1 Secrétaire-coordinatrice ou Secrétaire-coordinateur

L'office cantonal de l'inspection et des relations du travail (OCIRT) met en œuvre le programme politique "régulation du marché du travail et du commerce" qui a pour objectif la promotion et le maintien de la paix sociale, la protection de la santé et de la sécurité au travail, la régulation et le contrôle du marché du travail, l'octroi d'autorisations de travail, la coordination de la lutte contre le travail au noir, l'octroi d'autorisations et le contrôle en matière de régulation du commerce, la protection des consommateurs ainsi que la tenue du registre du commerce (RC) et du répertoire des entreprises genevoises (REG).

Plus spécifiquement, la direction de la police du commerce et de lutte contre le travail au noir (PCTN) a pour missions principales d'assurer la délivrance d'autorisations et de contrôler le respect du cadre légal cantonal et fédéral en particulier concernant les établissements publics (restauration, hôtellerie, divertissement), les commerces et le secteur des transports privés de personnes. Elle assure, en tant qu'organe cantonal, en vertu de la loi sur le travail au noir, la coordination avec l'ensemble des autorités et organes chargés de la lutte contre le travail au noir et procède aux vérifications métrologiques.

Le secteur administration & examens (SAE) assure pour l'ensemble de la PCTN un point d'entrée unique en se chargeant de la réception, la gestion du courrier/courriels, un support administratif, l'archivage, le contrôle interne et la gestion des examens LTVTC et LRDBHD.

Dans ce contexte, vos principales tâches consisteront à :

• Assurer un  accueil de qualité : vous serez le premier point de contact de la PCTN, en charge de l’accueil téléphonique, de la réception physique des administrés ainsi que de la gestion du courrier et des boîtes mails ;
• Organiser et suivre les dossiers : vous veillerez au classement rigoureux des documents dans le système numérique de gestion des dossiers (Kardex), ce qui implique une part importante de numérisation et de mise en forme des pièces administratives ;
• Contribuer au bon fonctionnement administratif de l’équipe : vous apporterez un appui quotidien à l’ensemble de la PCTN (responsable, cheffe de la réception, collaborateurs et collaboratrices) pour les tâches administratives, en portant une attention particulière à la vérification et à la complétude des dossiers entrants, afin d'assurer leur conformité avant instruction pour autorisation ;
• Piloter l’organisation des examens annuels : vous assurerez la coordination logistique et administrative des sessions d’examens de cafetiers-restaurateurs (LRDHBD) et de chauffeurs de taxis, limousines et dirigeants (LTVTC), en lien étroit avec les membres des commissions concernées et l’Ifage. Vous veillerez au bon déroulement des différentes étapes, de la préparation à la tenue des épreuves.

Vous êtes au bénéfice d'un CFC d'employée ou d'employé de commerce ou une formation équivalente dans un métier administratif (secrétariat, gestion administrative) complété par une année de formation qualifiante reconnue (4 ans de formation au total) et un minimum de 3 ans d’expérience professionnelle dans le domaine de la gestion administrative et de l'accueil.

Votre capacité à travailler dans un cadre très fortement réglementé et très rigoureux est avérée.

Vous maîtrisez les outils bureautiques usuels (Word, Excel, Outlook) et avez une pratique des applicatifs informatiques métier.

Votre rigueur et votre précision sont reconnues et n'ont d'égal que votre capacité d'adaptation et de polyvalence. Vous savez travailler en équipe et avez une grande résistance au stress ainsi qu'une éthique et discrétion irréprochables. Vous maîtrisez le français aussi bien oral qu'écrit. Enfin, votre sens du service au public et de l'image du service se reflètent dans votre courtoisie à toute épreuve et votre bonne présentation.

Bonne connaissance de l'administration publique cantonale, du contexte économique genevois, ainsi que la maîtrise d'une langue étrangère sont des atouts.

Le DEE veille à créer les conditions qui permettent à chacune et chacun de travailler dans un climat de respect et de tolérance, exempt de toute discrimination. Il est notamment attentif à l'égalité entre les genres et à l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée.

Vous pourrez donc développer votre activité dans un environnement dynamique et orienté solutions qui favorise la responsabilisation, l'autonomie, la collaboration, ainsi que la confiance et les résultats.

En outre, vous profiterez de prestations sociales de qualité et aurez l'opportunité de faire évoluer vos compétences tout au long de votre parcours professionnel.

Vous trouverez plus d'information sur la page Travailler à l'Etat où suivez-nous sur LinkedIn.

Si vous vous reconnaissez dans ce profil, n’hésitez pas à postuler en utilisant le lien Internet en bas de cette annonce. Attention, seules les candidatures complètes (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats de travail) et transmises par ce biais seront prises en considération.

Nous nous réjouissons de recevoir et étudier votre dossier de candidature.

Rue Bandol 1
1213 Onex