service étant gérées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant le lien internet en bas de l'annonce.

Vos documents pourront faire l'objet d'une vérification et seules les candidatures transmises par ce biais seront prises en considération. Les dossiers incomplets ne seront pas traités.

Hôtel des finances
Office du personnel de l'Etat
Rue du Stand 26
1204 Genève