Commise administrative ou Commis administratif 5 (Gestionnaire en organisation scolaire)

L’enseignement secondaire II et tertiaire B a pour mission de proposer un cursus de formation aux élèves âgés de 15 à 19 ans dans les domaines de la formation gymnasiale et professionnelle initiale.

La direction générale de l'enseignement secondaire II (DGESII) qui soutient, coordonne et contrôle les activités des établissements scolaires met au concours un poste de commis·e administratif·ve 5 pour son service organisation et planification (SOP) en charge, notamment, de la gestion des inscriptions et des filières. 

Le ou la titulaire assurera un soutien administratif et de référence à l'ensemble des directions et services de l'ESII en tant qu'experte ou expert dans son domaine de compétence et collaborera activement au sein du SOP avec une équipe dynamique et motivée composée d'une dizaine de personnes, dans un poste aux missions diverses et variées :

• Assurer les inscriptions des élèves entrants à l'ESII, issus du Cycle d'orientation, dont les élèves issus des classes d'accueil, les élèves au bénéfice d'un dispositif sport-art-études (SAE), les élèves allophones, les élèves adultes, les élèves issus d'une école spécialisée, ainsi que d'autres provenances (hors cantons, écoles privées, …) ;
• Réaliser l'analyse des dossiers d'admission, le contrôle des conditions de domicile, le suivi des admissions, le traitement des particularités et des confirmations, ainsi que la coordination avec les écoles; assurer la mise à jour de la documentation y relative ;
• Réaliser des statistiques nécessaires au pilotage de l'ESII et aux palmarès ;
• Assurer la création, la fermeture, les modifications, les mises à jour et les paramétrages inhérents à la création des filières pour l'année scolaire à venir ;
• Assurer conjointement avec d'autres membres du service la réception téléphonique et la gestion des boîtes génériques de courriels ;
• Assurer la réalisation du calendrier des portes ouvertes et des journées
  d'information ;
• Assurer la mise à jour et la diffusion de divers calendriers relatifs aux processus de l'ESII ;
• Contribuer à la mise à jour du site internet pour le service ;
• Contribuer à l'organisation et à la réalisation des examens d'admission pour les élèves issus du système hors public genevois ;
• Contribuer à l'organisation des réorientations au sein de l'ESII ;
• Contribuer à la collaboration avec l'Espace Entreprise et à la formation des apprentis sur le processus d'inscription ;
• Vérifier le bon fonctionnement et les informations des systèmes d'information pour l'éducation et la formation pour la DGESII (COGNOS, MEMO, nBDS dont le module IPO, SMOG, GGA) ;
• Produire et mettre à jour différents rapports, listes et documents ;
• Aider et participer aux différents processus du service ;
• Participer aux séances inhérentes au bon fonctionnement du service et des opérations de la rentrée scolaire avec les différents partenaires de l'ESII.

Formation et expérience professionnelle

• Maturité professionnelle, commerciale, gymnasiale ou titre jugé équivalent ou supérieur ;
• 3 à 5 années d'expérience dans une fonction similaire est un atout ;
• Une formation en informatique est un atout ;
• Une connaissance de l'administration publique est un atout ;
• Une connaissance du milieu scolaire genevois est un atout.

Compétences générales

• Excellente capacité de rédaction et maîtrise de la langue française ;
• Maîtrise des outils informatiques courants : Word, PowerPoint et Outlook et en particulier des compétences développées d'Excel ;
• Maîtrise des outils informatiques propres au DIP tels que nBDS, IPO, GGA et SMOG est un atout ou volonté à se former ;
• Excellent sens de l'organisation, de la précision et de la rigueur ; capacité à anticiper, à planifier, à déterminer les priorités et à gérer les délais ;
• Esprit d'initiative, capacité à s'impliquer dans son travail, à aller chercher l'information et à susciter la collaboration ;
• Aptitude à travailler sous pression et à gérer de nombreux dossiers simultanément ;
• Compétence relationnelle, grande facilité en capacité d'écoute et d'échange, empathie ;
• Capacité à travailler en équipe, à collaborer et à partager des dossiers ;
• Esprit d'analyse et de synthèse ;
• Disponibilité et flexibilité, notamment durant les périodes importantes de l'année scolaire ;
• Sens de l'accueil et du service ;
• Discrétion et respect de la confidentialité.

Le DIP a pour mission, notamment, de donner à chaque élève le moyen d'acquérir les meilleures connaissances et compétences en vue de ses activités futures, et de chercher à susciter chez elle ou lui le désir d'apprendre et de se former, ceci en l'aidant à développer ses aptitudes et affermir son sens des responsabilités. En outre, le DIP veille au bien-être, à la protection, à la santé et à la sécurité des enfants, adolescents et adolescentes.

En intégrant l'un de nos offices/établissements/services, quelle que soit la fonction, vous concourrez à la réalisation de ces missions. 

Le DIP conjuguant le travail de plus de 10'500 collaborateurs et collaboratrices, vous intégrerez également le plus grand département de l'Etat de Genève, riche de la diversité qui en découle, et où les engagements ci-dessus mentionnés accompagneront votre propre développement professionnel.

Enfin, vous profiterez de prestations sociales de qualité, d'une offre de formation continue importante et variée et bénéficierez de possibilités d'évolution tout au long de votre parcours.

L'organisation de l'activité peut s'effectuer dans le cadre de l'annualisation du temps de travail et l'horaire de travail est lié aux impératifs du service. Les vacances doivent se prendre sur les périodes des vacances scolaires.

Les offres de service étant traitées électroniquement, nous vous remercions d'adresser votre dossier complet (lettre de motivation, CV, copies des diplômes et certificats d'employeurs), en utilisant uniquement le lien internet en bas de ce message.

Les candidatures transmises par un autre canal ne seront pas prises en considération.

Il s'agit d'un contrat de durée déterminée de 12 mois.

Service organisation et planification - DGES Il
Chemin de l'Echo 5A
1213 Onex