Assistant.e administratif.ve 1

La Haute école de travail social (HETS) délivre une formation professionnalisante de niveau tertiaire axée sur la pratique pour les travailleurs sociaux et travailleuses sociales de demain : éducateurs.trices, assistant.e.s sociaux.ales, animateurs.trices socioculturels.elles, qu’elle accompagne tout au long de leur vie professionnelle par son offre de formation continue. Elle est aussi le seul lieu de formation à la psychomotricité en Suisse romande.

Le.la titulaire sera chargé.e de seconder et d’apporter un soutien, pour les aspects administratifs et logistiques, au responsable de la coordination de l’enseignement ainsi qu’à la conseillère aux études.

Le.la titulaire de ce poste aura pour missions principales :

• Préparer et assurer le suivi de dossiers spécifiques à la coordination de l’enseignement ;
• Procéder à la synthèse d’informations internes (notes, tableaux de suivi et procès-verbaux, etc.) et assurer leur diffusion aux personnes concernées ;
• Mettre en œuvre des outils de gestion administrative nécessaires au bon fonctionnement et au suivi des activités du service ;
• Participer à la mise à jour des directives, des procédures de travail et de divers documents d’information ;
• Assurer le suivi général du déroulement de l’année académique et des tâches inhérentes en lien avec les filières et coordonner les différentes périodes (rendu des résultats, rédaction de courriers, évaluation de l’enseignement, etc.) ;
• Effectuer diverses tâches administratives inhérentes au service afin d’en assurer le bon fonctionnement et être une personne ressource durant les périodes chargées en fonction des besoins ;
• Participer à la préparation des plannings des volées et des séances d’information de la filière Travail social ;
• Assurer le rôle de répondant.e de l'application de gestion informatisée des écoles (IS-Academia) pour la HETS auprès de la HES-SO Genève ;
• Paramétrer, maintenir et apporter un soutien technique en lien avec les outils de gestion académique ;
• Assurer, au sein de la HETS, la formation, le support et le suivi des utilisateurs pour les applications transversales de la HES-SO Genève, en particulier IS-Academia ;
• Assurer la cohérence des données dans l’application de gestion informatisée des écoles et gérer les demandes de droit d’accès d’IS-Academia ;
• Effectuer diverses tâches en lien avec l’exploitation de données, notamment la production de rapports et de statistiques ;
• Accueillir et informer les candidat.es sur la procédure d’admission ;
• Participer aux séances d’information (préparation des documents, logistique, réponses aux questions) ;
• Assurer la gestion administrative des dossiers, y compris l’archivage.

• Maturité professionnelle commerciale ou titre jugé équivalent, assorti d’une expérience professionnelle d’au moins 3 ans dans un poste administratif similaire ;
• Excellentes compétences rédactionnelles en français ;
• Bonne aisance avec les chiffres ;
• Maîtrise avérée des outils bureautiques standards (Office 365, Adobe Acrobat) et intérêt pour le numérique et les systèmes d’informations ;
• Une expérience préalable dans l’exploitation d’applicatifs de gestion comme, par exemple IS-Academia, est un atout important. Très bonne capacité organisationnelle, sens de l’analyse et esprit de synthèse ;
• Aptitude à communiquer et aisance relationnelle ;
• Faculté à travailler de façon autonome tout en assurant une collaboration étroite avec les différents membres de l’équipe ;
• Intérêt pour les domaines liés au travail social et connaissance du milieu académique ;
• Flexibilité et bonne gestion du stress.

La HES-SO Genève / HETS adopte une politique de recrutement en faveur de l'égalité des chances et de la diversité.

Les vacances sont prises prioritairement durant les périodes de fermeture de l'école.

Rue Prévost-Martin 28, 1205 Genève