secrétaire d'établissement voltigeuse ou voltigeur auxiliaire

La direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) a pour première mission de piloter l'enseignement obligatoire en plaçant l'enseignement et le suivi des élèves au centre de sa démarche.

Cette mission est déployée avec le soutien des services des ressources humaines, des finances et de l'organisation et planification du système scolaire.

Dans ce cadre, la DGEO soutient et coordonne les activités de 59 établissements primaires et de 19 établissements du cycle d'orientation.

La direction générale de l'enseignement obligatoire (DGEO) cherche à pourvoir un poste de secrétaire d'établissement voltigeuse ou voltigeur auxiliaire à 80 % dont la mission est de collaborer avec une ou un, voire deux directrices et/ou directeurs d'établissement au sein de divers établissements scolaires primaires du canton de Genève.

La ou le secrétaire assume, par délégation, des tâches administratives relevant de la responsabilité d'une direction d'établissement. Dans ce cadre, elle ou il accueille, renseigne et oriente (en contact direct ou par téléphone) ses interlocutrices ou interlocuteurs (parents d'élèves, enseignantes ou enseignants, services internes, commune, DGEO) concernant des questions pratiques et administratives, notamment celles qui trouvent leur réponse dans le règlement et les directives de l'enseignement primaire. Elle ou il gère et traite au quotidien le courrier et les courriels destinés à l'établissement. Elle ou il accomplit des tâches de saisie, de mise à jour et de contrôle de données, de production de tableaux, de rédaction de convocations, de classement et archivage de dossiers, de gestion de processus courants dans les domaines suivants :

• inscription des nouveaux élèves et suivi administratif de leur parcours ;
• recrutement, affectation, nomination, suivi (absences et congés) des enseignantes ou enseignants et départs (rente pont-AVS, retraite) ;
• organisation des classes, des instances participatives, de visites planifiées à l'intention des élèves (Service culturel, Service de santé de l'enfance et de la jeunesse (SSEJ), pompier, police) ;

qui permettent d'honorer l'échéancier propre à la gestion d'une année scolaire.

Elle ou il contrôle des factures et saisit des données comptables concernant les études surveillées des élèves et les remplacements d'enseignantes ou d'enseignants (tarifs, durée, motifs, imputations comptables).

Elle ou il communique, diffuse des informations aux enseignantes et enseignants, aux parents d'élèves et aux autres partenaires pour contribuer au bon fonctionnement de l'établissement et à la qualité  des prestations de celui-ci.

Formation :

Formation commerciale (niveau CFC ou maturité professionnelle) ou titre jugé équivalent.

Compétences informatiques :

Maîtrise des outils informatiques courants : Word, Excel, Powerpoint, Outlook, logiciels libres.
 

Connaissances spécifiques :

Langue maternelle française ou équivalent

De bonnes connaissances du système SIRH utilisé au sein de l'Etat sont un grand avantage.

Compétences particulières :

Très grande flexibilité et capacités d'adaptation. Bonnes compétences rédactionnelles;

Capacité à gérer les priorités et à respecter les délais;

Sens de l'accueil et du service;

Discrétion absolue concernant les affaires traitées;

Minimum 5 ans d'expérience dans une fonction similaire serait un atout.

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants et adolescents..

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions.

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'000 collaborateurs, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d’évolution tout au long de votre parcours.

Les vacances sont prises durant les vacances scolaires dans le cadre de l'annualisation du temps de travail.

Contrat à durée déterminée du 11 août 2025 au 10 juillet 2026, renouvelable pour un an voire deux ans.

Etablissements scolaires primaires